事业单位档案管理信息化建设探讨

2021-01-16刘延辉内蒙古兴安盟科右前旗大石寨镇政府经管站

环球市场 2021年8期

刘延辉内蒙古兴安盟科右前旗大石寨镇政府经管站

我国事业单位档案管理企业信息化体系建设虽然是建立在符合客观实际的理论基础上，提出的最有利的发展战略方向，但是长久以来却没有被充分重视，各部分的发展都不健全。人才培训方面的短板、资金不足、档案交接的漏洞等困难急需解决。迫切需要确实有效的措施，比如不断提高企业相关工作人员对事业单位财务档案管理信息化的重视、加强档案管理人员的专业素质、加大档案信息化管理的资金投入等。

一、事业单位档案管理信息化发展现状

目前事业单位的主要服务目标是为人们生活提供便利，由于事业单位不是以盈利为目的的组织，因此所有工作人员全部采用公正的选取方式。也正是这种公平公正的选拔方式、稳定的工作环境和良好的工作待遇使事业单位在社会中有着非常强大的影响力，在众多工作单位中颇受欢迎。然而，在事业单位庞大的工作体系下，事业单位的档案管理却没有得到很好的建设。虽然，近几年事业单位逐渐转向信息化档案管理，但是事业单位档案管理信息化建设的发展现状却不是非常乐观。

由于信息化进入人们生活的时间还比较短，即使已经进入人们的视野，但是在一些方面还不能够成熟的应用，甚至没有被重视。在事业单位的档案管理中，采用手工记录、纸质档案管理的传统管理模式已经深入人心，即便信息化档案管理模式已经出现，很多时候人们依然更加习惯传统的档案管理模式，再加上许偏远地区的网络技术并不发达，导致人们对事业单位档案管理信息化建设没有足够的重视。还有就是管理制度方面，我国的事业单位档案管理信息化建设目前仍然处于探索阶段，各方面的制度都不完善，缺少切实有效的档案管理体系，没有专职的人员进行档案管理，经常会出现档案管理室缺人的现象[1]。

二、事业单位档案管理信息化遇到的核心障碍

我国事业单位档案管理信息化还在发展阶段，面临着许多急需解决的发展问题，其中一些核心问题需要重点关注。

（一）缺乏专业的人才

在档案管理中，操作人员的专业技术和职业素质是决定档案管理工作效率的关键。然而，档案管理工作没有人才选拔，进入事业单位后也不会得到专业的技术培训，这就导致操作人员的专业技术不到位。再加上一些工作人员的职业素质不高，对工作没有积极性，缺乏责任感，导致档案管理的工作效率降低。

（二）没有足够的资金

因为事业单位的工作目标不是盈利，主要资金来源是社会提供的赞助和国家的帮扶，因此一些事业单位没有足够的资金，档案信息化建设不能得到先进的设施配备，使档案信息化不能在实际应用中得到充分的发挥。没有先进设备的支撑，对档案信息化形势的把控有一定的滞后性，使档案信息化工作受到限制，工作效率降低，影响了档案信息化发展的进程[2]。

（三）信息化交接机制不严谨

在事业单位档案管理过程中，工作内容枯燥乏味，所以工作人员的流动量会较大。因此做好工作人员交接时的档案管理非常重要。因为每个员工的档案管理方式都存在差异性，再加上缺乏重视导致人员流动时不能够有效的进行工作交接，使新来的工作人员不能够迅速地接替档案管理工作，影响档案管理工作的进一步发展。

三、事业单位档案管理信息化建设措施

在事业单位档案管理信息化建设的发展现状和核心障碍好基础上，可以从以下方面对事业单位档案管理信息化进行建设。

（一）提高相关领导对事业单位档案管理信息化的重视

档案信息化建设工作比较烦琐，需要系统的管理机制和严格的操作体系，并且信息化建设对事业单位的档案管理非常重要，所以在事业单位档案管理信息化建设中，需要相关领导的大力支持。相关领导应该更新管理理念，了解信息化对档案管理的作用，重视事业单位档案管理的信息化建设。

（二）加强档案管理人员的专业素质

档案管理人员的专业素质决定档案管理的工作效率，所以有必要对档案管理人员入职前进行严格的培训，培养档案管理人员的工作热情，使档案工作人员明白档案管理工作的意义，提高工作人员的专业素质，定期考察管理人员的专业技术。

（三）加大档案信息化管理的资金投入

事业单位档案管理进行信息化建设时，需要大量的资金投入。第一，信息化建设必须要投入新型设施，比如计算机、打印机以及扫描机等设施的更新换代。第二，档案的收集、保管和使用，工作软件的处理，数据资料的整合等每个环节的进行都需要投入资金。第三，保护数据的安全和维护系统的稳定等也离不开资金。所以，只依靠社会赞助和国家帮助无法实现事业单位档案管理信息化建设，必须要加大档案信息化管理的资金投入。