基于供应链管理的采购管理系统设计

程功 中国平煤神马集团联合盐化有限公司

在技术发展日新月异、市场竞争日渐激烈的背景之下，产品的生命周期不断缩短，企业也面临着诸如交货期缩短、产品品质提升、服务升级等方面的压力，这些压力使得企业的经营管理面临巨大的挑战。传统的管理模式之下，企业追求的“纵向一体化”的模式已经无法满足人们的需要。“横向一体化”的供应链管理模式受到越来越多企业的青睐，这种模式之下，企业能够快速机动的应对市场，提升了企业的竞争力，对于现代市场竞争而言，企业间的竞争，从某种意义上讲，正是供应链之间的竞争。对企业的发展而言，基于供应链管理的采购管理系统设计具有重要意义。

一、供应链的基本情况概述

（一）什么是供应链

关于供应链的内涵和解释很多，其中受到最多人认可的观点是：供应链是企业通过控制信息流、实物流、资金流，从采购原材料开始，制成中间产品以及最终产品，并通过销售网络将产品送到消费者手中的过程。这个过程中将供应商、制造商、分销上、零售商以及用户进行了联合，最终形成一个功能网链结构[1]。

（二）供应链的特点

供应链的管理流程包括采购与供应、生产与库存、物流、客户需求等领域，其中采购与供应是基础环节，是整理计划稳定运营的前提和依据。供应链的主要特点具体如下。第一，系统性，供应链能够将供应商、制造商、分销上、零售商以及用户进行有效的整合，不仅提升了运营的效率，而且使企业的单个管理的边界得以拓展，体现出系统性。第二，经济性。企业通过对供应链管理，对供应、生产、运输等各个环节进行了精准科学的预测，减少了产品运输、库存、流转的周期，有效的节省了开支。

（三）供应链中容易出现的问题

在实际的运行过程中，供应链系统的常见问题具体表现为，第一，管理模式选择上不合理。由于企业的发展水平、所处行业、所处市场以及客户需求的不同，企业在应用供应链管理时应当根据实际情况进行策划，然而部分企业在策划时，盲目发展，不结合实际，进而造成了运营失误。第二，主观因素造成的失误。员工的操作能力和业务能力直接关系到供应链管理的效益，在企业的供应链管理过程中，一些员工的人为性失误也会为企业的供应链管理造成不必要的失误。

二、基于供应链管理的采购管理与传统模式相比的变化

（一）由库存导向到订单导向

在传统的采购模式中，企业的采购活动是基于补充库存的需要，采购部门与生产部门之间缺乏联系，仅仅是为了补充库存，这种采购模式使得企业的采购计划难以与企业的实际需求相契合。在供应链管理模式之下，企业的采购活动是受订单、市场的驱动进行的针对性采购。这种模式之下，企业能够及时、准确的响应客户的需求，加快了流通的速度，减少了库存成本，提升了企业的整体效益。

（二）由采购管理转向外部资源管理

供应链管理采购模式之下，能够实施有效的外部资源管理，相较于之前的采购模式，这种供应链管理能够对及时、实时的对产品进行质量控制，为精细化管理、零库存生产奠定了重要的基础。有利于实现生产过程的“零”化管理：零缺陷、零库存、零交货期、零肥料等，充分体现了供应链管理的系统性、协调性、集成性和同步性，使企业的发展得到进一步的提升。

（三）由一般合作转向战略合作关系

战略合作关系相较于之前的合作更加深入，具体体现在以下几个方面。第一，共享库存信息，供应链管理之下，双方企业能够实现库存信息的共享，使得采购环节得以高效透明，有效避免了由于信息不对称而造成的低效率。第二，有效的降低了风险。在战略合作伙伴关系中，双方的合作能够进一步抵抗运输风险、信用风险、质量风险等。第三，降低成本，战略合作伙伴关系更加的亲密、利益的结合也更加密切，当出现问题时，双方基于共同利益的考量能够更加顺畅的展开合作，共同协商，能够助力问题的解决，并且在合作的过程中避免了许多原本不必要的手续和谈判过程，大大减少了不必要的开支，减少了双方的经营成本。

三、基于供应链管理的采购管理系统设计

在基于供应链管理的采购管理系统中主要包括6 个系统，涉及采购人员、管理人员、合同人员等各个部分，下面将进行详细的论述（见表1）。

（一）供应商管理子系统

供应商管理是整个系统的核心部分，在进行系统设计的过程中，将供应商可以进一步划分为一般供应商和定点供应商，通过对供应商的信息进行及时的录入和维护，并且对供应商进行评估，评估的主要依据是供应商提供产品的质量和价格以及供应商自身的信誉等，通过有效的评估能够使企业与信用良好的优秀供应商建立良好的合作关系，并且能够帮助企业提高工作效率，降低采购成本。

（二）采购计划管理子系统

各个部门提出相应的采购计划，并经过汇总后生成一份总的采购计划，财务部门对这份采购总计划进行审查后将总计划进行分解，交付给相应的采购负责人，负责人开展比质比价的采购活动后再提升审批，整个采购计划的制定和审批过程是统一的，置于同一个工作流程之内的连续性工作，并且采购计划的审批人能够在相应的平台上了解采购的历史情况、采购的流程进展，并且及时掌握相应的采购规模、采购价格等信息，提升了采购计划的准确性和科学性。

（三）采购合同管理子系统

这部分主要是对合同文档的管理、归档以及相关事宜的备忘录的列举等。合同的制定、审批本身就是一个十分复杂的过程，通过这套系统能够有效的提升采购合作的制定、审批的效率，并且整个管理过程都置于完整的系统中，提升了采购合同的科学性、严密性。

（四）采购价格管理子系统

在价格管理环节，主要包括两个部分，一方面是内部价格管理，另一部分是外部价格管理除此之外，在价格管理中还包括价格的维护、分析和查询，价格维护主要是合同科的业务人员就物资的价格进行及时的增加、删减或者修改，方便了采购人员进行相应的查询。价格的分析是将物资的历史价格进行制表，分析出其大概的趋势，方面进一步的预测和决策。

（五）采购招标管理子系统

在采购招标管理子系统中涉及招标信息和招标采购方式两大主要方面。首先由采购部门根据相应的采购计划进行招标信息的分类汇总，生成相应的招标文档，然后将招标文档进行发布，供应商对其进行报价，系统再根据招标的要求进行初步的筛选，找出其中符合要求的信息，再进行进一步的评估，最终确定招标公司。这种公开招标的方式比较适用于大宗商品的采购，在招标的过程中，可以在采取项目制的形式，一个项目中可以设置多个采购计划。

表1

（六）系统管理子系统

系统管理的设置目标在于提升整体的灵活性和方便性，具体包括人员维护和日志管理两方面。在人员维护环节，是指由系统的管理人员进行手动的信息维护，对用户的信息进行增加、删减或修改。在日志管理环节，则是由系统自动地进行相应的用户数据库的管理，人工加自动的模式，提升了系统运行的效率。

四、小结

在企业的日常经营中，采购是其中一个重要的环节，在信息化的时代背景之下，如何运用现代化的管理手段，提升企业采购活动的质量和效率，使其更好的为企业的竞争力提升和综合实力的增强服务，是企业需要考虑的重要问题。基于供应链管理的采购管理系统设计能够有效地减少企业的运营成本，提升企业采购管理的效率，具有重要的应用价值和应用前景。