社保档案管理规范化的实施途径

锁秀山 保定国家高新技术产业开发区社会保险事业管理所

社保档案是社保经办机构在办理社会保险业务过程中形成的具有保存价值的历史记录，是社会个体享受社会福利的重要依据，是社保工作顺利开展的信息资源和基础，具有涵盖种类多，信息量大，涉及人员广，存档周期长的特点。随着我国社会保障工作规范化、法制化不断增强，计算机技术在社保系统中的普遍应用大力推进了社保档案的信息化进程，同时也加大了社保档案信息安全的风险因素，因社保档案中的信息涉及了社会公众的个人隐私、投保信息和投保内容，若保护不当势必会影响社保工作，影响社会公众切身利益，成为社会不稳定因素，如何保护社保档案信息安全成为当前社会公众关注的热点问题。

一、当前社保档案管理服务中存在的问题

（一）发展不均衡

受地域发展大环境的影响，我国各地区的经济发展长期存在着不均衡性，社保档案管理服务工作也不例外。在人口居住较为集中的大城市，人们的参保意识较强，对社保档案管理服务方式也十分重视，不再满足于到社保服务大厅去查阅和调取社保档案资料，而是寻求更多的服务方式，这就促使社保档案信息化服务的步伐必须加快。有些社保档案管理部门已经充分意识到信息化服务形式的便捷性，着力开展了各类形式多样的服务。然而还是有少数的社保档案管理部门没有将信息技术引入到档案管理服务中来，只是在档案信息录入和查询中使用了信息技术，却对档案信息服务这个环节不够重视。值得肯定的是，多数社保档案管理部门能够积极把握住信息时代的机遇，有意识、有目标、有规划地把信息技术理念融入到了社保档案管理服务中来，基本实现了社保档案信息化管理，虽然个别服务板块的设计不够合理，但仍在继续改进。

（二）缺乏统一标准

随着社会保障制度覆盖的种类显著增多，社保档案管理的类目也逐渐复杂起来，尤其是事业单位实行养老保险以来，档案管理的工作量倍增。这时，也出现了一些问题：原有的事业单位档案都开始纳入社保档案管理之中，可是事业单位与企业单位的参保人员管理不同，导致以往的事业单位档案管理部门的标准与社保单位的档案管理标准有着较大差距，如何将这些档案统一管理是社保档案管理规范化进程中面临的一个重要影响因素，应积极设立统一标准，在档案交接后逐步捋顺，按照标准化的档案管理制度执行。

二、社保档案管理规范化的实施途径

（一）提升社保业务档案工作信息化管理水平

目前社会保险待遇人员社区化管理服务工作中档案管理主要依托社会化管理信息系统，该系统通过与社保系统信息共享，获得基础数据，同时通过日常社区管理，如资格认证、遗属补助领取等业务的开展，将信息数据反哺于社保系统，从而实现信息数据实时更新。当然它也有弊端，目前高密的社区化管理服务工作尚处于初步实施阶段，信息系统在功能开发等方面还有许多需要完善的地方，如有很多档案管理中的功能或者工作无法在该系统中得到体现和实现，社区档案管理的信息化、网络化管理还有很大的发展空间。

（二）做好档案保管措施

一方面，应建立专门存放档案的档案室，安排相关工作人员做好管理工作。在档案管理过程中，应做好档案的保管与销毁工作，定期检查存放档案，做好对无用档案的处理。将档案的保存工作与档案价值相结合，优先提高主要的价值高的档案的保管条件，使其获得更有安全保障的环境。另一方面，需对其进行备份，防患于未然，避免档案出现损毁、丢失的情况。档案工作人员也应定期检查档案，做好档案中的防潮、防虫工作，避免档案可能遇到的受损问题。

（三）完善档案管理体制

制度是管理的有力抓手。社保档案制度的完善有助于大数据在社保档案管理工作中应用的规范性和科学性。第一，要建立数字化档案管理的相关制度。一方面，根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规的规定，应结合自身的实际情况对本单位实行的社保档案管理制度规范进行修订，从制度上保证社保档案的真实、完整和安全，促进档案服务作用的发挥；另一方面，要严格明确电子档案管理的职责分工，对数字档案实施全程集中管理，同时分清管理责任，注重档案数字化建设的责任落实，强化档案管理人员的责任意识。第二，要特别加强社保档案的安全管理制度。规范社保档案的信息采集、录入、立卷、归档、整理、开发利用等各个环节，对涉密档案安装安全密钥，对其他档案加强防火墙建设，并采取其他先进的安全保护措施确保大数据技术应用到社保档案管理过程中。

（四）不断提升社区档案管理人员的专业水平

社保业务档案政策性、业务性强，这就要求档案管理人员具备专业的档案管理知识。档案管理人员的专业水准直接影响到档案管理工作的水平和质量，因此需要加强日常培训工作、注重提升其专业水平和素质。要注重档案管理中日常维护管理、档案管理相关的法律法规等培训，提高档案管理人员的专业水平，让其充分认识到档案管理工作的重要性。

三、结语

总之，作为立法者，要与时俱进，紧跟科学技术发展的脚步，及时制定出符合发展现状的法律法规，来弥补立法的滞后性这一弊端；作为技术人员，要坚持不懈学习和技术研究，加强与应用行业的交流，积极寻求、探索降低区块链技术在行业应用的风险的可行度；作为应用者，以发展的眼光审视看待新事物、新问题，要有成大事谋大局、敢创新求发展的意识，有主动学习新知识、新技能的精神，及时依据新法新规进行自检自查，保证合法合规。