Excel在门诊药房盘点工作中的应用

袁换章

（东莞市东城社区卫生服务中心，广东 东莞 523000）

伴随着临床治疗方式的不断改善与进步，引进的新药品种也逐渐增加，为了更有效的对数目数量繁多的药物品种进行管理，多类管理软件或方案已逐步在各医疗机构中得以采用[1]。由此可知门诊的药品管理工作对于医院的正常运转具有意义的价值不容忽视，而其中药品盘点工作则是其中重要的环节之一。药房盘点工作的准确度也一定程度的反应了药品管理水平的高低，也是对药品管理工作评估的一类常用经济指标[2]。门诊药房涉及的药物通常具有一定的复杂性以及特殊性，不仅仅品种多样，包装的规格也不尽相同，因而造成了盘点工作耗时相对较长的情况。在此情况下清点人员的劳动强度大，疲惫感逐渐增加，因而出错率也相对较高[1，2]。如何有效的改善与提高门诊药房盘点工作的效率，降低出错率，对于药物盘点工作具有重要的价值。本研究对门诊药房盘点工作的相关经验进行分析与总结，探讨Excel在药房盘点的工作中具有的价值，获得了一定的结论，现进行如下报道。

1 电脑发药的确认以及维护

若向患者完成发药处理后并未及时在电脑上进行处方的确认，则会出现帐物不符的情况。其中，西药类可能造成一种或少数几种的差异，而中药处方中涉及的药物种类通常较多且剂量相对较高，因此可能会导致该处方上所涉及的全部药品种类与帐物实际情况不相符的情况。由此可知，及时的对电脑发药进行确认，并对其进行维护，对于门诊药房盘点工作具有极其重要的意义[3]。本院门诊药房工作人员针对药物发放具体情况，发出药的同时在电脑上做备注，并操作审核发药，每日对前一天的全部处方进行核查清点，确认其均在电脑端完成了确认操作，每月月底盘点前要确保一个月的发药要全发出，再进行批量盘点导出盘点表。

2 经由Excel构建分柜分区定位盘点清算表

在实践工作中，通常依据药品的使用频度对药品进行分类摆放以最大程度的改善和提高处方的调配速度，同时为了便于某些使用频率相对较高的药物的查找，则需结合药物的药理分类进行进一步归类摆放[2-3]。因我院药物品种有限，西药和中成药统计约为400～500种，均在在西药房中存放。中草药和单方中草药颗粒制剂共1000种左右存放在中药房。门诊药房的盘点工作中采用的传统盘点表格，虽然能对药物信息进行统计记录，但无法完成所需盘点区域的选择性操作[4]，如图1所示。其中以中药类目为例，电脑账户通常选用一种药物对应一个账户的方式，然而中药实物却包含数个规格，记录表格中可供书写的空间相对较小，因而漏帐以及错帐的可能性相对较高，盘点人员的工作耗时也相对较长。通过Excel软件对本门诊药房所涉及的西药品种以及部分中成药和中药协定方品类盘点表格进行改良之后更加系统具体化，我院在停诊后由2～3名工作人员进行盘点工作，一般1个小时可以完成，然后录入电脑数据大概半个小时。加上复查可疑数据，确认无错审核通过，系统导出xls盘点表。2～3个小时内可以完成。中药房也是月底停诊盘点，传统门诊药房盘点示例图如图1所示。

3 实施多重盘点管理模式

根据门诊药房中相关药物品种的具体情况，按照责任划分制的方式将其分配至专人。同时注重对盘点表格的维护。即在有新品类的药物进入药房后，及时进行编码以及规格等相关信息的登记，并结合实际情况调配其在药架的区域[5]。相关工作人员需定期根据医院管理部门的要求对所负责的责任柜中涉及的药物品类进行盘点。在进行药物盘点的工作中，工作人员首先需按品种逐个对之进行盘点，全部核实明确后，对查出的帐物不符的相关品种进行核查并签字，并对其误差原因进行分析。对于在盘点过程中可能出现的误差，可通过扣罚劳务补贴的方式，提高相关盘点人员的责任心，以10种西药及中药盘点情况为例，西药及中药盘点概况情况如表1、表2所示。

表1 西药品种盘点概况示例表

表2 中药品类盘点概况示例表

4 应用分类的药物盘点方案

门诊药房中涵盖的西药品种多样，同时中药品种也较为繁多（近800种）且品规多样（近1700余种），应注意日常盘底质量，首先因我院门诊量较大，日均350左右，工作人员缺乏，耗时较久，工作人员的劳动强度较高，因而劳累感较高，出错率也维持在0.6%左右相对较高的水平[3，6]。因而在对门诊中的药物进行盘点的工作过程之中，采用了分时分类的盘点方案，如表1至表2所示。即将药物划分为西药类与中成药以及中药协定方等，分表格与时间段进行相关品类的药物盘点工作。其中，西药品类择时停诊关门进行盘点，中成药以及中药协定方通常每周进行一次盘点，所需时间一般在30 min左右。对于较为贵重的药材品种，则需要每日专门进行盘点，以保证每日帐物均一致。盘点工作中可结合药物的具体情况，选用合适的盘点单位，如盒、克等[7]。在上述盘点模式下，工作人员均处于相对状态优良的状态，综合盘点耗时不仅仅大幅缩减，工作人员的疲惫感也有所降低，出错率相对较低甚至为零，极大程度的提高了工作效率以及帐物符合率。经过分析，本阶段门诊药房盘点结果清晰直接，中药房也是月底停诊盘点，西药、中成药及中草药盘点金额差异情况如表3、表4、表5所示。

表3 西药实物盘点金额差表

表4 中成药实物盘点金额差表

表5 中草药实物盘点金额差表

5 药物盘点工作后数据的处理

完成药物盘点工作后，工作人员需对盘点单进行收集，并将其中的数据录入Excel表格中，接着利用Excel中的相关公式运算对盈亏正负值进行计算，若发现帐物存在一定的差异，需立刻进行二次核查，对于差异显著的帐目，则通过查看流水帐以及核算室对帐等相结合的方式进行核查，及时对差错进行纠正。对于一些原因尚不明确的盈亏，一般采用数据跟踪观察的方式进行处理，暂时不计入盈亏数据的处理工作中[2，7]。在下一次的药物盘点工作中，若发现此前的某些药物的异常数据恢复至正常，则此前的差异可能是网络繁忙等相关原因造成，即后台未能及时完成数据的减库操作。

6 结 语

在门诊药房的盘点工作中，不同医疗单位采用的方式不尽相同，其中HIS系统的概率相对较高[4，5]。此种盘点方式对于软件的要求相对较低，操作性以及实用性相对较好，但在后期需要制作盘点表[4，7]。通过Excel与传统管理体系相结合的方式，合理规划盘点的时段以及范围，有助于降低和避免集中盘点耗时相对较久的情况。同时通过分时间段以及分范围的药物盘点模式，也极大程度的降低了单次盘点的耗时情况，不仅较为方便快捷，也降低了盘点人员的盘点疲惫感，提高了工作效率以及盘点工作的准确度。有报道指出，在门诊药房盘点工作中应用Excel，每月的帐物符合概率均超过90%，“盘盈入库”以及“盘亏出库”的金额也维持在相对平衡的水平[6，7]。同时通过实际盘点概况与电脑库存数据的对接，可建立起库存预警系统，对各种药物的库存进行监管，有效的避免药品申领时可能存在的脱节状况。由此可知，在门诊药房盘点工作中采用合理的方式降低盘点错误率，改善盘点人员的工作效率，保障与提高帐物符合率，具有较高的研究意义。而Excel的应用对于门诊药房盘点工作具有的价值也不容忽视，如何更好的将其进行应用并发挥更大效用，仍有待进一步研究探讨。