机关事业单位人事档案管理问题和应对措施

2021-01-17全璟湖北省武汉市江夏区卫生健康局信息中心

环球市场 2021年24期

全璟湖北省武汉市江夏区卫生健康局信息中心

人事档案是人事管理活动的重要组成部分，记录了个人在各个方面的信息，是人才履历和品格的直观体现，也是单位培养选择人才的重要依据。随着信息化建设的发展，目前机关事业单位档案管理中存在的问题也逐步显现。本文对存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施。

一、人事档案管理工作对机关事业单位的意义

人事档案管理工作在机关事业单位的发展中起着至关重要的作用。首先，机关事业单位重视人事档案管理工作，人事档案管理可以帮助机关事业单位及时掌握单位员工的基本信息，有了人才的支持，机关事业单位各项工作才能高效开展，只有更好地掌握人员信息，充分了解内部人员的情况，才能充分发挥人才的价值。其次，机关事业单位的人事档案管理，满足了社会人才流通的需求，是各个单位进行人才选聘的重要依据。再次，人事档案的管理工作有利于推动人力资源改革的深化。从目前来看，部分机关事业单位在人事档案管理工作上出现了一些问题，比如：机关事业单位领导对人事档案管理工作的重视度不高、人事档案管理部门缺少相应的配置、人事档案管理方式落后等，需要机关事业单位对这些问题进行优化，提升人力资源的工作水平，使机关事业单位人才队伍建设稳步发展。

二、机关事业单位人事档案管理的不足

（一）对人事档案管理有一定的忽视

人事档案管理对于机关事业单位来讲，不仅是工作组成部分还是维护其人才的关键方式。因此，要一直强化人事档案的整个管理力度，才可以符合单位未来发展的方向和目标。然而，目前有个别单位忽视人事档案管理，将发展的目光和重点放在了业务上，没有重视认识档案管理对其产生的积极影响，这就对其发展产生一定程度的阻碍作用。同时，一些单位的主要领导自身对人事档案管理的整体了解甚少，只是知道其管理工作的大概情况，对于实质性的具体内容缺少全面认知，所以造成其管理工作效率低下，工作人员的态度不端正，选人用人效果不佳。

（二）人事档案的管理不够专业

人事档案的管理看起来十分轻松，实际上是十分单调乏味同时专业性、保密性很强的工作。因此，需要管理人员具备专业的素养与熟练的专业技能，在人事档案的收集、整理、保管以及使用的过程中，不断认识以及实践，进而充分了解全部人事档案工作的相关知识，提升人事档案的质量和使用率。但是如今的现状是有些单位对工作专业度的要求并不太高，很多从事这一工作的人员并未掌握相应的技能；有些单位人事档案管理员往往身兼多职，导致档案管理者的工作超负荷，不能集中精力在这一工作中，不能形成很高的专业素养。

三、解决机关事业单位人事档案管理存在问题的对策

（一）提升机关事业单位人事档案管理工作地位

在机关事业单位改革背景下，人事档案管理工作的重要性日渐凸显，机关事业单位领导应提升对干部人事档案管理工作重要性的认识，将其放到应有的地位。应结合机关事业单位改革的发展趋势，重新定位机关事业单位人事档案管理目标，优化管理方法与成效。与此同时，应为干部人事档案管理提供制度、资金、技术设备、专业人才等方面的支持，使这项工作拥有较为完善的基础保障。还应将事业干部人事档案管理工作与本单位改革目标、主要职能业务的发展、人力资源管理措施等相结合，促进干部人事档案管理价值的有效递增。

（二）推行管理工作的信息化数据库

应该大力推行信息化建设，努力将人事档案管理工作实现信息化，在配备计算机等信息化设备的前提下，加大对操作人员计算机技能的培训，尽量防止使用手工操作的手段进行管理，让管理者可以及时掌握最新设备的使用技能，从而提高认识档案管控的水平和工作效率。信息数据必须规范，若没有统一的格式及标准，便不能实现地区、专业系统及国家的人力资源信息共享的目的，在数据信息设置中可以增设一条有关单位、部门特征的项目。信息分类数据库设立的内容通常有身份证号、姓名、性别、工作单位、现住址、联系电话、毕业学校、时间、专业、学历等信息。这是人事档案管理的基础，是人事档案信息化管理的核心，可以集中组织、管理人员所需的所有基础数据，不但可以重复使用，提升利用率，还能消除重复数据收集存储，使结构合理、功能齐全，能够共享人才信息资源库，可时刻为组织、人事的业务管理者提供多种功能、深层次的信息服务。

（三）对管理制度予以进一步优化

在机关事业单位进行相应的档案管理过程中，需要进一步对人事档案管理制度进行有效的优化，传统的档案管理制度往往在具体的应用过程中已经无法与创新时代的发展特征相符合。因此，相应的机关事业单位需要充分对当前单位自身的发展特性以及单位人力资源自身所拥有的特点进行详细的探究，并以此对相应的管理制度进行有效的制定，使整体管理制度能够深入人事档案管理的诸多角度，使相应的档案管理工作得以有效细化。由此，使档案管理在发展过程中所拥有的管理制度得以进一步健全。此外，在建立优质的档案管理制度时，需要进一步对整体档案管理的考核激励机制予以有效确立，进而以考核与激励的手段促进档案管理人员端正工作态度，并且将相应的档案管理责任落实到人，使机关事业单位档案管理的综合效率得以大幅度提升。