实验室计量标准档案信息化管理探究

何小红 南漳县公共检验检测中心

实现计量标准档案信息化就是在原有档案信息的基础之上，对档案的信息内容存在的形式加以更改，使实验室相关档案融于社会、经济、大众，趋向于社会化发展，推动资源在一定程度上的共享。这样的管理方式需要有与时俱进的思想意识，还必须要结合先进的信息化技术应用手段。

一、实验室计量标准档案信息化管理的意义

（一）保证工作质量

在实验的过程中，由于各个仪器会有众多的有用信息和数据，使得信息的保存和管理工作尤其重要。数据处理得当，才能确保实验可以正确开展，从而保证实验的质量。通过档案的信息化管理，做好实验过程的记录工作，对相关数据进行分析和归纳整理是科研工作的关键关节。

（二）提高工作效率

在实际工作中，各方面内容的文件采用的是纸质和电子存储两种方式相结合，但在查找和使用时，极其不便，严重影响工作效率。实验室的工作人员不仅要具备专业化水平，还要有耐心和细心，才能应对实验室内各种各样的复杂任务。利用信息化手段，可以数据处理更具有条理[1]。工作人员在查找资料时能节省时间，并及时发现存在的问题，同时也能保证用户在需要的时候，能迅速掌握自己想了解的信息。另外，对于一些大机构而言，由于信息量太多，在保存和归纳上很难做到条理性，而信息化手段则可以保证档案管理的有效性。

（三）是保障检校工作的关键

信息化手段可以在管理系统中设置提醒功能和预警机制，并且可以真实的反映计量标准所涉及的详细记录，包括设备和文件、数据以及工作人员等，检校人员在日常的管理中，通过预警机制和数据信息记录，及时发现问题，并结合实际情况调整工作方式，减少错误发生的概率，确保工作结果的客观、可靠性。

二、实验室计量标准档案信息化管理中存在的问题

（一）专业化管理人才的匮乏

尽管档案管理在实验室的管理当中十分重要，然而，在现实中，由于各方面条件存在局限性，导致目前的档案管理员的专业化水平参差不齐。一些档案管理员并不是专职人员，而是身兼数职，有些管理员可能是实验室的财务管理人员，又甚或是由实验室物品管理人员来担任这份工作。人才的后备力量跟不上，会导致档案管理方面存在各种问题。

（二）思想意识不足

在日常的档案管理工作中，工作人员往往更加重视按时完成设备检校和正确的出具报告或证书，而忽视对相关资料的收集和整理归档。其实，重要资料的分类整理归档是一份复杂的任务，事关计量标准档案资料的完整性，如果工作人员的日常管理中缺乏正确认识，会导致资料的缺失，给查找信息增添了麻烦，也不利于及时更新信息[2]。

三、计量标准档案信息化管理的相关举措

为了解决以上问题中，需要采取以下措施：

（一）培养综合型优秀人才

计量标准档案信息化管理工作有其特殊性，专业性理论知识强，工作内容涉及面广泛，是一份综合性管理工作。因此，工作人员不仅要掌握一定的计量方面的专业知识，同时还要能够具备现代化信息技术的实操能力，能够熟练使用计算机应用和先进的网络技术。唯有如此，才能够使用档案信息化管理的实施。很多实验室机构应该跳出过去的管理方法，让兼职人员去管理档案是不可取的，必须要选聘专职人员，定期通过座谈会和专家网课等方式丰富和更新人才的理论知识，组织培训，提升专业能力，让工作人员在不断学习中，充分认识到工作内容的特殊性，提高责任意识和使命感[3]。在掌握了专业知识的基础之后，各大机构还要注重培养人员对信息化手段的敏感性，引导员工将人工管理和信息化手段管理结合起来，提高管理工作的整体水平。

（二）提高重视，建立完整的信息化管理模式

在信息化社会，如果实验室的档案管理一直停留在过去传统的管理模式中，势必档案管理不能及时有效发挥最大价值，所以，管理者要跟上时代，转化思维方式。计量标准档案包括表格类和证书类。前者是由专门的人员进行记录，记录的内容有考核和项目审核等方面的内容。后者则是实验室计量认证、检校以及设备等方面的证书。除此之外，还有质量手册和实验室相关政策要求等等方面内容。由此可见，计量标准档案的管理内容十分复杂和庞大，建立完整的档案管理体系是有必要的。管理者在建立完整的管理体系之前，要多参考和借鉴其他机构的成功做法，并立足自身实际情况，制定符合自己的方法，让信息化手段发挥应有的作用。

（三）做好分类工作，保证有序性

一套完整的管理体系，理应包含档案的分类管理。实验室档案管理的工作人员在做分类工作时，应善于列清单，将所有的档案都分门别类，这种分类管理的模式，能够为后续的查阅和更新管理做好铺垫，减少工作的重复性。将各个板块的数据输入计算机系统中进行存储，根据相关权限进行使用和整理，能够保证档案在时间上和类别上更有连续性，资料的完整度也能保持。例如，可以对不同类别的档案做好编号，划好文件放置区域，并使用表格法，使得划分更加清晰和明确。总而言之，计量档案信息化管理工作需要精益求精，一点点小小的失误和懈怠都容易增加工作量，甚至发生严重错误，所以管理者在工作中一定要做好每一个流程的有序管理。

四、结束语

总之，实验室档案要想实现信息化管理，需要逐步完善各项管理机制，让信息化和人工管理两种方式在实际工作中相得益彰，还需提高工作人员总体水平，大力引进和培养复合型的高素质人才，提高管理工作效率。实践证明，信息化手段有效提高了实验室档案的管理水平，将所有工作信息连接成一个有机整体，使档案管理工作日益完善，提升规范化和系统化，使计量标准档案在计量检定和检校工作中发挥着积极作用。