基于云计算的事业单位档案管理系统构建

2021-01-16王祉璎辽宁省辽阳市城市管理事务服务中心

环球市场 2021年23期

王祉璎辽宁省辽阳市城市管理事务服务中心

随着档案信息趋于数字化，为系统实现智能化及科技化做以支撑，当前档案信息管理系统，多以电子标签、二维码等技术为主。本文主要立足于云计算视角下，对档案中文字信息进行处理，实现信息有效提取，同时设置相应的系统权限，给予档案信息编码准则，形成完整的信息管理数据库，提升管理效率。

一、档案管理的重要性

在信息化时代，进行档案管理的主要目的在于将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需要的信息，并通过档案中记载的历史变革汲取改革发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理，以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效的节省，而且实体档案的生命也能得到有效的延长，从而提高了档案的安全性，最终达到进行档案管理的目的。

档案记录了一个单位的改革发展历程，其记载的历史发展事件为事业单位进行决策、管理提供了相关的依据，而且这些素材具有较高的收藏价值以及新闻价值。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且事业单位以此为依据制定的改革策略可以降低“走弯路”的概率，从而节约事业单位的人力资源费用，减少事业单位财务的不必要支出，事业单位的资金使用率也将会得到提高。在信息化时代，将现代技术运用于事业单位档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效地对档案进行管理且能够有效地延长实体档案的寿命，十分具有现实意义以及历史意义。

二、云计算在事业单位档案管理系统构建策略

（一）确保档案信息资源共享的安全

在事业单位中，部分档案信息具有激励性的特点，在管理的过程中，应当不断提高信息资源共享的安全性。随着时代的发展，网络信息传播已经成为生活中的一部分，面对这样的时代背景，档案信息管理应当提高警惕，避免被不法分子利用。在信息资源共享的过程中，必须要在维护国家和人民的利益、保证安全的前提下才能进行。在管理的过程中，加大硬件设备的管理，做好档案室以及相关的存储设备的安全防护工作，确保档案室管理的各方面符合安全管理的标准，明确相关管理工作人员的工作职责，在管理过程中，严禁损坏涂改相关的档案。建立健全制度管理，在事业单位内部建立安全保密工作责任机制，在工作的过程中，必须签订安全保密协议，对于接受的档案从根源审查安全性，对保存的信息鉴别性质，分辨保密信息与共享信息，从而进行有效的管理。明确档案信息的开放范围以及程度，按照不同的标准对相关的档案资料进行安全审查，对于具有保密性质的档案信息，采用先进的加密技术，对相关的档案信息进行有效备份，加强网络监督与管理。

（二）加快推进数字化档案建设步伐

事业单位要积极转变传统档案管理模式，顺应现代化档案管理工作模式，在档案无纸化转化过程中，档案管理人员仍然要按照纸质档案的规范进行录入，避免遗漏信息。事业单位必须紧跟时代发展形势，依托互联网加快档案资源整合，不断提升事业单位档案管理工作效率，切实将数字化档案管理制度落到实处，通过明确划分相关人员的工作职能，具体将责任落实到个人；同时，事业单位在档案管理人员聘用上，要加强考核，确保应聘人员具备档案管理能力，通过考核选拔出专业素质过硬、政治素养较高的现代化档案技术应用人才，从而提升事业单位数字化管理水平，简化档案管理程序，优化档案管理环节，积极推动事业单位在网络化时代的发展速度。另外，事业单位必须创新档案管理方式，善于运用大数据技术，提升对档案信息的分析能力、数据处理能力，充分利用大数据技术加强对影像资料档案的管理，运用大数据技术实现对档案信息资料的备份管理，并精准量化分析档案资料，做好分类存储，从而建立起综合性较强的档案信息资料库。相关人员要加强对原始信息服务系统的专研和开发，不断提升影像档案资料管理水平，更新产品合格证明，保管好计量检定证书以及与计量器械有关的证明文件，从而促进事业单位档案管理工作体系从根本上转变。

（三）优化网络数据，提升归档质量

在信息化技术不断发展的形势下，社会生活、生产的各个领域中云计算、大数据以及各种社交媒体在人们日常生活中不断实现应用，档案管理工作实际面临的环境也越来越复杂。面对这种形势，事业单位档案管理工作如何充分保障网络数据的归档质量是当前需面临的一个巨大挑战。事业单位档案管理人员应该充分结合“互联网+”时代发展的步伐，以用户、新媒体、档案管理为基本出发点，充分利用网络数据的进一步优化，逐步构建事业单位的归档创新模式，通过这种方式来实现归档质量的有效提升。从具体的角度来看，档案管理人员需要积极实现与新媒体运用方式的融合，对网络数据获取和分析后，对用户下载网络数据的下载行为以及数据应用特征进行准确把握，在此基础上实现档案的批量归档。