数字化时代高校档案管理信息化建设分析

文/苗启慧

当今社会已经步入大数据信息化时代，信息化管理手段逐渐受到全社会的高度关注。近年来高校建设规模和招生规模都不断增加，相应的档案资源也在不断拓展，档案管理信息化建设业已成为大势所趋。本文主要针对数字化时代高校档案管理信息化建设进行分析，期望对高校的建设与发展，特别是对高校档案管理的信息化建设提供参考与借鉴

档案管理是高校管理工作中的重点之一，它涉及到高校各个方面和各个环节工作的开展。面对当前数字化信息化时代，高校档案管理面临着巨大的考验，传统档案管理工作的弊端逐渐凸显，传统管理手段和日益增长的海量的高校档案资源信息产生了脱离，影响了高校正常的运行和长期发展。针对这种情况，高校就需要积极采用信息化手段，加强档案管理的信息化建设，推动档案管理工作的快速发展。

一、高校档案管理概述

档案管理涉及到高校各项工作内容，它是对高校各类信息材料记录与汇总的集合。不仅对校内各类档案和有关资料获取、分类、整理、鉴定、汇总、统计和保管，而且还要做好档案开放和利用等工作。在高校档案的管理中，文件材料归档的范围比较广，主要包括党政的管理类的材料、教学类的材料、科研类的材料、建设类的材料、设备仪器材料、产品的生产类材料、出版物类的材料、外事类的材料、财会类的材料，等等。这些材料的合理记录与保管构成了高校档案，它对高校的发展具有重要的作用[1]。

二、数字化时代高校档案管理信息化建设的必要性

在高校传统的档案管理工作中，主要是通过手动方式进行，这种管理模式存在着诸多的弊端。首先，档案资料占据的空间大。由于高校档案的管理中涉及到大学生的在学资料与就业资料等，还包括各种教务工作中的资料，资料材料十分复杂和繁多，往往在档案的材料收集、整理和储存中都需要占据很大的空间。其次，传统管理费时费力且效果不好。在传统管理中，对档案资料在分类、编排、整理和归置中都较为费时费力，浪费很多的时间和人力，且对资料的整理效率不高、准确性也不够，从而势必影响档案管理与运用的效果。再次，高校在档案管理中一直存在二次利用率低的情况。档案资料涉及到高校工作中的各个方面，有学生工作方面的资料，也有教务工作方面的资料，这些资料都是具有一定的利用价值，如学生档案对他们的就业十分重要，教务档案对学校教学工作开展具有指导作用等，然而高校在档案的管理中一直缺乏对档案潜在价值的挖掘[2]。最后，近年来高校不断扩招，校内学生以及教师的数量快速增多，进而导致学生学籍的档案和教师职员的档案等都出现激增、更新速度快和多样载体形式等特点，这对信息的收集、甄别、编辑、存档和利用等增加了难度。而随着数字化时代的来临，信息化和网络化手段越来越普及，传统的档案管理模式的诸多弊端逐渐显露，已经不能适应现阶段发展的要求，这就需要尽快做好档案管理的信息化建设，积极引进信息化技术来推动档案管理工作的数字化、自动化和网络化发展[3]。由此可见，高校档案管理信息化建设是现实的最佳选择，非常必要。

三、数字化时代高校档案管理信息化建设的价值

档案管理的信息化建设实现了传统管理模式的转变，借助信息化手段的优势能够有效促进档案管理工作水平的提升，对高校档案的管理工作具有重要意义。其主要表现在：

首先，信息化的建设能够促进档案管理更为便捷。传统档案管理需要使用大量纸质载体，在长期发展中，此类纸质档案资料也会不断积累，存储中需要占据很大的空间，且还容易受到潮、虫等外界因素的影响，其长期保存存在难度，而通过信息化手段就能够实现对档案资料的便捷保存，通过硬盘或者云端等就能够实现对大量资料的存放，能够长期实现保存，从而实现档案管理的便捷性。

其次，信息化的建设促进档案的检索和查询。过去，档案查询费时费力，而借助信息化手段就能够通过先进的查询方法，如分类查询和组合查询等，迅速而又准确地获取相应资料。

再次，信息化的建设符合时代发展的需求，实现档案信息共享。通过信息化的手段，能够促进高校内部各个部门借助网络实现信息的联系与交流，他们之间能够更好实现资源的共享，促进管理工作更好开展[4]。

最后，信息化的建设能够促进高校档案价值的发挥。通过信息化的手段能够更好实现对档案资源的数字化管理，在各个部门工作中需要档案资料提供依据时，就能够随时随地借助信息化手段实现所需资源的检索，且借助大数据技术还能够实现对档案资料潜在价值的挖掘，对教务工作和学校发展都能有所帮助。

四、高校档案管理信息化建设现状

在数字化时代下，高校档案信息化建设非常必要、势在必行。可是纵观高校档案管理信息化建设状况，还存在诸多的不足。诸如：

一是高校档案管理人员综合素质不高。在数字化的时代下，高校在档案管理中逐渐加大了信息化的建设力度，尽管信息化建设对提高管理工作水平具有积极意义，但这也导致目前档案管理和传统管理存在显著差异，想要充分发挥信息化手段的作用，还需要相关人员具备良好的综合素养。而现阶段高校档案管理工作中，相关人员普遍存在素质不高的情况，他们过去长时间运用传统的手工的档案管理方式，如今面对信息技术、计算机和电子设备等，相应的管理人员存在运作能力的不足，在工作开展中并不能够充分发挥信息化的优势，势必影响其工作质量与效率。

二是信息化管理基础设施尚不完备。在高校档案的管理工作中，要实现信息化管理，完备的基础设施是其基本基础和前提条件。在现阶段对档案管理信息化建设中，尽管高校在不断进行基础设施的建设，但整体来看还普遍存在不完备的情况，在硬、软件方面都存在不够完备的现象。高校一般只是对硬件配置比较注重，投入资金进行购置，如计算机、扫描仪等设备，但对软件配置较为忽视，程序系统往往存在漏洞或者滞后性，没有及时更新和完善，逐渐出现系统性能问题[5]。

三是档案信息的数据库建设不够完整。在对高校档案的管理中，由于涉及到大量的档案资料，且档案资料随着时间的增加，还会不断积累与增多，所以这就需要确保其数据库具有很好的功能，要求其数据库在建设中要实现数据库的持续更新和良好储存。但在高校现阶段档案管理数据库的建设中，还存在不完整的情况，如档案信息的录入不完整、档案信息的象征性录入等，这都影响了数据库的功能。同时，完成档案信息的录入后，往往缺乏管理，并未按照实际情况做好档案信息的及时更新和核实，这就导致数据库内数据不完整或者虚假信息等情况的存在，这都会对数据库的使用以及档案管理工作造成不利影响。

四是档案信息存在安全问题。尽管信息化的手段具有显著的优势，但同时它也存在一定的弊端，安全问题的解决一直是信息化技术使用中的难题。在高校档案管理的信息化建设中，往往比较重视信息化技术的应用，而对安全问题较为忽视。这就导致在档案信息化过程中，管理系统可能频繁受到病毒或者黑客的攻击，造成档案信息的丢失或者破坏等情况，因此这就需要高校重视信息化管理的安全问题，积极采取有效手段做好安全防护，确保档案信息的安全性。

五、数字化时代高校档案管理信息化建设策略

针对现状与存在的问题，加速高校档案管理的信息化建设采取以下措施与策略：

策略之一：努力提升档案管理人员的综合素质。众所周知，管理人员综合素质直接关系到档案管理工作的开展效果。在信息化建设的背景下，高校的档案管理工作不仅需要管理人员具有传统管理素质，同时还需要他们具有良好的信息化方面的素养，要求他们能够对电子化设备和计算机等熟练掌握与使用，这样才能够确保信息化手段的作用发挥，因此数字化的时代对档案管理的人员素质要求更高，对复合型的人才需求增加。由于复合型的人才培养并不是一个速成的过程，管理人员掌握现代化技术需要长期不断学习，因此为了满足工作需求，高校就可以引进一批能够对电子化设备和计算机等熟练运用的复合人才，来促进其档案管理的信息化发展[6]。同时，高校要注重对在职人员综合素质的提升，可以采取定期的专业培训活动，从而促进他们更好实现工作的信息化管理。

策略之二：完善信息化管理基础设施。基础设施是实现档案信息化管理的前提，在对档案管理信息化建设中，高校需要重视对基础设施建设的投入，不断对各种硬件和软件等基础设施进行完善。高校要根据档案管理的内容进行硬件设施的配置，如计算机、录像机和扫描机等设备，且保证这些硬件设施具有良好的性能；在软件方面的配置中，高校要根据档案管理工作实际情况进行管理系统的研发，并在使用中对系统不断改进与更新，确保系统具备良好的功能，能够满足档案信息化管理的需求。

策略之三：加强档案信息化的数据库建设。在档案管理信息化建设中，数据库是档案管理的核心部分，它对档案信息的收集、整理、分析、储存和利用等具有重要的作用，因此高校必须加强档案信息化的数据库建设。首先，高校在数据库的建设中，需要做好档案信息的录入，对涉及到各个部门和各个环节的信息都要录入到数据库内，且档案信息的所有形式都要纳入其中，如文字和音频等信息，保证数据库内的档案信息具有良好的完整性。其次，在对档案信息的录入中，要做好对所有的信息数据认真核实，避免虚假信息的出现，保证数据库内档案信息具有真实性。再次，要对数据库做好及时更新和强化管理，对发生的相关信息要及时和实时向数据库内录入，保证档案信息和高校实际情况保持高度一致性[7]。

策略之四：重视档案信息的安全管理。高校在对档案管理信息化建设中，信息化程度在不断提升，档案信息的网络化和共享化逐渐深入，由于网络环境和信息环境存在着诸多的安全威胁，这也增加了档案信息的安全隐患，因此高校在对档案管理的信息化建设中一定要重视安全管理工作。在档案信息化管理中，相关人员要具备良好的信息安全意识，在工作期间要规范自身的操作与处理，确保对档案信息的处理没有安全风险。同时，在信息化手段的使用中，要做好对系统和软件的安全性防护，合理使用安全防护软件，如防火墙、360安全卫士等，并对管理系统定期进行更新，做好对系统漏洞的查补，实现对病毒或者黑客等恶意攻击的抵御，避免对档案信息的完整性与安全性产生威胁，以确保档案的信息安全。

综上所述，当今世界面对大数据、信息化时代，高校的档案管理信息化是其必然的发展方向，信息化的建设对高校档案的管理工作具有着重要的价值。加强档案管理信息化建设，实现传统档案纸质管理与信息化管理优势互补，能够有效改善传统管理不足，提高档案管理整体水平。然而，时下在高校档案管理信息化建设中还存在诸多问题和不足，困扰与制约着档案管理信息化建设，并影响信息化手段的优势发挥。就此，提请高校管理者，特别是高校领导层高度重视档案管理信息化建设，大力促使档案管理迈上新台阶，这对高校建设与发展意义非凡，切莫等闲视之。