数字化档案信息资源的利用策略分析

宋浩北 内蒙古广播电视大学

随着信息技术发展，档案信息资源应随着时代需求，建立新时代的数字化模式，重视数字化档案利用，才能更有序合理地展开档案工作。数字化档案的利用为档案管理提供了更方便和高效的方式。

一、数字化档案信息资源的利用重要性

数字化时代的到来，互联网与计算机的使用方便了人们生活，两者之间已经密不可分，计算机与互联网大量的应用，形成了巨量的电子文件，对于其中的重要文件进行整合与应用，能够更便捷地服务社会[1]。数字化档案的应用让企业档案信息管理有了更方便、高效的方式，让档案信息资源作为全新的生产方式加速了企业发展。近期，我国一些企业重视并进行了信息化改革，根据企业的信息资源管理利用情况，建立针对自身企业的文件管理方式和数字化档案。数字化档案信息资源的有效管理与利用，精确的档案服务与档案管理结合起来，大大提高了档案的利用效率，对企业提升和发展的可持续性有至关重要的作用。

二、现阶段企业数字化档案信息技术利用现状

随着信息技术的快速发展，对于档案管理的传统方式，数字化档案有着更良好的管理方式。一方面，企业快速发展有着更多的档案信息，让数字化的档案管理更加的复杂与系统，另一方面，在数字化档案管理的具体应用中，对信息技术与相对的设备有着更高要求，而且档案信息资源的开发利用过程从搜集、处理、运用都需要计算机网络等，对于这些依附性较强。

目前，数字化档案信息管理与运用在我国普及程度较低，在具体的应用中，很难满足实际的需求，而且不能将数字化档案的重要作用充分发挥出来，主要是对当前不完善的档案信息资源利用效果一般，无法满足需求者大量需求。目前的档案信息的管理与运用主要用于企业的财务，人事管理工作等，相对比较传统一些的档案工作，应用的范围十分狭小，甚至一些工作人员对此还不了解。此外，数字化档案利用在比较单一层面，很难让其实现全方面的运用，当前阶段大部分企业都是对原档案信息资料进行借用，打印，摘抄等方式加以使用，即使数字化的档案管理有着极高效率，但在实际工作中，工作人员还在使用着传统的工作方式，数字化方式的高效性没有发挥出来。另外，对于档案信息的没有进行科学合理的统计与加工，企业发展中的大量信息资源十分繁杂，对于数字化档案没有进行合理加工以及整理，促使这些信息资源较为单一，庞大，需求人员要使用这些信息资源无法快速准确的进行使用，需要对信息资源的情况进行详细调研核实，严重影响数字化档案的有效利用，而且以后在整理这些信息资源时候，有些信息的准确性核实工作十分困难，且庞大的信息资源让整理工作量十分巨大。

三、数字化档案信息资源利用的具体策略

（一）加强学习

想要加大对数字化档案的利用，就需要相关基础理论学习，结合自身，从多个方面开拓视野，延展服务的领域。改变传统的观念，有规划的将档案信息资源进行管理，提高自身档案资源的研发能力和水平，向外界提供可利用信息，从而提高自身档案资源的形象，使数字化档案信息资源功能更加完善。

（二）树立意识

数字化档案的利用要适合企业发展的实际需求，和企业的发展方向与效益保持同一方向，为企业发展和盈利服务。企业首先要根据发展方向对数字化档案的管理和利用策略进行优化调整。然后在此方面加大档案信息资源的服务范围，寻找信息资源的效用，为日后的进一步发展奠定基础。另外，数字化档案的利用，与企业各个部门和发展方向有着千丝万缕关系。档案的管理人员需要和其他部门强化交流，深入企业各部门的现场进行考察，提高档案信息资源的适用范围和有效性。最后，企业的所有人员要认识到数字化档案信息资源的重要性，不断地开发以及利用。数字化档案管理短时间显现出对企业的效益，但长期数字化档案信息资源管理对企业的可持续性发展和对其他部门有着十分重大的意义。

（三）规划管理利用

1.建设

数字化档案资源建设，其一，建设目录数据库。将档案室所藏的各种业务文书及各种载体档案全部建立电子形式目录，让搜索与搜索目标最大化一致。目录数据要完整、规范符合相关要求。其二，建设数字化档案，将各种所藏业务文书等进行数字化处理，能够进行全文搜索查阅，实施相关制度进行管理，数字化处理过程也要符合相关要求。其三，建立档案数据库。将数字化档案放入全文的数据库中统一管理，各种重要的照片、声像、实物档案也进行数字化处理，做出企业专业领域完善的数据库，方便各个部门使用。其四，电子文档归档。做出关于电子归档的相关制度，制度规定需要归档的电子文件和保管时间，一些重要电子文件要将相关的背景信息与元数据归档[2]。归档文件要检测真实、完整，登记备份所有文件数据。

2.管理

企业需要建立数字化档案信息资源的管理制度，另外，配备关于归档文件与数字化档案的专用存储设备。各种档案文件有规范进行存储，管理人员对档案数据进行维护与管理，定期对数字化档案检测，保障档案数据安全与可用性。做好随时的移动转换工作。

3.共享利用

使用计算机的云端技术，在数字化档案信息资源管理系统基础上，将企业资源集存储、搜索、借阅、共享为一体。根据各个部门基本情况，在数据库内系统规划不同员工的工作需求调节所需的数字化档案展开设置。在部门登录时，根据需求就可以选择所需档案和资源信息。由于有时无法满足部门所需信息，需要建立借阅功能，借助搜索得到所需档案资源信息，这样在数字化档案信息资源推动中，档案室的服务水平得到了全面提升。

（四）档案安全管理

利用数字化档案的同时，存在许多的安全隐患。保证档案安全有以下几点：

一是保障档案信息资源有着安全环境。数字化档案的建设，提高了档案的管理和利用的高效性，同时在数字化档案开发与利用时有着很大风险，因此，档案信息资源开发与利用之前，要建立安全的环境。提高使用人员的安全意识，使用前对开发或利用环境进行检测，加强计算机和存储设备的保护，制定安全管理制度。

二是定期对企业的网络进行检测与更新。最近，黑客的新技术层出不穷，发现一点漏洞就会对企业进行破坏，造成企业财产的损失。对此，需要定期对企业网络系统进行检测，及时发现及时维护。同时，企业也要将信息数字技术加进到档案的管理当中，进一步促进档案的安全管理的安全与稳定。虽然信息数字技术目前还存在着不足之处，但也会增强档案的管理工作效率。在档案的安全管理时，应增强信息加密管理，可以对档案系统中的各类文件进行严密监管，同时，也会让输入与输出的窗口更加安全与合理。加密管理中加密技术应提高技术强度，加大各种乱码信息的使用，而这些乱码在一定程度上很难让人理解，结合到一起密码程度极其繁复，可以有效地保障档案系统的安全。此外，也要建立先进防火墙，运用攻击检测技术，目前市场上有着诸多的安全防护软件，可以对档案系统进行有效防护，识别出各类的恶意入侵，并对于入侵进行相关识别，做出针对性的处理，有效防止恶意攻击对档案进行破坏，保障档案系统可以长期稳定的存储在计算机中。另外其他的先进防护技术如：转换、迁移、仿真等技术全都可以在档案保护工作中进行应用，通过运用模拟技术的使用，让硬件与软件结合，促使档案信息不会出现流失。而迁移技术将档案的信息资料从一个存储位置转移到另一个存储位置，通过这种技术使用，档案不断进行转换，促使外界的极难发现档案信息的具体位置，从而有效保障档案信息的安全。

三是在档案管理上设置权限与使用规范。在信息化时代，任何个体都更加容易的获取各种信息，管理部门应根据档案资源信息设立权限和规范，这样不会出现不合理的档案信息传播，对于出现的不合理信息有效规范，对知识产权与隐私有关信息传播及时限制，避免出现信息不实。同时，企业要完善档案信息的管理制度，为了保障档案信息的安全，就需要相关的管理制度，在基础上给档案信息管理工作提供合理依据。数字化档案的安全管理需要完善的制度提供保障，通过运用先进相关技术，可以有效发挥档案的重要作用。此外，需要制定规范的管理机制，促使管理人员按照标准进行相关工作，防止一些机密数字化档案出现泄露。企业应根据档案管理的具体运行情况制定相关的管理制度，例如：管理人员的素质审查，岗位的能力考察，机密数字化档案的知识培训等内容，并改善档案以往的管理制度的详细内容，结合先进技术对一些机密档案进行加密，并根据文件重要程度划分安全等级，对于极为重要的档案信息应进行断网脱机处理，隔断与外界的直接联系，防止被恶意攻击导致档案信息泄露或是受到破坏。同时机密文件存储机构要严格控制除管理人员外其他人员进出，管理人员每次进出都要进行申请与密码输入，并且对于机密档案的使用，每次都需要进行相关记录，并根据先进技术对复制后的文件加大防护并且及时进行归还或是返回管理机构进行删除。避免出现泄露。此外，管理机构还需要对机密文件进行各种防护措施，或是对机密文件定期进行复制后进行秘密保存，避免机构受到自然等因素影响，机密档案信息文件受到破坏或是受到电磁等影响文件被删除等情况。使用多种手段保证档案信息的安全。

（五）加强人才建设

企业要注重数字化档案专业人员建设，使用多种措施提升档案工作人员的准也能力，进而让数字化档案工作更加合理科学。当前许多大龄工作人员不会使用诸多的现代化办公文件与设备，严重影响数字化档案信息快速落实，对于这点企业要加大对工作人员的培训，增强其工作能力。除对其专业能力进行培训外，还要加强工作人员的服务意识，以此增加服务水平，构建一个和谐、稳定的档案管理机构。在对工作人员进行专业性的技术培训时，还要让工作人员认知到数字化档案的管理工作有着十分重大作用，转变工作人员的传统观念，重视数字化档案的管理工作，并自觉加大对于先进技术的学习力度，了解相关的管理知识，进而完善数字化档案的管理工作。随着档案管理数字化进程，为了提高档案资源的利用率，应构建准确的开发与管理方式，结合传统的档案管理开发与管理，促使迅速了解到不足之处并及时进行改进，研讨出更加合理的开发与管理方式，并结合其他企业的成功经验，促进档案资源开发更加合理的开展试推行工作，同时及时发现不足，及时改进。

四、结语

新时代的信息技术改变了档案的管理方式，更高效、便捷的数字化档案信息资源管理正得到逐步应用，其是企业可持续性发展的基础。企业应重视开发数字化档案信息资源和管理，结合自身发展需求，对数字化档案进行完善和调整，建立多种开发与利用方式，将数字化信息资源的隐藏潜力提炼出来，为企业发展提供新的生产力。