信息化时代人事档案的风险管理

杨丹 武汉城市职业学院

在人事档案中包含个体的详细资料数据信息，其中包含学习经历、工作经历，个人隐私如姓名、性别、身份证号等内容，也体现出是一个机构或者事业单位所具有的人力资源结构，通常情况下，对此类的数据信息需进行保密处理。但人事档案在组织中有一定的重要性；同时具有较高的管理价值，所以在现代化的信息时代发展中，应该更多地注重对管理环境发生的变化，导致出现各种风险的应对，并采取具有针对性的措施解决问题，以此有效地防范人事档案出现风险的概率。

一、信息化时代人事档案的风险管理的背景

人事档案涵盖内容较为广泛，其中包括电子人事档案，以及文字、图表等形式的人事相关资料，用以记录事业单位经济的相关事务。《人事档案管理办法》中明确规定：对于满足以下条件的，事业单位内部可以电子人事档案形式进行保存，形成相应的电子人事档案。一是该电子档案是通过计算机等电子设备，形成并进行传输的有效档案。二是相关核算系统能够接收和读取该资料，并输出归档格式的相关电子人事资料，进一步设定必要审签流程。三是电子管理档案能够长期保存，并且能与其他纸质人事档案建立信息检索联系。四是能够有效防止档案信息被更改。五是建立备份，防止意外灾害以及意外事故对档案带来的破坏。六是该电子人事资料以及信息有重要保存价值或永久保存价值。

二、信息化时代人事档案管理存在的风险

（一）物联网风险

在信息化时代的发展过程中，人事档案管理工作的开展会面临物联网风险，分别是硬件设备遭受损坏与故障所导致出现的安全隐患。在现今的机关与企事业单位中，通常采用的都是双轨制管理模式，也就是同时实现对实体档案与电子档案的管理工作，并不断地提升电子档案使用效率，主要因为传输与管理工作具有很大便捷性。相对其它档案业务工作的分散管理开展不同，人事档案管理工作通常都由人力资源部门进行集中的管理，管理过程中呈现出存储量大、集成性高等特点，这一特点在信息化时代的发展中被不断的放大，当物理层遭受到破坏后，就会面临更加严重的后果；同时还存在着自然风险与人为风险，包含了地震、洪水、人为操作失误或者是恶意破坏等行为所导致出现的软硬件损坏现象。

（二）档案管理设备较为落后

当前，随着信息化技术的快速发展，各个行业都开始运用信息化技术开展工作，事业单位档案管理工作也不例外，在发展进程中，逐渐开始实施信息化档案管理，但由于事业单位高层管理人员没有意识到信息化档案管理的重要性，所以，即使信息化技术已经渗透到档案管理工作中，但使用范围并不广泛。档案人员离职后档案管理工作效率较差。在社会大环境发展背景下，人才难以在固定岗位干一辈子，离职现象经常发生。针对事业单位档案管理工作来讲，如果出现管理人员离职，且交接工作没有做好，那么就容易导致部分档案出现“死档”的问题，这对于事业单位发展会产生极大的影响。

（三）人事档案管理信息化程度低

信息化管理是事业单位人事档案管理工作追求的目标，只有做到足够规范化和合理化，才能够让人事档案管理工作朝着现代化、信息化方向发展。通过电子信息技术对事业单位的人事档案进行科学的信息化管理，能够有效提高人事档案管理工作的效率与质量，并能够使档案保存工作更加规范化。然而因为地域经济的发展程度以及事业单位领导重视程度的不同，从而使得事业单位在进行档案管理的时候还无法全面实施信息化管理。

三、信息化时代人事档案的风险管理的措施

（一）完善人事档案电子化管理制度

事业单位要逐步优化内部管控机制，建立良好的信息沟通机制，以及提升相关风险管控力度，根据《人事档案管理办法》《关于规范电子人事凭证报销入账归档的通知》《电子文件管理暂行办法》《电子档案移交与管理办法》《电子文件归档与管理规范》等规范性文件和标准，结合本单位实际情况，采用精细化档案管理方式，并且进一步制定相关电子档案的管理规定，其中要包含电子档案的归档、移交、借阅、整理、保管等环节细则，并且事业单位内部要进一步明确岗位的责任以及相应权利，从而达到进一步的内部制约，形成规范化、系统化的管控制度，利用可靠的安全技术以及高效的防控措施，进一步保证相关电子档案信息系统安全有效。

（二）注重提高人事档案管理的信息化水平

对于人事档案管理人员来说，其必须具备善于学习、不断学习的意识，在人事档案管理工作中，必须严格要求自己，加大信息专业知识的学习的力度，熟练掌握各种的技术与工作内容，通过信息技术来实现人事档案工作流程的不断发展，为事业单位人事档案管理工作的质量与效率的提高打下坚实的基础。除此之外，事业单位还要定期组织人事档案方面的培训，使人事档案管理人员的专业知识结构得到不断地更新，及时了解信息化档案管理的相关标准，为提高档案管理工作的规范化、专业化、信息化而不断努力。

（三）引进各种现代化数字档案管理设备

数字档案管理应用设备引进现代化的档案设备这一举动以及在现代社会中开始逐渐获得了现代人们的一致高度好评，因为这一举动，不仅为现代人们的日常生活工作提供了很多方便，同时也已经给我国数字化档案管理的推广发展应用提供了新契机。事业单位档案管理不同于其他的管理工作，它指的是一个非常综合性的档案管理工作，需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效解决事业单位信息量庞大的这一关键难题，引进一些高效的大型数字化管理设备信息系统无疑是目前解决这一问题的关键有效途径。为了能够更好的有效提高事业单位的工作效率，确保档案信息储存的安全，事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，创建一套现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案文件信息管理储存点的质量与安全。这种管理做法不仅希望能够为推进数档案管理工作创建一个有利的工作环境，同时还希望能够更好的有效促进国家机关和企事业单位全部档案工作的正常顺利开展。

（四）保障数字化环境的安全

信息技术的发展应用对于提升档案管理有效性、缓解人员工作压力、减少管理成本等有积极的意义，但是与此同时，互联网大范围使用带来的档案信息安全风险也不容忽视，档案存在信息泄露风险。行政事业单位在应用数字化管理模式的同时，必须将信息安全的维护作为重要工作内容，避免信息泄露以及信息丢失、损坏等情况出现。信息技术的发展使得网络病毒更新速度加快，为应对这一问题，行政事业单位应加强自身信息化水平，及时更新病毒查杀技术，为档案信息安全提供保证。为避免出现因系统故障或网络漏洞造成的信息遗失，档案管理人员要提前做好数据备份工作，最大限度地减少因网络问题带来的损失。除此之外，档案管理部门可以设立专门信息小组，或者同单位信息管理部门合作，实时更新防护系统、操作系统等，使单位档案管理保持时效性和先进性。

四、结束语

在现今信息化时代发展背景下，事业单位需要在工作中不断地建立健全人事档案信息化管理制度；同时完善相关硬件设备的安装以及对软件系统的升级，加强内部的数据库与人士档案信息化管理平台的建设工作，可更好地提升档案管理人员的综合素质，将人事档案管理开展的功能充分发挥出来，促使人事档案管理工作为事业单位的发展提供更多的服务。