机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策

关建新 高阳县人力资源和社会保障局

一、机关事业单位档案管理工作的难点

（一）事业单位档案管理制度不健全

一是立卷归档制度不健全，档案前款控制环节薄弱，难以保障归档质量，影响后期的管理与开发利用工作。首先，部分事业单位档案归档范围不明确，不仅难以确保档案资源完整性，而且会影响后期档案利用的价值。其次，部分事业单位档案归档时限不明确，档案管理部门与其他业务部门之间在立卷归档过程中的衔接度、沟通度不高，导致应当归档的信息资料在传输、堆积过程中出现丢失、损毁的问题。最后，部分单位立卷归档的格式与标准不统一，不同档案管理人员采用的立卷归档标准不统一，后期出现重复加工的现象，影响了整体的管理效能。二是责任落实机制以及绩效考核机制不完善。一方面，在责任落实层面，没有将档案管理的职责细化到具体每一个员工，难以有效提升档案管理人员的责任意识、服务意识和大局意识。另一方面，绩效考核制度不完善，存在绩效考核指标单一、内容缺乏重点等问题。

（二）信息运用单一

信息技术运用到事业单位档案管理将彻底改变手工记录的模式，电子档案以其便捷性迅速适应了档案管理信息化与规范化建设，越来越多的档案信息技术软件开始涌入了事业单位管理之中，事业单位档案管理工作也要顺应信息时代发展潮流。档案管理信息化内涵丰富，可目前事业单位档案管理信息化运用还是较为单一的渠道，仅仅只进行了电子档案的录入和归档，对档案大数据系统的构建仍然存在空白，档案资源对外服务与对内共享之间没有形成良好的机制，正是由于缺乏统一的规范化建设标准，致使事业单位档案管理信息化建设跟不上经济体制改革的步伐。

（三）管理方式较落后

传统的档案存储归档制度主要应对纸质档案管理工作，人工管理方式不仅耗时费力，而且效率较低，无法满足档案利用需要，档案实用价值未能充分地体现出来。还有的事业单位重管轻用的理念较重，不注重开发档案应用系统，导致档案的实用性较低，严重影响档案管理质量。

二、机关事业单位档案管理策略

（一）加快推进数字化档案建设步伐

事业单位要积极转变传统档案管理模式，顺应现代化档案管理工作模式，在档案无纸化转化过程中，档案管理人员仍然要按照纸质档案的规范进行录入，避免遗漏信息。事业单位必须紧跟时代发展形势，依托互联网加快档案资源整合，不断提升事业单位档案管理工作效率，切实将数字化档案管理制度落到实处，通过明确划分相关人员的工作职能，具体将责任落实到个人；同时，事业单位在档案管理人员聘用上，要加强考核，确保应聘人员具备档案管理能力，通过考核选拔出专业素质过硬、政治素养较高的现代化档案技术应用人才，从而提升事业单位数字化管理水平，简化档案管理程序，优化档案管理环节，积极推动事业单位在网络化时代的发展速度。

（二）规范立卷标准

在规范事业单位立卷归档的过程中，应当从以下几个方面进行探讨。首先，基于档案的重点。在进行立卷归档时，档案管理人员应当基于档案的重点，对各种资源进行区分、归类和删选，不仅要确保立卷归档工作能够有序推进，还要保证在立卷归档的过程中不会出现档案重复、冗余的现象。要在保证档案管理质量的同时，提升档案管理的工作效率。其次，基于档案的时效性。在进行立卷归档的过程中，档案管理人员应当重视档案的时效性，只有当立卷归档的文件所承担的任务完全结束时，才能够进行归档处理，保证档案管理的规范性。最后，基于档案的完整性。档案管理人员在进行归档时要确保每一份档案的完整性，严格遵守立卷归档的相关规章制度，确保档案管理的规范化。

（三）培养档案业务骨干，强化人才支撑

一是要进一步通过劳务派遣、合同用工等方式招聘兼职人员，并由兼职人员从事辅助性工作，缓解人力资源紧张局面。二是要创新培训方式，集中组织档案管理人员参加档案管理线上线下培训化，充分借助线上终端的教学资源开展培训工作，不断拓宽档案管理人员的视野，提升其档案专业技能和管理水平，让档案管理人员能够更准确把握档案资料的收集、整理、归档等标准。三是要创新培训内容，提升信息化应用在培训课程中所占的比重。事业单位档案管理工作要实现创新，就必须应用信息技术，而这又依赖充分专业型、复合型的人才。四是要深化与档案馆、档案局、图书馆等单位的联系，综合利用人才交流、继续教育以及经验交流等活动对档案管理人员进行培训，不断借鉴先进经验，进一步加快本单位的创新步伐。

（四）提升文书质量，促进档案管理规范化、标准化

机关事业单位档案管理的现代化建设中，规范化、标准化档案管理是非常重要的中间环节，从当前机关事业单位档案管理实践可以看出，虽然从工作任务角度看档案工作与文书处理存在较大差别，且都具有较强的独立性，但是文书和档案本身属于一个有机的整体，文书是档案建立的基础，档案则是文书的最终归宿。在文书工作开展过程中，合理考虑后期档案管理实际需求，那么后期的档案工作就可以为文书工作提供良好服务，同时也能提出相应的业务开展要求。

三、结语

综上所述，机关事业单位的档案管理工作是机关事业单位发展中不可或缺的一个核心环节，档案资料的规范化、标准化发展是新时代对档案管理工作提出的新要求，也是促进机关事业单位档案信息价值最大化的关键。在机关事业单位的档案管理实践中，要从文书源头实现档案的规范化，提升文书、立卷归档等各个环节的管理质量，并借助信息技术力量构建起完善、高效、便捷的检索体系，这样才能实现机关事业单位档案信息价值的最大化。