企业档案信息资源整合与利用

文/张 琳

现代化的信息技术对于企业档案资源的整合与利用具有重要影响，可以提升档案资源的开发使用率，便于对档案信息进行再加工，促使档案资源的全面整合与优化。如何对企业档案信息资源进行整合与利用，使其成为共享的社会资源，本文进行了关注与研究，提出了整合的措施与办法

当今世界，已经进入了大数据信息化时代。适应这一发展总趋势，企业档案信息资源整合与利用也逐步提到了日程上来。企业档案信息资源的整合与利用最终归宿从大范围来讲，就是为我国经济社会发展服务；从小范围来看，企业档案其要旨在于记录企业发展的真实面貌，维护企业以及员工的合法权益，为企业的后续发展提供支撑。企业档案资源蕴含着非常丰富的信息，有极高的利用价值。由此可见，企业档案信息资源整合与利用非常重要。

一、必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的重要性

世界步入信息化时代的今天，互联网技术、信息化技术等正在迅猛发展，随着网络技术呈现多样化，企业档案信息资源整合管理越发呈现出复杂化的态势，需要企业内部多个职能部门之间协调配合方能得以实施。在企业档案信息资源整合管理工作发展的过程中，传统工作方式的弊端渐渐显露。如今经过发展，企业的档案信息管理工作也从过去的传统手工整理方式转化为数字化的整理和管理方式，就此层面说，企业档案信息资源管理工作已经取得了一定的成绩。然而，随着时代的发展变化，对企业档案信息资源整合、利用提出了更高的要求，不仅需要收集管理信息，同时还需要用一种方式去整合这些已有的信息资源，在此基础上加以开发和利用，使之转化成为对社会经济发展以及文化产业发展有用的资源。企业档案信息资源整合与利用的新要求，也对档案信息管理人员的思维观念和业务能力提出了新的挑战。必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的必要性，下功夫用力气真抓实干，方能做好这项工作。

二、目前企业档案信息资源整合与利用存在的问题

分析与研究当前状况，企业档案信息资源整合与利用存在的主要问题如下：

问题之一：企业信息化基础建设薄弱。近年来，许多国家都投入大量资金和人力物力进行信息通讯基础设施的建设，越来越多的国家意识到企业信息化建设的重要性，也在积极引导企业为信息化建设创建良好的环境，方便企业开展电子商务活动。我国还属于发展中国家，企业的信息化建设基础较为薄弱，通信设备投资距离发达国家有一定差距，因此，在信息化时代，企业的网络技术基础建设也比较相对薄弱。在这种前提下，企业难以大面积施展电子化的档案信息资源管理。

问题之二：档案管理的标准化建立起步较晚。档案管理建设的标准化水平偏低，档案数据库建设不及发达国家。我们国家的档案标准化建设起步比发达国家晚，技术水平偏低，制度建设还不是很完善，同时在档案管理标准化的认识上也有滞后性。目前，虽然有一些系统性管理的档案管理软件，但是尚不具备综合功能，数据呈现碎片化，未能形成统一标准，多数档案管理单位也没有统一的对标，缺乏整体性和延续性。近年来，一些企事业单位虽然建立了档案数据库，但也是标准化程度偏低，数据没有规范性的控制，对社会起不到很好的服务作用。

问题之三：档案管理队伍人员素质较低。档案管理的信息资源整合与利用，需要有先进的技术设备和技术人员作为保障，但是目前的档案管理人员尚缺乏系统性的管理意识，或者过于注重技术钻研而忽视了对管理人员的工作综合能力培养，这样往往会导致管理人员的综合素质不能及时跟进，也会影响到档案管理工作的水平提升。甚至于，很多企业还未认识到档案信息资源整合与利用的重要性和紧迫性，从思想观念上就已经落后了，再加上管理人员缺乏对档案管理的专业能力，势必造成档案管理工作的停滞不前。

问题之四：我国档案信息资源整合利用还缺乏网络协调运转机制。现在，我国的企事业单位还没有引进专业的档案管理工具对档案信息进行有效的管理，这对我国档案管理工作造成了一定的不利影响。有些企业虽然认识到了档案管理信息资源整合与利用的重要性，但是缺乏资金和人力、物力的投入，尚未采取有效的措施促成档案信息资源整合。毋庸置疑，如果在网络协调运转机制上多加资金投入和建设，对于企业档案信息资源整合与利用是会非常有利的，这样必然会加速企业的发展。

三、开展企业档案信息资源整合与利用的方法

针对当前企业档案信息资源整合与利用存在的问题，特提出以下解决方法：

方法之一：建立健全档案信息资源整合的制度和标准。只有建立健全的档案信息资源整合的制度和标准，才能够使得企业档案信息资源的整合和利用工作规范、有效地进行。首先要找到此项工作的主体，建立监督、激励和约束机制，对参与进来的人员要有明确的分工，有一个共同的目标，大家齐心协力地工作。在开展此项工作时，档案部门本身的运行机制要做到规范、有序化，档案功能的各个环节也能够环环相扣、互相配合。

方法之二：大力推进档案数据库建设。目前，数字化管理方式也在不断普及，涵盖了档案信息管理的领域。建立完整的数据库，需要运用到网络信息技术、多媒体技术、OA技术等现代化手段，以加大信息收集的范围、加快加深档案信息的整合，以及对信息的甄别、加工和处理。此外，还应注重构建技术平台，开展新型的科技建设。在网络时代的大环境下，要用先进的信息技术设备作为依托，最终达到档案信息的数字化，从而为档案信息资源的整合与利用奠定坚实的基础。

方法之三：加快档案信息化建设。档案信息资源整合与利用的关键在于档案信息化建设。网络时代，档案的信息化是整合档案信息资源的基础，建立完整、规范的数字化档案管理平台，加快各类档案资源的数字化，对于新的电子文件，也应该加强管控和保存，实现文件、文档、音频、照片、视频等信息的及时处理和提炼，达到加速推进企业档案信息资源整合与利用的目的。

客观现实表明，只有加强对企业档案信息资源的整合与利用，才能保障档案管理水平科学有序的提升。由此可见，加强企业档案信息资源的整合与利用，进一步强化档案信息资源的延续性管理，这是我国档案事业进步与发展的必经之路，我们应该积极采取有效措施，加快这一管理方式的形成，这样才能适应档案管理科学化、有序化。在信息化建设不断推进的今天，对于信息的获取和利用也越来越受到社会的广泛关注。通过对企业档案信息资源的整合与利用，完全可以预见不仅会加快企业的发展，还会有效地提升企业档案服务民众、服务民生、服务于经济社会的整体功能。