试论文山州机关事业单位流动人员人事档案管理模式创新

王旭月 云南省文山州人力资源和社会保障局

当前就业形势严峻，流动人才数量不断上升，文山州每年招聘、录用人员共2000余人，机关事业单位人事档案转入转出和档案审核约3000余份，目前文山州保管着流动人员人事档案13276份，保管机关事业单位人员人事档案近20万份。这些档案在流动过程中，如按老一套的管理模式存在一定安全隐患，要想实现对人事档案的安全性、便利性管理，需要探索出安全、便民的管理模式。

一、文山州流动人员人事档案管理存在的主要问题

首先，人事档案存放室存在安全隐患。因各地各单位受经费影响，档案室标准化建设程度不一，部分单位档案室存在安全隐患。其次，管理人员更换频繁。由于竞争上岗、工作调动等因素，各单位档案管理人员更换频繁，新的人员学习相关档案管理工作条例不深不透，对政策、业务掌握不精，存在麻痹大意、管理不严的情形。再次，私自携带档案存隐患。在人员流动中，存在个人私自携带个人档案，导致档案失真甚至发生丢失的情况。最后，对异地档案管理机构沟通协调困难。由于新录用的人员人事档案存放地方不一，各地对档案存放和提取手续不统一，有的人员没有根据规定在人才服务机构办理相关的手续，甚至还存在不知道自己档案存在何方，知道存放地的又与档案管理机构失去联系的情况，这对档案管理产生了较大的影响。

二、加强机关事业单位人事档案管理模式创新的重要意义

机关事业单位人员是国家兴衰成败的重要组成部分，机关事业单位人员用得好可以为国家长治久安、经济发展、政治稳定等方面奠定坚实基础，用不好将影响国家进步、社会发展。而大多流动人员都是些年轻干部，是国家后备干部，为国家经济发展、社会稳定提供人才保障，作为档案管理机构和档案管理者，应当想尽一切安全有效、便民利民的办法来管理好这群人的人事档案，为国家聘用人才、选拔人才提供有力依据。探索机关事业单位人事档案管理模式创新为管理好流动人员人事档案有着重要意义。

三、机关事业单位流动人员人事档案管理模式创新

（一）建立完善的管理制度

机关事业单位流动人员人事档案管理的创新对单位和个人发展有着重要的意义，应建立完善的流动人员信息档案管理制度，明确相关的要求，保障机关事业单位流动人员的合法权益。有关单位不应该无故扣留机关事业单位流动人员的个人档案，个人人事档案应随着个人流动。还应对档案管理人员开展专业的培训，使其在工作中了解相关的制度要求，提升自身的专业能力，具有良好的档案管理意识，使档案管理工作的进行更加顺利。经过对人员的培训，使档案管理的水平得到提升。同时，应使档案管理人员遵守法律要求，坚守职业道德，使档案管理工作得到落实，保证档案管理的最终效果。

（二）开展档案信息在线动态化管理

机关事业单位流动人员管理制度的完善应以转岗分流制度为基础，重视人员职业变化积累的关注，对其信息进行动态化更新，使人员的职业信息更加完善。机关事业单位人事档案管理工作中，应以转岗分流制度的变量原则为参考，使后续的追踪顺利进行，保证信息的完整性。可采用动态化的管理模式，借助现代化技术来实现管理，建立信息系统，记录更新个人档案，使用“政务外网+档案管理”新模式来管理机关事业人员人事档案，个人档案信息数据库应搭建在内网上，确保个人信息安全，个人可通过政务外网通过实名认证来查询个人档案存放何处、何人管理等。加强流动人员人事档案管理的科学性、安全性、便民性，由于信息化技术等具有较大的优势，档案管理人员可将档案信息在系统中进行在线更新，保证了信息的连续性和个人信息保持完整。

（三）建立流动人员人事档案信息资源库

建立系统化的人员人事档案信息资源库可提高档案管理的效率，可采用物联网技术来实现信息的分类整合，根据相关的标准处理人员的信息。一般流动人员的人事档案信息量比较大，采用传统的方式进行管理难以满足实际需求，因此，建立流动人员人事档案信息资源库可实现多种形式的信息储存，改变了传统信息管理模式，可实现多种形式的档案信息记录，使档案管理的效果更加显著，提升了档案管理的效率及档案信息利用率。另外，在该条件下，可使先对流动人员的信息的智能处理，满足了单位间档案管理人员通过档案信息共享的需求，使人员的档案信息发挥出更好的作用，给招聘单位提供相应的参考依据，使招聘工作的进行更加顺利。同时，应注意信息的安全性要求，通过人事档案数据库异地备份，强化安全管理工作，避免档案信息遗失和泄露。

四、结语

机关事业单位流动人员的档案管理涉及人员自身的多种信息，对单位的招聘、录用、干部提拔工作有着一定的参考作用，应使流动人员人事档案管理得到规范，保证档案信息的安全性。在实际的管理中，需要建立完善的管理制度，开展档案信息动态化管理，建立流动人员人事档案信息资源库，使档案管理的效果加强，能够满足档案管理的实际要求，进一步为档案信息的利用提供有效的帮助。