项目管理思想在办公室管理中的实践初探

2021-01-16丰浪长沙北城发展有限公司

环球市场 2021年20期

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对于办公室而言，其是企业运营管理过程中一个非常重要的行政枢纽，实际开展的各项管理工作具有一定的复杂性。企业为了能够紧跟现代化社会发展趋势，可以在办公室管理工作中融入项目管理思想，将项目管理工作思路与办公室管理工作进行全面结合，在形成一种新型管理模式的基础上，全面提升办公室管理工作科学性。本文从项目管理思想的具体内容入手，展开阐述，针对如何在办公室管理工作中落实项目管理实践工作，进行全面探讨。

一、项目管理思想

通过对项目管理思想进行细致分析，发现其主要就是认为项目是某一个组织，为了能够达到既定目标，在特定的人力资源、物力资源、时间等多项条件的约束下，高效落实的一种具有一次性和独特性的任务。在落实项目管理工作期间，会借助多种不同类型的工具、技术、方法、知识等，以此来最大程度上的完成各方对项目的预期要求。项目管理工作具有较强的综合性，同时也会涉及多个不同的重要阶段，这就要求项目管理人员做好计划、组织、控制等多项管理工作。

目前在办公室管理工作中，主要包括两种类型的工作：一是程序化和重复性的工作，具体包括文件收发、印章管理、信息报送等多项工作。二是单次工作，如服务接待、活动组织、会务组织等多个方面的工作。其中第一种类型的办公室管理工作，需要严格按照标准规章制度做好各项工作；而对于第二种类型的工作，则是具有较强的开放性和临时性，其更加适用于项目管理思维[1]。

二、项目管理思想在办公室管理工作中的实践策略

（一）确定任务目标

在办公室管理实践工作中，可以融入项目管理思想。项目管理要求项目经理充分发挥团队领导作用，这就要正确领导项目小组在预算范围内，严格按照标准要求高效完成项目工作各项具体内容。因此，办公室负责人作为项目经理就要积极构建具有系列性的项目计划、组织、控制方案，从而将统筹管理工作落到实处，最终实现企业办公室管理目标。以项目管理思想为基础依据，可以具体将办公室单次性工作作为一个项目，细分为项目启动管理、管理任务执行、项目监控、项目调整等多项任务。在完成各个项目之后，还要及时开展总结会，并要将项目资料进行归档处理。

办公室管理工作人员在实际应用项目管理思维时，就要充分考虑办公室人员自身特点。通过对办公室工作进行细致分析，就会发现办公室工作看起来简单琐碎并不复杂，但这些工作具有一定的繁重性、并行性、多目标性等特点。在管理工作中要确定项目目标，必须保证评估目标具有可行性，同时要全面提升办公室管理工作质量。对于办公室的各项工作项目而言，基本上都是自上而下进行部署，在确定项目目标之后，有助于项目参与人员在思想观念上达成共识，从而能够帮助企业顺利开展各项经营管理活动。

（二）制定科学合理的工作任务计划

以项目管理思想为依据，开展办公室管理工作，会对服务转型和专业性具有较高要求。办公室管理人员在此种状况下，要在实际落实项目执行工作之前，制定科学合理的工作任务计划，甚至要对该项工作计划的可行性进行全面评估。

一是合理分解任务。严格依据任务性质，对各项任务进行细化分析；要严格按照一定的层次结构，积极构建完善的任务目标体系；并针对目标任务，精准确定最大任务单元的时间周期。

二是有效衔接任务。对各项任务合理进行分解之后，要注重从时间维度对各项任务进行衔接。办公室管理人员在具体工作中，就要从项目管理思维的角度出发，充分利用流程图的形式来标注各项任务的衔接；并且按照时间要求，结合任务流程做好任务的梳理工作。此外，积极引入项目管理思维工作流程图，可以达到可视化等目的，让任务衔接一清二楚，同时可以精准节点各个最小任务单元的工作量和时间节点。

三是合理分配人力资源。办公室管理工作任务想要高效完成，需要充足人力资源的支持。这就要求企业办公室管理人员，结合项目管理各项工作要求，作为责任部门，针对完成的单次任务对企业内部的人力资源进行合理调配。在保证各项任务在标准时间范围内完成同时，也要细化任务分工表以及流程图，从而提升任务完成速度和质量。

四是发布工作计划。综合考量各项限制因素，对于办公室管理人员而言，也要对完成任务的网络图可行性进行细致分析[2]。要充分利用现代化办公室OA办公系统以及各类信息基数手段，提前将具体的工作任务和计划方法下发给办公室工作人员，提升工作人员的参与度和积极性。

（三）严格监督管理工作执行状况

在办公室管理实践工作中，融入项目管理思想，在实际实施各项任务期间，要对办公室工作人员的具体工作行为进行实时监督。主要就是因为各个任务单元都要非常明确的截止时间，为了能够在有效的时间内提升工作效率和质量，就要防止因为工作人员自身原因，而延误整体任务完成时间。同时通过流程图更新流程进度，及时查找进度滞后的原因，通过各种技术手段或人力资源支持解决进度滞后问题，确保工作任务按质按量完成，这样也有助于在后续制定出更具有针对性的办公室管理机制。