提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

王飞 东阿县公共就业和人才服务中心

一、事业单位档案管理信息化建设的作用价值

（一）提升档案管理工作效率

事业单位在开展档案管理过程中，通过加强信息化建设，将传统纸质档案资料转化为数字化资料，统一录入到计算机相关软件之中，最终形成一套完整的档案信息管理系统，针对一些存档资料比较多的事业单位，通过推动信息化建设，能够有效节约阅览人员档案查询时间，同时也有利于管理人员对档案进行规范化管理，提高档案管理工作效率。

（二）促使档案管理更加规范

事业单位的一些档案材料很多都是由相关人员本人进行填写，受个体差异性影响，不同人员在填写时字体、内容乃至格式均不相同，这对档案管理也带来了一定影响。通过加强档案管理信息化建设，能够有效赋予相应档案统一的数字化格式规范，从而更加便于进行档案资源的统一整理、共享，促使档案管理更加的科学规范。

（三）更有利于档案安全存储

传统档案管理模式下，都是以纸质档案形式存在，随着时间的推移，这些纸质档案经过很多人的翻阅，不仅容易字迹模糊，还会出现破损问题，并在纸质档案受材质所限，长时间的存储会导致纸张本身也会变得薄而脆，经受不住磨损，严重时还会导致一些宝贵的信息丢失。而通过加强档案管理信息化建设，使得档案得以采用数字化形式保存，一般只要做好数字化档案信息加密备份工作，能够显著提高档案保存的持久性，并且数字化形式呈现的档案无须占用较大空间，在节约档案管理成本方面也有着显著的优势。

二、提升事业单位档案管理信息化建设水平的相关措施

（一）健全事业单位档案建设的管理制度

有一套完整的管理标准和规章制度，才能对从业人员的行为进行规范和统一，保障事业单位内档案管理工作有序进行。对于事业单位而言，档案管理的完善性标准化程度，直接关系着每个部门每个环节的工作效率，同样也是需要各部门共同协调配合来完成的。事业单位应该重视档案管理的信息化建设工作，将档案管理制度纳入单位内的必行规章制度中去，首先需要对各模块工作进行分析，明确在档案管理过程中的责任和义务，例如人事科需要提供比较精准的实时更新的人事变动情况，对人员入职、离职和调动手续做好统计、整理和汇入档案管理系统，能够为档案建设工作做好人事材料准备。事业单位注重规范各岗位在档案管理进程中的操作规范和标准，要求全员按照标准操作，对于信息筛查、统计等采取统一的标准和格式，便于后期的信息整合分析。

（二）完善档案管理信息化建设的规划

为了使信息化档案管理在实施过程中有明确的方向和依据，就要在事业单位档案管理过程中明确档案信息化建设的规划。这样档案管理才能取得更好的效果，同时也能促进事业单位的长期发展。首先要对事业单位发展的特点和实际情况进行仔细的研究和分析，然后规划信息化发展的基本需求，之后再对档案管理的工作进行完善。同时，档案管理部门之间也要进行及时沟通以及相互配合，使档案管理的工作更加灵活，并扩大档案管理工作的范围，进一步推动档案管理的信息化建设。所以，为了提高事业单位管理工作的效率和质量，就要在开展工作之前做好相关的规划工作，使得档案管理工作能够有条不紊地进行。

（三）加强人才培养，提高档案管理人员的综合素养

要实现高水平的档案管理就需要聘请专业素养高的档案管理人员进行工作，同时也要定期对档案管理人员进行培训，提高其专业素养以及相关技能。此外，还要注意人文关怀，在日常的工作与学习中，要注意对档案管理人员进行鼓励，提高其学习的积极性，进一步提升专业素养。为了引进更多的专业人才，事业单位也要拓宽人才引进的渠道，为事业单位注入更多的新鲜活力。

（四）制定档案信息化监督机制，做好涉密管理工作

为了持续推进事业单位档案管理的信息化建设，还要建立健全完善的管理机制，监督档案管理人员的工作，保证信息的安全性和准确性。在建立健全监督机制的过程中，不仅要建立内部监督，还要建立外部监督，这样一来才能更好地发挥出监督效果。档案室也要定期开展档案信息化设备和信息网站的检查与维护工作，防止病毒攻击网站，对档案管理工作产生不利的影响。此外，为了进一步保证信息的安全性，要加大保密力度，防止档案信息外露的现象出现。

（五）树立积极向前的思想工作观念

在新形势下，事业单位的档案管理工作除了要做好技术方面的创新外，还要对工作人员的意识进行培养。增强相关领导和工作人员的档案管理意识，不仅能有效推动事业单位的发展与进步，还能切实保障档案管理信息化建设工作的效率，推动信息档案电子化的发展进程。通过这种方式促进传统的档案管理模式和管理手段发生巨大的改变，提升管理工作效果，在信息检索和档案资料的查询中也提供了一定的便捷性。针对人员思想工作观念的培养而言，事业单位的各级领导要注重自身言行，结合档案管理相关的制度和标准，不得随意翻看档案资料，也不能任意调用各类档案信息，有效保障信息安全。

三、结束语

在信息化背景下，许多事业单位已经开始引入信息化系统，这改善了档案管理的工作模式，也提高了档案管理的工作效率。为了促进事业单位的发展，使得信息化系统更合理地用于档案管理工作中，同时，针对目前存在的一些问题要积极进行探索，对问题出现的原因进行分析，及时找到解决问题的方法，尽量避免影响后续的工作。