信息技术在社保档案管理中的应用

徐海春 招远市社会保险服务中心

众所周知，社保制度不但维系着我国社会的正常运行，而且也是城镇居民基本生活质量的根本保障。在社会保障制度日益完善的今天，社保档案作为我国基础民生档案的关键组成部分，其数据基数和信息资源已然成为保障社会大多数人利益的主要依据，这些信息资源不仅与居民的合法权益息息相关，对国家及各级政府的社会主义民生建设更是责任重大。但是，随着互联网信息技术的不断发展，传统的社保档案管理模式已经明显落后于时代的发展潮流，经济在发展，社会在进步，我国的居民参保率也在直线上升。在此情况下，只有将信息技术与社保档案的管理模式进行融合，才能够有效提高各部门的工作效率，并实现其信息化管理的相关目标。

一、信息技术在社保档案管理中应用的重要意义

（一）有利于推进我国社会电子政务的健康发展

从本质上而言，在社保档案管理工作中加强对信息技术的利用，是深化落实各级政府对全面实现电子政务服务的关键内容。尤其是在互联网技术不断发展的今天，只有社保档案管理工作与电子政务的服务水平一脉相连，只有不断促进互联网信息技术与社保档案管理的连接，才能够践行电子政务健康发展的相关理念。

其一，通过对社保档案管理工作中信息化水平的提高，能够推动我国各部门社保档案的数字化进程，从而实现各单位档案管理部门内部对相关信息资源的共享，有利于提升各机关部门对档案信息资源的统筹分析水平，以更好地帮助各级政府进行科学合理的决策；

其二，社保档案管理部门通过对部门整体工作模式的改革与创新，不但加快了行业内部对社保信息管理标准及体制的制定，而且维持了社保档案管理工作在当前社会大环境下的平衡，从而保障了我国各级政府对电子档案信息利用和调取的安全性。

（二）有利于推进我国社会的整体发展

在互联网信息技术的不断发展之下，各社保档案管理部门全面摒弃了落后的管理模式，通过对电子计算机、大数据技术、云计算等先进技术内容的引进，从最大程度上改变了我国社会保险档案管理工作的基本流程，在逐步简化各个环节的同时，数字化、电子化以及信息化不但满足了社会各界对社保档案信息的安全性需求，而且从根本上提高了其他部门对个人或集体社保信息调取的便捷性，有效提高了各机关单位的办事效率和工作水平，并间接促进了我国社会的整体发展。

二、现阶段在社保档案管理中应用信息技术所面临的主要问题

（一）社保信息资源并未在全行业内实现共享

由于我国整体地势较广，且东西部发展不平衡，因此各地区之间信息技术的发展水平也存在明显的差异。尤其是在各级政府对信息化管理模式的全面号召下，个别地区及时纠正了传统社保档案管理模式中的误区，并利用其较为先进的计算机技术水平，实现了社保档案管理的信息化应用，同时已经构建出了较为完善的社保档案管理平台。但是在绝大多数地区并不具备相应的技术条件，故而尚未与其他地区之间实现社保信息资源的共享。在城镇居民异地办理社保的情况下，很难为其提供良好的服务。

（二）我国社保档案管理部门中缺乏专业的技术人员

由于部分部门领导对档案管理工作的认知不足，将该部门管理人员的岗位职责曲解为档案整理，降低了其工作待遇，因此严重抹杀了相关人员的工作积极性。事实上社保档案管理工作对专业性的要求极高，不但需要对各部门人员的社保信息进行统一的录入整理，而且还需就相关的信息数据进行分析，并在此过程中制定出符合社会要求的社保档案管理计划。尤其是在当前阶段，随着信息技术的推广，社保档案管理工作也对管理人员提出了技术性的新要求。但是受制于行业内专业的管理人员流失，不专业的工作人员大批涌入，既威胁各机关单位整体工作水平的提升，又影响了部门工作模式的改革与创新。

（三）在信息技术的应用过程中过于注重网上业务的办理

在电子政务工作不断开展的过程中，各地区社保部门也开始逐步实施网上办理业务的工作模式。一方面，网上业务的办理实现了各级社保部门整体工作效率的提升，在大大提高社保档案信息资源安全性的同时，也从根本上减轻了各管理人员对档案录入及分析的困难。但从另一方面来说，由于我国的社保档案管理平台仍不完善，在个别环节缺乏严谨性，因此致使在其进行信息化管理的过程中往往存在一定的偏差和误区，不但与其他的机关办公模块难以进行连接匹配，而且阻碍了信息技术水平的全面发挥，极大地增加了各级社保部门工作开展的基础成本。

三、加强信息技术在社保档案管理中应用的相关策略

（一）建立健全社保档案管理制度，确保社保档案信息化管理有据可依

受制于地区之间的发展差异，在我国并没有形成统一的社保档案管理制度，因此各级社保档案管理部门在开展工作中仍然缺乏相关标准和规章制度的约束，尤其是在对社会各界所产生的社会保险相关问题的解决过程中，仍旧不能做到有据可依。因此，这就要求各机关单位能够通过对地区内社保发展的实际状况来制定出统一的制度体系，利用信息技术等手段构建出全国一致的管理规范，例如保障居民异地办理社保，以确保各地区之间人才资源的流动性；将身份证编码作为社保查询的唯一依据，从而提升社保档案管理的准确性等。

（二）加强对云计算等先进手段的全面利用

在互联网信息技术水平不断提升的时代背景下，云计算、大数据等高科技技术手段早已经走进了千家万户。而在社保档案管理工作中，全面实现对各种先进技术的有效利用，仍然是当前阶段，我国社会对各级社保管理部门所提出的首要任务。在这里，本文主要从成本及便捷性方面论述云计算在社保档案管理中的主要作用：

在我国社会中，已经基本实现了城镇居民社保的全面覆盖，同时覆盖面积的逐步扩大，也为各级社保管理部门带来了更多的难题，尤其是在信息资源的存储上，其所耗费的成本也在增加。而云计算恰恰解决了这一问题，它通过对社保档案信息资源共享平台的构建，帮助各部门将所有信息转移到了云端，在数据库的统筹管理下，实现了所有资源的存储、传递与利用，不但降低了成本价格，而且方便了参保人员的查询。

（三）全面建成一支高素质的专业信息化管理团队

一方面，针对已经上岗的社保档案管理人员，需对其档案管理的技能水平及其自身综合素质进行全面的培训与考核，对于当前各部门中整体素质较低的工作人员，需对其进行专门化、统一化的知识培训；而对于其他基本能够满足岗位要求的相关人员，则需加强其对先进技术的吸收学习，并在此过程中不断发掘其自身的创新潜力，满足部门对其业务水平的整体需求；

另一方面，要求各级社保管理部门需立足于其自身的发展状况，面向社会进行统一的人才选拔，不但要求面试人员具备良好的社保档案管理技能，还要求其拥有较强的信息技术专业化水平，从而选拔出一批高素质、高资历的优秀人才。同时，社保管理部门还需对其进行工作责任感的培训，在保障职业道德及价值观的正确树立的前提下，确保其能够为机关单位提高自身的工作水平添砖加瓦。

（四）实现机关单位内部对社保信息资源的全面共享

为了全面实现各机关单位内部对社保信息资源的共享，就要求其能够在地区范围内整合全部资源，搭建社保档案管理平台，并创建出优质的社保档案资源信息库。在保障参保人信息不泄露，以及基本数据资源安全的前提下，合理规范机关单位与行业内部对档案信息调取的相关行为，从而保障地区之间档案信息资源的交换共享。在此基础上，不但最大程度的降低了各地区之间档案信息数据重复录入的概率，而且在维护信息数据库准确性的同时，为后续各单位部门对相关信息的调取以及核查提供了方便。

（五）引用信息技术管理方式

尽管当前我国的互联网信息技术管理水平已经有了明显的提升，但是绝大多数机关单位内部在进行社保档案管理工作时，仍然采用着较为落后的人工处理档案的工作方式，不但在社保信息的录入及分类管理的过程中存在问题，而且在后续的调取和查阅过程中同样较为麻烦。因此，这就要求各级社保管理部门能够全面引用信息技术管理方式，首先，全面构建出社保档案管理的数字化平台，通过对行业内部所有信息资源的整合，来实现各级地区的信息共享，从而满足各部门对社保信息调取的便捷性要求；其次，为了改变传统社保档案信息的收集工作，需加大对互联网信息化相关技术的利用力度，通过对社保档案管理平台的优化和调整，将各类电子文件信息分门别类进行自动上传、自动归档，从而提高各级社保部门的工作效率；最后，为了遵循社保档案管理的动态性特征，以确保其基本数据信息的严谨性，需对所有档案进行定期的审核，从而保证人档统一，维护参保人的合法权益。

四、结语

综上所述，互联网信息技术水平的提升对社保档案管理工作提出了更高的要求，相关部门只有全面提高其自身对信息化管理的认知水平，改变传统的社保档案管理模式，并在帮助相关人员树立信息化理念的同时，从根本上改变社保管理的工作手段，才能够深入贯彻落实信息化社保管理的相关制度体系，从而面向社会为各界提供更为优质的服务。尤其是对目前而言，社保档案管理工作只有立足于与时俱进的基础上，才能实现信息资源接收、传递以及利用的一体化服务目标。