现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策

2021-01-17李婧华电山西能源有限公司华盛燃料分公司

环球市场 2021年16期

李婧华电山西能源有限公司华盛燃料分公司

在当今社会下，随着越来越多的企业单位的扩大，人才的大量存在，这就使得在企业单位中现代人事档案的管理居于重要的位置，人事档案是一个企业单位中收集审查工作人员的主要方式，并且是一个企业单位中人才的履历以及素养的直观变现，还是单位再进行培养以及选拔人才时的主要途径。随着我国的日益发展，市场的竞争也是不断地扩大，这就使得现代人事档案管理在企业单位中存在的问题也是越来越明显。

一、现代人事档案管理概述

随着我国的综合水平的不断提升，市场的经济也是不断的扩大，这就需要企业单位大量的招聘人才，在招聘人才的同时，相关的企业单位就需要对受聘人员的信息资料进行核实比对，当受聘成功时，企业单位还需要将受聘人员的信息资料进行整合收集，这就使得企业单位中出现了人事部门，人事部门主要负责的就是对内部人员的教育经历以及社会关系、工作经历进行核实、存档。人事档案管理是企业内部总体人员的信息库，人事档案管理人员对整体企业单位的运行起着非常重要的作用，如果管理档案的人员没有进行合理的管理时，那么就会形成企业中的人员与档案信息对不上，这就影响了相关人员的信息档案质量[1]。

二、现代人事档案管理存在的问题

（一）企业单位对人事档案管理的轻视

在企业单位中，人事档案管理这一部门并不会引起人们的重视，这是因为企业的人事档案管理部门并不会给企业单位提供明显的经济效益，这就会让上级的领导所轻视，认为这是一个可有可无的部门。这就使得人事档案管理部门出现了对工作不重视的态度，在传输档案时，认为自己的工作无足轻重，会让管理人员进行工作时出现错误，造成企业单位的损失。甚至在企业单位中，其他部门的管理人员会认为人事档案的管理工作过于轻松，只需要动动手指录入信息资料，所以就会在企业单位中，各部门之间形成相互排挤，这也大大的影响了人事档案管理人员的工作心情。

（二）人事档案管理人员欠缺专业性

在企业招聘人事档案管理人员时，往往会对所聘人员的工作素养缺乏了解，很难的保证其的工作水平以及效率。在人事档案管理这一部门，工作看似轻松，但其实非常的考验工作人员的严谨态度，如果在传输资料时出现一个错误，就会大大的影响传输信息时资料的正确性。所以，这就需要管理人员的整体素质以及工作态度要有着明显的高水平素养以及专业的技能。并且管理人员要在收集信息时不断从收集、管理、保管的整个过程中不断地认识以及实践，这样才可以了解企业单位中人事档案管理的方式，提高自身的专业素养，加强人事档案的利用率。但是，在我国的企业单位看来，人事档案管理的人员并不能很好地认清自我，在工作中缺乏专业的素养，缺乏对这一岗位的认识，并且还面临着人事档案管理中可能会发生的个人信息泄露的状况，这都是因为企业单位中人事档案管理人员欠缺专业素养。

（三）现代人事档案的设备落后，制度不完善

因为有些企业单位对人事档案管理部门的关注度不高，并且不提供专人进行档案管理的工作，这就对人事档案的管理工作是非常不利的。如果一个企业单位想要发挥完善人事档案的管理作用，就必须要建立一批专业的人事管理人员，并且要在部门内配置高质量的电脑设施，这样才能保障在工作人员进行数据传输时，设备避免出现意外。如果企业单位不重视部门设备的质量水平，就会使得工作人员没有办法发挥好自身的技术作用，并且可能会阻碍整个企业单位的发展。很多人事档案部门中，没有明确的规定上班制度以及考核制度，这就会造成工作人员的散漫的坏习惯，更不利于工作人员的专业素养的提升。综上所述，如果想要避免这些事件的发生，培养工作人员的专业素养以及积极推动企业单位的发展，就要建立人事档案管理部门中明确的规整制度，并且可以实施一些奖惩制度，以此来调动工作人员的积极性，推动企业的发展[2]。

（四）很难对人事档案进行高效的利用

在当前很多的企业单位中，只是仅仅关注着人事档案的保密性。而忽略了人事档案的利用性，人事档案可以在企业单位中发挥良好的作用，例如，在企业单位进行人事调动的时候，就可以充分的利用档案资料来进行人员的岗位调动，为企业单中进行人才的调动以及安排都提供了数据的支持，所以人事档案管理部门为企业的人事资源的合理利用做出了很大的贡献，所以，企业单位中如果对人事管理部门不充分的进行利用，就会使得其在企业中没有存在的真正意义。

三、现代人事档案管理问题的解决对策

（一）加大资金的投入，进行设备的定期更换

如果企业单位想要将人事档案管理部门充分的利用起来，就需要对其部门进行设备的定期维修与更换，来确保工作人员在进行传输资料时的精确度以及操作性，先进的设备也可以减轻工作人员的劳动力，提高工作效率。

（二）招聘专业的人才，建设高效的队伍

是否有过相关的工作经验，在受聘通过后，相关的企业部门也要向受聘人员开展培训，确保受聘人员的工作水平，并且建立科学的考核制度。适当的进行一些物质的奖励，从而激发受聘人员的学习能力，企业在进行培训的阶段时，也要帮助受聘人员与时俱进，要熟练的操作现代化的办公设备，这样才可以保证受聘人员的专业性以及工作效率。

（三）加强对人事档案的整理

在人事档案管理人员进行资料整理时，也要按照规定来进行资料信息的整理，并且适当的进行分类，比如一些离职人员的档案要进行定期的清理，避免出现重名的现象，所以在资料整理时要严格进行人脸识别进行，以避免资料的清理有误。不同的档案类型要进行不同的放置，如果发现有问题，也要及时的进行核对处理。档案管理人员也要与企业单位签署相关的保密协议，来保障档案的保密安全性。