分析新形势下医院档案管理中存在的问题及对策

郑志涛 于海洋 宋永丽 齐齐哈尔市第一医院

档案管理工作是医院在进行日常基础的运营管理当中最重要的环节之一，随着新医疗改革的不断加深，医院的医疗水平和管理运营水平成为进行医院水平衡量和排名的重要指标之一。与此同时，由于互联网的应用和普及以及全球信息化水平的不断加深，医院档案管理可以借助更优秀的科技水平从而更加的信息化和规范化。优秀的新型信息化的医院档案管理体系，不仅能够让患者的就医变得更加的便利，提高患者的就医就诊效率，而且能够优化医院的管理体系，实现医院管理效率水平的最大化，提升医院的管理水平和医院的整体质量。因此在全面深化医疗改革的大背景下，充分利用现有科技来做好医院档案管理具有重要的实用价值和意义。

一、医院档案管理的具体内容以及其必要性

医院档案管理是医院管理体系的重要组成部分之一，优秀的医院内档案管理体系对于提升医院整体工作质量和工作效率，便利化患者就医流程从而尽可能满足新医改发展方向的目标能够产生很大的积极影响，起到巨大的推动作用。医院档案管理具体指的是将各类重要的医院内信息资源，例如病患医疗信息、医院人员档案信息等通过建立不同的档案数据库，采用不同的多样化的信息载体，如文字、图片等，将不同类的数据进行归纳整理，存档保存，将档案的储存与管理系统化和规范化，能够更加方便档案信息的存取与参考。医院的档案信息的管理不仅关乎患者档案信息的存储与取出，良好的信息化的档案信息能够便利化地存取，从而能够及时给予临床医生参考，能够便于进行不同科室之间的沟通与交流。而且关乎医院的发展与建设，医院内病历档案、人员档案等档案信息的管理对于进行医院内人员的调配，科研论文研究信息的提取与匹配都具有重要的参考作用。由此可见，优秀的医院档案管理能够很大程度上推动医院的发展与提升。

二、当下医院实行档案管理过程中出现的问题

（一）档案管理信息化水平低下，档案存取效率低

目前，传统的医院档案管理观念和方式在医院档案管理当中占据主流，由于信息化的电子档案管理需要进行全部的推翻和更新，需要较大的时间和经济成本，并且基于我国传统管理观念的影响，我国大部分医院并未完全将档案进行电子化地信息管理，导致有很大一部分档案的存储仍然依靠纸质档案，这类纸质档案一方面占据了医院的实际应用面积，压缩了其他科室可用的空间；另一方面，纸质档案的存储和维护需要消耗一定的成本，与此同时，纸质档案的查找与存储相较于电子档案也更加复杂，所需时间成本较高。并且部分医院虽然采用了电子信息化的档案但也仅仅使用单一的文字描述，缺乏丰富化的语言载体，比如医学影像的记录等，对于医学研究能够提供的参考较少，难以起到真正的辅助作用，并且医院建立的数据库数量较少，大多数医院更加注重于对于病患病历档案的存储，而忽略了对于病患信息的分类与归纳，导致给数据的查找和提取带来较大的困难，难以在其中发现疾病发生发展的规律性，给医院的科学研究项目带来一定阻碍。

（二）医院内缺乏专业的档案管理人才

大多数身处医院档案管理岗位的管理人员为医院行政人员兼职担任，对于医院档案管理的认识较为浅薄，对于档案管理没有专业的知识基础，管理档案时仅仅依照经验行事，忽视医院内档案管理工作的专业性和必要性，个人不会主动进行档案管理知识的学习，缺乏在档案管理专业和经验上的进步和提升。在档案管理工作中对于档案管理的目的和用途不甚清楚，档案管理工作过程中工作态度不正确不积极，主动性和专业性均较为落后，导致医院的档案管理工作难以跟上时代的脚步取得进步和成果，档案管理工作不能够与现今先进的科学技术相结合，进行电子化和信息化，影响医院档案的查找与存取，不利于医院档案的管理，从而导致医院其他方面工作的工作效率和质量受到不同程度的不良影响。

（三）缺乏科学完善的档案管理体系

现今的医院档案管理体系由于缺乏专业的档案管理人士的参与，医院档案管理不够科学严谨和规范完善，不能及时根据科技发展将档案信息化技术化，与现今的科学技术脱节较为严重。并且档案管理工作在传统的档案管理体系中技术性不强而偏重于操作性，管理人员的积极性也难以激发和调动。与此同时，由于缺乏完善科学的档案管理体系，导致在档案的存储、分类、归纳、总结等方面中难以做到统一化、规范化和标准化。一方面，档案的整理和管理仅凭档案管理者的主观经验进行，导致档案管理资料不完整、内容分类不清晰、保密性不强等问题，容易造成档案记录的重复，缺损等后果，另一方面，由于对于档案的信息化和电子化不够全面和完善，对于档案的分类标准不够清晰等问题，从而导致后续需要档案的工作的时间成本大大增加，导致难以达到医院进行档案管理应该达到的目的和优点。

（四）医院投入在档案管理上的资金较少

医院档案管理由传统转为信息化的医院档案管理体系需要较大的资金和时间成本，不仅包括对于信息化设备的购入，还有对于档案信息管理专业知识培训也需要一定的经济成本，医院需要投入一笔较大的资金才能够让医院档案管理实现一个成功的转型。但是，由于医院管理者对于医院档案管理之于医院的重要性认识不足，对于新型医院档案管理体系缺乏了解，导致医院对于医院档案管理的建设投入不足，限制了医院档案管理的发展与进步。

（五）医院对于档案管理工作重视程度较低

医院相较于档案管理更加注重临床医疗，临床医疗更能够带来带给患者医疗服务从而获得直接的经济收入和社会价值，而医院档案管理并不能给医院带来直接可见的经济和社会效益，在医院内更多属于一般辅助性的工作。与此同时，由于大多数医院的档案管理仍停留于传统的理念与体系当中，医院很难从中看到医院档案管理的优越性和先进性，并且医院并未主动了解新型信息化的档案管理工作能够带来的效益，导致医院不能够看到医院档案管理的必要性，从而致使医院对于档案管理的重视和支持程度都不足，医院档案管理缺乏充足的发展和改进条件，阻碍了医院档案管理工作的发展和进步。

三、新形势下进行医院档案管理的策略和方法

（一）加速医院的档案管理信息化进程

我国经济与科技的发展带动了我国各行各业的信息化的进程，互联网的普及让大众认识到信息化电子化带来的便利和优势，医院档案管理的信息化是现今先进的新型档案管理理念，医院档案管理者应该转变传统的档案管理理念，主动了解并且能够接受新型先进的医院档案管理理念和方法，推动医院档案管理信息化和电子化，充分应用和发挥信息技术的优势，将信息化技术与医院档案管理相结合，将大数据运用到医院档案管理中来，进行医院档案数据的分析归纳与整合，能够极大地提升医院档案管理的效率。

（二）提升医院内档案管理人员专业素养

医院档案管理的信息化转变离不开专业医院档案管理者的支持，档案数据的信息化意味着需要医院档案管理人员熟悉计算机相关知识，即医院首先在筛选档案管理人员时便要考虑到档案管理和信息化的相关知识背景，为医院档案管理岗位筛选最合适最适配的人才，并且在医院档案管理的工作过程期间，要对医院档案管理人员进行长期地培养，给予培训机会让档案管理人员能够定期接受培训，了解最新的档案管理信息化的相关动态，保证医院档案管理者的思想理念永远保持先进，保证医院档案管理工作的顺利有序地进行。与此同时，要培养医院档案管理人员的工作能力，保证医院档案管理人员的工作态度。通过建立一定的奖惩制度来保证档案管理人员的积极性，增强档案管理人员的责任意识，促进医院档案管理人员进行主动学习与经验总结，提升医院档案管理工作的工作效率。

（三）建立规范化的档案管理体系

医院档案管理需要规范化、科学化的档案管理体系，其不仅包括纸质档案与电子档案的对接与转换，还包括档案的分类、归纳、整合等工作，所有的这些工作流程均需要拥有完善统一的管理标准，避免档案管理人员根据不同检验总结出现差异较大的工作结果。医院档案管理体系规范化的首要任务是保证档案数据的安全性和准确性，通过对档案管理人员的培训和档案数据库大数据筛选机制的管理能够保证档案数据的准确性，档案数据的安全性则需要通过对于数据库的编码保证。其次，建立丰富的数据分类库以及界限分明的分类标准是完善档案管理体系的重要一环，能保证档案数据得到最科学规范的归类。与此同时，医院档案管理对于人员档案的管理也可以起到积极作用。医院档案管理可以通过对医院工作人员的工作打卡时间和次数等制定工作考核制度，促进和提升医院工作人员的工作积极性。

（四）医院提供档案管理足够的资金

医院档案管理的更新与维护需要医院一定的资金支持，无论是早期的档案信息化的硬件和软件支持，还是后续对于档案管理人员培训的资金支持，都需要医院给予足够的资金。医院需要对医院档案管理部门提供足够的保障，主要体现于资金支持上，医院档案管理需要建立不同的数据库，建立大数据自动化的抓取分类系统均需要医院给予充足的资金。充足的资金支持，是医院档案管理体系建立的重要基础之一。

（五）医院从实际行动加强对于档案管理的建设

医院档案管理的建设和发展是一个长期的持续性的过程，需要付出足够的时间和资金成本，因此，需要医院持续不断地支持。医院需要给予医院档案管理工作足够的重视，将医院档案管理工作作为医院重点建设工作之一，加强对于医院档案管理工作的硬件和软件支持，增强对于医院档案管理工作人员专业性的培训，将支持医院档案管理建设落到实处，重点关注医院档案管理工作的具体实施。

四、结束语

医院档案管理的优化是医院质量提升的重要一环，医院档案作为医院治疗疾病以及科学研究、人才管理等的重要信息资源，医院档案信息的良好管理和充分利用能够极大便利和推动医院医疗事业的发展和医院的经济发展。换言之，医院的档案资源对医院的发展起到了举足轻重的作用。由此可见，医院档案管理理念和方式的转变是医院持续进步发展的基本环节之一，在全面深化贯彻医疗改革的新背景形势下，推动医院档案管理的进步与发展对于提升医院工作效率，促进医疗行业健康发展具有重要的积极作用。