加强医院档案管理助推医院建设的思考

陈明丽 青海省第四人民医院

一、医院档案管理与医院建设的关系

（一）医院档案管理工作内容及必要性

医院档案管理工作是医院发展建设过程中重要的原始凭证和权威依据，做好各类档案资料的管理工作，对医院而言是一笔宝贵的财富。因此，档案管理工作是医院管理工作中的一项重点工作。医院档案主要包括：人事档案、文书档案、病历档案、科研档案、基建档案、会计档案、设备档案、招投标档案、照片档案、荣誉档案等，涉及的档案类型多，分管科室多。做好各类档案的收集、整理、保管、利用、编研开发等各项工作，可为医院的发展建设奠定坚实良好的基础。

（二）医院档案管理与医院建设的关系

通过医院不同时期的档案资料总结医院不同时期的发展需求、文化进程，为医院的经济建设、文化建设提供有效的依据。

1.医院档案管理为医院文化建设制度指明正确方向

医院文化建设需要有完善的制度作为依托，以此才能保证文化建设有效落实，顺利开展。医院文化建设不是一朝一夕的事，而是一个长期发展和积累的过程，需要形成固定的建设思路，并且在制度约束下有序完成。文化建设制度的制定需要记录在档案中，保证每一个医务人员都能够严格遵守工作规范，约束自己的医疗行为，为医院文化建设贡献一份力量。档案管理可以将文化建设制度的实施情况以及更替情况详细记录下来，提高医院文化建设工作效率，为医院文化建设制度的创新与优化指明正确方向。[1]

2.医院档案管理为医院建设奠定坚实的基础

医院建设发展过程即是医院文化形成与发展的过程。做好医院档案管理工作，有利于医院文化的健全与完善；有利于医院文化理念的充实与彰显；有利于医院文化整体性与层次性水平的提高。做好医院档案管理工作，通过对各门类档案资料的开发利用展现出医院丰富的文化底蕴，为医院的发展建设奠定坚实的基础；

3.医院档案管理推动医院经济长远发展

在医院的发展过程中，要更好地落实档案管理，需要结合医院的具体发展情况以及发展的方向来进行，使医院的档案管理制度能够完美地适应医院的发展需求。[2]做好医院档案管理工作，通过各类档案资料的真实记载提供最真实的资料数据，既可以客观的准确的反映医院的经济发展情况、管理水平、医疗质量等，为医院的医疗、教学、科研工作提供依据及更好地发展趋势，还可以作为法律凭证维护医患双方权利，从而推动医疗卫生事业的长远发展。

二、医院档案管理过程中存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

医院绝大部分人对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是各科室将资料送来，抄抄写写、存放保管的机械性工作，不是医院的主要工作，不能给医院创造经济效益，只要做到不丢失，不泄密，能应付查、借阅就行了。诸如此类轻视档案工作的思想，表明了大部分人缺乏档案意识，不了解档案对医院发展的重要意义。目前普遍存在的对档案管理工作的忽视和误解，与新时代下档案管理规范化、标准化的要求相去甚远。

（二）医院档案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

目前，医院档案室工作人员大部分隶属于医院办公室管理，但办公室工作和档案室工作内容和性质截然不同。档案管理人员大都身兼数职，很难正常开展档案工作。受分工不明确的影响，档案管理人员很少接受定期的专业的档案知识培训，导致档案意识薄弱，对档案工作精力投入不足，忙于日常行政事务，对档案管理工作仅仅只是停留在将资料放入档案盒中，没有及时系统地将所有档案资料进行系统的收集、整理、归档，文件材料丢失等情况时有发生，严重影响了档案的时效性、真实性、完整性，档案管理水平和质量落后跟不上医院发展需求。

（三）新形势下的档案安全问题

传统档案安全面临很大挑战，主要表现在档案库房不达标、建设不规范，达不到防火、防盗、防潮、防水、防光、防尘、防鼠等要求，档案管理人员稀少，管理意识不到位。各立档部门管理混乱，未设置档案管理专兼职人员，导致档案下落不明、丢失等现象严重。除此之外，有的医院即便实现了档案数字化、信息化管理，但相关开发利用技术水平达不到要求，档案信息安全面临着威胁。随着国家信息化建设步伐的加快，信息技术的发展，信息安全受到了严重的挑战。档案信息安全问题同样如此，如涉密信息、敏感信息通过互联网传输，如何做好安全保密工作，电子文件的真实、完整、可用等都存在安全隐患问题。

三、加强医院档案管理，促进医院发展建设的途径

（一）深知各类档案的重要性，强化档案意识、责任意识

医院领导干部应从医院发展战略角度出发，引导全体职工充分认识档案的重要性，全员树立档案意识，强化责任意识；随着时间的流逝，做好各类档案管理工作是对医院发展历史最好的见证，做好医院档案的收集、保管、利用是为今后医院的可持续发展打下坚实的基础。各立档科室应设置档案管理专兼职人员，不断强化责任意识，高度重视档案管理工作。医院档案管理通过历史档案的借鉴、搜寻、宣传、利用，让档案中体现的服务文化、人文关怀、制度文化、安全文化、质量文化、医疗文化等观念，熏陶、影响青年一代医务工作人员，使医院文化逐渐地外化于行、内化于心，成为全体医务人员所奉行的行为准则和认同的价值观念。[3]比如：创建医院品牌文化建设，需做好医院的宣传教育工作，通过建立院史馆、荣誉室等，将医院、职工历年来荣获的各类各项奖励（奖牌、奖状、奖章、奖杯等）、医务工作者先进事迹、医院核心制度等分门别类上墙、设置展区进行展示，让广大新老员工通过参观学习了解医院历史，了解医院文化，从而不断增强职工凝聚力和向心力，增强爱国、爱院情怀。新冠疫情期间各定点收治医院涌现出一大批抗击新冠疫情优秀基层党组织、先进集体、先进个人、织……他们在那场没有硝烟的战场上，不顾个人安危，勇于担当的先进事迹应铭记在医院的档案中、历史中，这样既对相关档案进行了规范化管理，又树立了医院品牌文化，从而进一步促进医院社会效益。

（二）不断完善档案管理制度，加强标准化与规范化

档案管理只有通过不断加强标准化、规范化建设，才能强化档案管理的硬实力。医院各类档案具有专业性与复杂性，种类繁杂，需要建立起符合医院实际、分门别类的档案管理制度，制定统一的标准与规范，多个部门根据档案的不同种类、性质进行区分。[4]因此，为适应医院发展需求，需要不断完善各类档案管理的规章制度，并遵循档案资料“谁形成、谁整理、谁负责”的管理责任制来规范各部门各类档案资料的收集管理工作。

（三）打造一支具备丰富的档案管理专业知识、责任心强、先进的档案管理技术团队

当大多数医院认清了档案管理工作的重要性，但普遍存在缺少优秀的档案管理人员，我们应立足于“用好现有人才，引进亟须人才”的宗旨，加强医院文书档案现有技术档案管理人员专业知识和技能的培训，并通过优化和创新人才机制去吸纳更多优秀的档案管理人员。医院还可以通过招聘会直接从高校选拔档案专业的优秀人才，不断充实档案管理工作团队。此外，在医院职能分工越来越精细的大环境下，通过建立奖惩机制对档案管理人员进行考核，强化责任心，通过定期考核、奖罚分明的奖惩机制全面提升档案管理人员的综合素质和业务技能，打造一支专业的优秀的档案工作团队，推动档案事业良性发展。

（四）强化档案管理创新意识，提高档案资料使用效率

医院档案管理人员应具备创新意识，做好档案信息资料的开发与利用。2021 年是“十四五”开局之年，全面建设社会主义现代化国家新征程开启之年。观念创新是医院各项工作创新的前提和基础，做好医院档案创新管理工作，要站在新的起点向更高层次跨越发展，要从思想挖根源、找差距，自觉树立档案意识，要结合档案传统管理模式紧跟医院发展步伐对档案管理工作方式、内容进行创新，医院领导层需要高度重视档案管理工作，增加档案管理信息化建设投入力度，购置相应的软硬件设施；进一步做好档案数字化、信息化工作，做好信息资料的开发及利用工作，通过不断提高档案管理创新能力，树立医院品牌文化，切实提高医院核心竞争力。

四、结束语

总体来说，在医院中重要性不容忽视的档案管理工作，是能够保障医院各项工作顺利开展的基础条件，能够作为医院发展建设过程中重要的参考依据，因此，应当充分认识到医院档案管理工作的重要作用，结合医院发展建设的实际情况来思考相关的措施，使医院的档案管理更加适应社会的发展过程以及医院的发展建设需求，以此提升档案管理的水平。