浅析核电厂生产运行阶段文件管理标准体系优化

文/姚彦通

在核电厂建设与生产运行阶段，会产生大量的文件，这些文件在核电厂各项生产活动中发挥着重要的作用，是档案管理的重要内容。作为档案管理重要内容的核电厂生产运行阶段的文件管理标准体系，是文件管理活动的“顶层设计”和“必要条件”。本文主要以国内大型先进压水堆核电厂生产运行阶段的文件管理活动为对象，通过梳理和分析，结合核电厂文件管理实践要求，提出应该在文件分类体系、基准文件管理、生产活动记录管理等方面制定几项文件管理标准的建议，力求为构建核电厂生产运行阶段的文件管理标准体系提供参考

作为传统文档管理范畴的档案管理，相关标准很多，标准体系比较完整，能够满足和指导核电厂档案管理的需要。随着我国核电事业的发展，研究如何对核电厂文件进行有效管控，梳理核电生产运行阶段的文件管理标准，对核电厂来说是一项具有现实意义的工作。分析核电生产运行阶段文件管理标准体系，必须基于核电厂生产运行的管理实践和客观要求，把文件管理内容从档案管理范畴独立出来进行思考，如此才能保证建立的文件管理标准体系的明确、完整、系统和实用。

一、文件管理的主要内容

结合核电厂生产运行的管理实践，确立文件管理活动与内容：

一是文件管理范围。对核电生产运行阶段的文件管理标准体系进行研究和分析，首先应确定和建立文件管理的分类体系。核电生产运行阶段的文件总体上可分为上游文件、生产文件、项目文件、综合职能文件，项目文件在项目竣工后可根据生产活动需要转化为生产文件。

文件的有效控制和规范管理，是核电厂安全运行的有效保障。因此，文件的有效性、规范性在核电生产运行阶段显得特别重要，文件管控也成为文档工作的主要内容，而需要加强文件控制的这部分文件主要指与生产活动密切相关的生产文件。文件体系中的项目文件，指核电生产运行阶段在基建、科研等项目活动中产生的文件，核电项目文件虽然进行文件阶段的管控，但是主要根据档案管理要求进行，同生产文件控制有很大的差别。上游文件和综合职能文件，虽然属于核电文件分类体系的一部分，但是在文件阶段，也不需要同生产文件一样进行文件控制，其主要根据档案管理要求进行。因此，关于文件控制标准体系的研究内容，主要基于核电生产文件的管理实践和控制要求。

图1 核电厂生产运行阶段文件分类体系图

二是文件管理主要活动。以国内大型先进压水堆核电厂的生产运行阶段为调研对象，可初步确定核电厂生产运行阶段的文件管理主要由文件分类体系管理、文件编码管理、文件收发管理、电子文件管理、基准文件管理、生产活动记录管理、生产技术文件管理、变更文件管理、设备文件管理、基建项目文件管理、科研项目文件管理、信息项目文件管理、对外服务文件管理等13项活动构成。

二、文件管理标准的适用性分析

众所周知，核能是我国一大重要的新型能源。作为核能重要的生产单位——核电厂，其科学安全运行是第一要务。其管控文件管理标准的制定与应用，堪称极为重要。下面对文件管理标准的实用性进行一些探索与分析：

一是文件管理标准的现状

在我国各类文档管理标准中，对核电生产运行阶段文件管理体系和具体管控要求涉及的不多，没有形成具体、完整的文件管理标准体系。通过梳理和分析，与核电生产运行阶段的文件管理有关联的主要标准列表如表一。

二是文件管理活动与现有标准的对应关系

对核电生产运行阶段文件管理的各项活动与国内现有的文件管理相关标准的对应关系进行了整理，见表二。

三、文件管理标准体系分析与建议

通过梳理和分析可以看出，在核电厂生产运行阶段的文件管理与控制方面缺乏有针对性的、明确的标准，尤其是对核电厂生产文件从体系建立、文件编制、升版修订、使用保管等方面的管理控制，尚不全面也不成体系。如何建立核电厂管理标准体系，笔者通过分析提出以下建议：

建议一，关于核电厂生产阶段文件分类体系与管理要求

核电厂文件数量巨大，种类繁多，进入生产运行阶段后，文件管理变得更加复杂，既有大量工程期间形成的“工程文件”，又有生产运行期间不断产生的“生产文件”。对于核电厂生产运行阶段文件管理而言，明确文件总体分类体系及管理范围，明确具体的管理要求，是实施核电厂生产运行阶段文件有效管理的前提和基础。《NB/T20313-2014核电厂运行文件体系》，只规定了核电厂生产文件的种类、编制原则、管理内容等，对项目文件和综合职能文件的种类、范围和层级关系等没有规定，因此，对于核电厂生产运行阶段的文件分类体系、管理范围、层级关系、管理要求等有必要制定明确的总体标准——核电厂生产阶段文件分类体系与管理要求。

建议二，关于核电厂基准文件管理

基准文件是核电厂加强生产文件控制而产生的一种管理性的文件分类，由上层文件、管理程序、技术文件三种文件实体分类组成。基准文件在核电厂生产运行活动中长期发挥职能作用，具有很强的指令性和操作性。基准文件衍生出的管理概念包括纸质受控文件（卫星文件）和工作文件。纸质受控文件指为方便生产部门实施现场生产活动，在核电厂现场指定地点保管的、用于产生工作文件的基准文件的复印件。工作文件是用于核电厂运行、试验、维修等作业过程的文件。基准文件、纸质受控文件、工作文件都是为满足核电厂生产活动需要而对生产文件进行的一种管理性的、控制性的分类。

《EJ-T1225-2008核电文件档案管理要求》，只对核电文件的管理职责、质量要求、形成收集进行了总体的规定，缺少对基准文件管理的要求。因此，鉴于基准文件的管理特点和重要作用，有必要制定核电厂基准文件管理标准，对基准文件的管理范围、管理要求、利用方式进行具体的规定和明确。

表一

表二

建议三，关于核电厂生产活动记录管理

生产活动记录是核电厂生产活动过程中产生的事务性文件、生产记录和报告。事务性文件包括信函、会议纪要、商务文件。生产记录指核电厂仪器设备根据系统设备运行自动记录的原始信息和电站人员对生产活动进行的直接真实记载的信息。报告包括管理报告和技术报告，是指对原始记录或生产管理工作加以分析总结，给出评价性的、结论性的总结信息，是记录的一种表达方式。

核电厂生产活动记录，在电站生产运行活动中发挥重要的凭证和查考价值作用，记录着生产活动的意图、思想、数据、经验，是核电厂生产运行活动留下的信息财富和真实写照。对生产活动记录进行完整的收集和系统的管理，能够为核电站的安全生产和创新发展提供证据和依据，是我国发展核电技术的原始材料，具有重要的战略意义。核电厂对生产活动记录采用文档一体化的管理模式，其管理特点是在文件阶段进行一定的文件控制，最终又进行归档管理形成档案，管理重点是要保证文件的真实和完整，注重文件的收集、整理和归档。

《EJ-T1225-2008核电文件档案管理要求》，缺少对生产活动记录管理的具体要求。因此，为提升核电厂生产活动记录的管理水平，有必要制定核电厂生产活动记录管理标准，对生产活动记录的分类体系、管理要求、利用方式进行规定和明确。

建议四，核电厂生产技术文件管理

核电厂生产运行阶段技术活动产生的技术文件，特点是指导电站安全可靠运行的所有技术活动，对技术路线、技术方法及总的技术要求进行明确。技术文件从内容上讲，一部分由工程技术文件转化而来，一部分是根据生产运行活动需要而由核电运营者编写。

核电厂生产技术文件，需要对文件的规划形成到生效发布直至失效作废的全生命周期进行管理，需要对文件分类、编码、模板、审批发布、利用等各管理环节进行控制。当前，我国核电行业对生产技术文件进行先进性的管理控制，主要依靠文件控制系统和档案管理系统去实现。文件控制系统嵌入在核电厂生产管理系统之中，能实现生产技术文件“从生产技术活动中来，到生产技术活动中去”，能最大限度地满足核电厂对技术文件的需求，从文档管理角度讲，能实现对文件的前端控制和全程管理。生产技术文件归档后又转至档案管理系统，这样方能保证核电厂文档管理体系和利用体系的完整性。

《EJ-T1225-2008核电文件档案管理要求》缺少对生产技术文件管理的具体要求。因此，鉴于生产技术文件的重要性，有必要制定核电厂生产技术文件管理标准，对其形成、分类、编码、审批、利用等管理提出具体管控要求，并明确如何通过管理系统实现文件的前端控制和全程管理。

建议五，核电厂运行阶段设备文件管理

核电厂生产运行阶段在基建项目、设备采购、变更管理、信息系统建设等活动中产生的项目文件，在项目结束后可根据生产活动需要转化为生产文件，而对于设备采购中产生设备文件，这种特点尤为明显。设备文件指在设备设计、制造、验收过程中形成的与设备实体一致的、具有保存价值的文字、图表、照片等各种形式载体的文件材料。主要由设备设计文件、设备制造完工文件、设备安装及调试文件、监造文件、开箱检验文件等组成。

设备文件在管理分类上属于项目文件，主要依据档案管理要求按照项目文件的管理方式进行管理，在内容属性上，项目结束后设备文件可根据生产活动需要转化为生产文件，内容上又纳入在生产文件中进行管理。和生产活动的密切相关，内容上又具备生产文件属性，决定设备文件单纯依据档案管理要求进行管理无法充分满足核电厂对设备文件的管理和利用需求。

《GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求》《DA/T28-2018建设项目档案管理规范》《EJ-T1225-2008核电文件档案管理要求》三份标准，只规定了设备文件作为项目文件属性的管理要求，缺少其作为生产文件属性的管理规定。因此，鉴于设备文件的重要性和复杂性，有必要制定核电厂运行阶段设备文件管理标准，对其管理内容、要求、方法在生产文件属性方面进行规定和明确。

建议六，核电厂运行阶段变更文件管理

对于核电生产运行阶段变更管理活动中产生的变更文件，在项目结束后也可根据生产活动需要转化为生产文件。为加强核电厂机组生产运行性能，必须不断地对核电机组的构筑物、系统、设备部件等进行实体或功能上的改变，从变更改造的申请、设计、实施到竣工关闭整个管理过程中，会产生大量的管理性文件、影响性文件和结果性文件，统称为变更文件。

变更文件在管理分类上属于项目文件，主要依据档案管理要求按照项目文件的管理方式进行管理，在内容属性上，项目结束后变更文件可根据生产活动需要转化为生产文件，内容上又纳入在生产文件中进行管理。和生产活动的密切相关，内容上又具备生产文件属性，决定了变更文件单纯依据档案管理要求进行管理无法满足核电厂对变更文件的管理和利用需求。

《GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求》《DA/T28-2018建设项目档案管理规范》《EJ-T1225-2008核电文件档案管理要求》三个标准，只规定了变更文件作为项目文件属性的管理要求，缺少作为生产文件属性的管理规定。因此，为提升核电厂生产阶段变更文件的管理水平，有必要制定核电厂运行阶段变更文件管理标准，对其管理内容、要求、方法在生产文件属性方面进行规定和明确。

总之，核电厂生产运行阶段文件管理标准体系建设是一项长期的工作，是文件管理努力的重要方向。通过对文件管理标准体系的完善和构建，以实现对核电厂文件管理活动的指导，强化文档管理工作的价值，促使核电厂科学、安全、文明、有序的运行，为我国的核能源事业的发展贡献力量。