机关事业单位档案管理信息化水平提升研究

何静 绥芬河市对外友好服务中心

在信息化时代背景下，机关事业单位在进行档案管理工作的过程中，针对档案管理遇到的各种困境，应基于信息化管理角度，加强信息化管理模式的应用建设，从而有效突破档案管理困境，提高机关事业单位在信息化时代背景下对档案管理的工作质量，通过应用科学的管理方法，充分发挥档案的重要作用，为机关事业单位的发展进步发挥积极的促进作用。

一、解读信息化背景下机关档案管理工作的必要性

随着科技水平的不断提高，信息化时代大背景下，机关档案管理工作具有了更加重要的意义和必要性，并且逐渐成为档案管理的发展主体形势与方向。其主要体现以下两方面必要性：首先，机关档案管理工作的信息化发展趋势堪称是数字化网络时代的一种基本要求。在当前先进的信息化时代大背景下，“无纸化”办公程序将成为机关档案管理工作的一种必然趋势。鉴于此，机关事业单位必须要全面实施档案管理信息化工作流程和方式才可以“与时俱进”。其次，机关档案管理工作信息化无疑已经成为我国档案管理现代化所提出的一种必然要求。现阶段，全面使用先进的现代化科学技术，能够将各类档案信息资源进行深入挖掘，并且让各类优质资源进行共享，从而让各种档案信息的价值得以全方位展现，推动档案管理现代化的进程。

二、提升机关事业单位信息化档案管理水平的主要途径

（一）进一步提升数字化基础设施的建设

为了保证机关事业单位档案管理工作能够真正地实现信息化，还需要相应的条件支持。为了加快信息化进程，首先需要从基础设施方面入手。基础设施建设中推进计算机网络设施的完善是关键，这就需要增添办公的硬件和相应的软件设施，其中硬件设施主要指的就是硬件设备，比如扫描仪、打印机、终端机和服务器等，扫描仪和服务器是其中最为重要的设施，纸质档案和照片档案转化为电子档案最需要的就是扫描仪，档案信息的存储、查阅则需要服务器；软件系统指的则是档案管理和应用的平台及操作系统等。其次就是注重现代化技术的应用，以检索方法和检索工具为例，传统的检索都是依靠手工工具来完成，这样的方法较为落后，速度慢。现代化的技术手段就比较方便快捷，现在比较常用的现代化信息处理技术手段有缩微技术和光盘技术。最后就是网络系统，主要就是完成数据的传输和交换。网络的稳定性和安全性同样重要，档案网络系统的安全性保证主要需要做好几个方面的控制工作，包括入网访问控制、网络权限控制、目录级安全控制、防火墙控制、属性安全控制等。现如今，我国各个机关事业单位在档案信息化管理的安全性方面还有待进一步的提升，因此必须加以重视，要进行基础设施建设的不断强化。

（二）提升档案管理工作队伍的整体素质

机关建设信息化的档案管理机制，离不开专业管理人员的支持。因此，必须要加强对管理人员的专业素质和技能培养，提高管理人员的档案信息化管理技能，提高档案服务意识，建设绩效考核机制，从而有效提高管理人员的专业技能水平和信息化管理素养，为机关建设信息化的档案管理模式，做好人力资源保障。

（三）加强信息资源的规范管理

机关事业单位档案管理人员在开展工作的过程中，应该尽可能的将政务信息从保存到归档、从分类到整理都体现在电子政务建设的相关文件当中，这样有助于信息资源建设工作更好地实现宏观调控，从而使得资源的整理过程更加地规范，有助于统一管理制度的建立，避免了重复信息、交叉信息的出现，确保了档案信息的准确性、完整性和一致性。另外，数字化信息数量巨大，又较为分散，因此，还应该进行智慧档案服务体系的建立，这也是档案管理信息化建设的创新之举。智慧档案信息服务体系实际上就是一套开放式的资源利用的平台，覆盖面比较广泛，能够实现深度互联和协同共享，还能够通过云技术的帮助，实现数字化档案资源的高效快捷处理。

（四）加强机关事业单位档案信息化的应用和整合

机关事业单位的档案来源是非常广泛，覆盖面也是非常广的，在保存档案和整理档案的时候，需要将有用的信息有序地进行分类，使得档案信息结构更加的完整，真正实现档案资源的共享。档案信息经过规范的著录后，还要做好标引和排序，使得信息真正实现有序化管理。而属性相同的档案信息得以有序的分类管理，使得原本信息量大、分散、查询困难等问题都迎刃而解。同时，作为档案管理部门需要在工作当中充分应用新技术，主要就是数字编码技术，使得档案管理在网络信息技术的帮助下，不断提升工作效率，也能使工作人员的工作量得到有效的降低。

三、结语

在机关档案管理工作中，由于档案数量庞大，管理工作非常复杂，传统的人工管理方式难以满足现代化的机关档案管理要求，加强管理方式信息化建设，实现更高效率的网络信息化管理模式，是现代社会经济发展对机关档案管理提出的必然要求。