基于ERP环境下出版企业销售收款业务内部控制的改进研究

钟辉玲 广西人民出版社有限公司

在企业信息化的过程中，很多企业选择了ERP系统。ERP系统将企业财务、采购、生产、销售、库存与其他业务功能整合到一个信息管理平台上，形成集成化管理。它的核心思想是供应链管理，从供应链范围优化企业的资源。ERP系统突破了原有的内部控制范围，形成了新的控制环境。在这种情况下，出版企业就需要适应新的控制环境，对原有的内部控制进行调整，以促进企业的发展。

一、出版企业销售收款业务内部控制目标

出版企业与其他企业一样，销售收款是企业非常重要的环节，从其销售收款业务的循环状况，可以看出企业目前的经营状况。如果出版企业出现大量的赊销情况，企业将面临着巨大的风险。在赊销情况无法有效控制的情况下，大量坏账的出现，将会影响企业资金的周转，这对企业的发展是非常不利的。在这种情况下，企业要想生存和发展，就要实现以下销售和收款业务控制目标。第一，确保企业销售和收款活动产生的会计资料的一致性、真实性和完整性。第二，消除销售和收款业务中存在的隐患，对出现的工作漏洞能够及时弥补。同时，防止和及时纠正错误，避免舞弊现象的发生，确保企业现有实物资产的安全和完整。第三，保证企业所有的销售和收款活动符合国家相关法律法规的要求。第四，确保企业产品的市场占有率有所提高，同时，减少坏账，加快资金回笼速度。

二、ERP环境下出版社销售收款业务面临的风险及控制措施

（一）发货环节面临的风险及控制措施

1.发货环节面临的风险

发货环节面临的风险主要有以下几个方面：第一，客户资料信息不够完整，没有按照相关信用管理制度执行，或者相关信用管理制度不符合企业的规范。第二，对订单没有进行有效的审核。出版企业所使用的ERP系统与其他企业的系统是相同的，它是适合很多行业使用的通用型软件系统，出版行业的特殊性没有体现出来。正因为这样，出版企业的ERP系统仍然按照传统的录入方式生成订单，忽略了图书发货形式多样性对订单接受方式产生的影响，没有考虑到出版企业特殊的订单接受方式。第三，在签订销售合同时，合同签订人有没有经过授权、合同审核人员有没有越权进行审核、有没有对客户进行信用审核、是否按严格照签订的合同进行执行，这些问题都需要企业充分考虑到。同时，对于赊销政策能否确保其松紧适度，对于客户的信用信息能否进行动态跟踪管理，也是需要企业考虑的。

2.发货环节的控制措施

（1）在客户管理方面，企业应制定新的客户标准。符合相关标准的，经过审核可以开户之后，由信用部门对客户资质进行审查。经审查符合条件的，给客户编码，并将其信息完整地录入到系统中。而未经过信用部门审查的，企业不得与其进行业务往来。

（2）在信用风险管理方面，应通过ERP系统，根据客户以往的交易情况，为客户设置信用指标。根据客户信用指标的评价，对客户的信用风险进行定期评级。客户一旦出现超过信用指标的情况，系统会冻结其订单，关闭发货通道，终止销售业务。只有在客户汇入规定数额的货款之后，销售业务才能重启。这样的情况下，企业销售货款的回收风险得到了有效控制。在信用风险管理方面，控制要点有以下几项：第一，要根据适当的依据及审批基础为客户制定信用额度，而有关的审批资料要保管好。第二，对新客户及老客户的信用额度，要定期进行审核，并根据客户的回款情况作出相应的调整，确保客户信用额度的合理性。第三，一旦出现客户订单超出信用额度，要在发货之前进入特殊审批流程。第四，应将订单审核人员和信用审核人员的职能进行分离。

（3）在销售合同管理方面，销售部门要与客户及时签订销售合同。如在合同中有与一般性条款不同的地方，要走特殊的审批流程。对已经签订的销售合同，要及时、准确且完整地将合同内容录入到ERP客户信息中去，以便生成订单。财务部门要对销售合同进行统一的管理，没有相关权限的人员不能进入ERP系统中对销售合同进行相关操作。同时，销售合同要及时传递到相关部门，并确保能够按照条款履行合同。另外，签订销售合同时，要考虑到产品的生产成本，防止出现低于成本销售的情况或者销售利润过低的情况发生。

（4）在销售订单管理方面，生成的销售订单要经过部门经理的审核，确认订单真实有效。如果有销售合同，订单内容要与合同内容相符。由专门的人员对订单价格进行审核，根据产品分类销售折扣对价格进行严格的控制。未经授权人员不得对销售订单进行相关操作。对系统进行相关设置，对没有经过审批的订单以及超过信用额度的订单，系统禁止其生成。

（二）销售退回、折让以及折扣环节面临的风险及控制措施

1.面临的风险

这一环节面临的风险主要有以下几点：第一，客户退回的图书有可能没有经过审批，不是本版图书，或者退回的图书属于包销不退图书。第二，图书退回之后，没有及时进行清点确认，在没有与客户进行及时对账的情况下，容易出现退货差错。这时，由于时间过长，很难查出具体退货情况。第三，发货时的销售折扣与折让未经授权批准，再加之没有进行系统相关设置，有可能出现低价售出，高价收回的现象发生。

2.控制措施

产品退回后，要及时进行清点，并将数据及时上报有关部门。设置专门的审核人员，对退货的折扣与折让的真实性进行审核。经过审核的单据录入系统并开出退货单，传给仓库和财务部门进行账务处理。在系统中设置销售与退货对比程序，监控退回产品的种类、折扣与折让，防止因为退货给企业造成损失。销售人员要及时与客户对退货信息进行沟通，并及时通知仓库管理人员清点退货。设置相关权限，将账务记录人员与业务办理人员的职责进行分离。

（三）应收账款的控制措施

出版社图书大多以寄销的方式进行销售，一般与经销商采取账期结算和实销实结的方式，所以对发出商品管理等同于应收账款管理。因此，应收账款控制包含发出商品控制。在ERP环境下，应收账款控制，要明确以下几点内容：

1.发出商品的信用控制

加强对客户信用档案进行管理，根据客户的信用情况，对信用额度、信用期以及信用政策进行调整。同时，信用管理人员要对客户的信用结算期或销售期限与发出商品的账龄进行核对，及时督促销售人员结算货款。未按期结算的客户，要及时上报。

2.发出商品财务核算及对账要求

要明确在途商品的入账时间及入账依据，销售人员要对发出商品进行跟踪管理。仓库工作人员要及时录入发出商品数据，在系统中确认出库，确保库存信息及时更新。同时，销售人员要及时汇报客户收货情况。对于出版企业来说，发出商品管理等同于应收账款管理，因此，销售人员要及时与客户对账，并保留对账记录，然后，将对账记录传递给财务部门，由财务部门进行后续的应收账款管理。销售人员在对账过程中，如果发现错误，要及时查明原因，并进行书面上报，经分管领导审批后，将报批的损失和调整单据交给财务部门进行相关的账务处理。

三、结语

随着企业的发展，不论是企业内部的管理方式还是企业的外部环境都发生了改变。这时，企业的内部控制要随着ERP系统的应用进行相应的调整。在这种情况下，出版企业要想生存和发展，就需要在ERP环境下对企业的销售收款业务进行有效的内部控制，结合要实现的发展目标，针对销售收款业务面临的风险，采取有效的控制措施，确保企业能够健康的发展。