高职院校综合档案室规划建设浅释

2021-01-14朱丽珊

科学与生活 2021年15期

朱丽珊

摘要：高职院校担负着为社会主义经济发展输送高技能型人才和实用型人才的重要任务，是为社会主义伟大培养建设者和接班人的重大使命。为了多出人才，快出人才，为国家培养德、智、体全面发展的高级专门人才，必须加强学院的各项管理工作。其中档案工作是学院管理工作重要部分，特别是科技、信息高速发展的今天，档案工作更有其特殊的历史意义和现实意义。因此，要重视档案工作的重要性，记录好各级领导的议事日程，从人力、物力、财力等方面进行合理的投资，才能使档案工作适应当前深化改革和飞速发展的需要。

关键词：高职院校档案室;作用;规划建设;工作内容

档案室是由学院党政直接领导下的工作机构中不可或缺的一部分，其保存资料涉及的内容包括各个部门，比如行政部门、财务部门、教学部门、教师部门、学生部门以及后勤服务保障部门等。学院档案室通常按照不同的部门的档案按科目进行归类，并将这些资料装订成册，具有综合性和系统性的特点。从档案资料中可以了解学院的发展历史以及成长情况，能够反映出学院教育事业变革和发展过程中呈现的不同特点，作为院内教职员工和学生劳动创造的无价成果，对学院来说具有重要的意义。

1规划建设学院综合档案室的作用

1.1学院档案实行集中统一管理

有利于档案室发挥出其職能，使得各部门关系更加协调稳定，沟通渠道更加顺畅。将各类文件材料按照统一的规章制度和管理方法展开整理、归档，不仅有利于指导和检查工作的展开，而且进一步提升了归档的效率和质量，也使得档案管理职责更加清晰明了。

1.2实行综合统一管理

能够增强档案业务人员的工作能力和工作效率，为档案部门通盘考虑提供基础，对业务工作和技术培训等进行独立安排，便于档案室更好的实现目标管理，便于定岗定责。

1.3综合管理有利于为学院领导决策服务

档案工作通过各个职能部门能够准确快速的传递到学院领导层，为领导层决策和综合治理提供有力的支撑，学院综合系统中的各个分系统的工作效率也会随之提升。

1.4建立综合档案室有利于库房设备的优化

建立综合档案室意味着要将档案进行专门库房集中保管，这使得原来混合保管的档案和文件材料转变成为专一保管，增强了档案的安全性和保密性。

1.5综合档案室的建立为查阅资料提供了方便

提高档案的利用率。查找便利，可以利用准确的数据和资料，就能够在教育教学岗位上进行科学分析研究，实行有效的指导，高效能高质量地完成学院各项工作任务。

1.6综合管理有利于档案信息资源的开发利用

学院档案工作的重点就是档案信息开发，对档案进行综合管理后，学院的各种编研和检查工作的系统性会随之增强，档案的利用率、查全率、查准率会有所提升。

2高职院校综合档案室规划建设

2.1档案室的要求

为了确保档案有良好的保存和安全的环境，必须要对档案室的各项指标进行考量，首先从储存空间来说，要满足资料存在所需要的容积，还要留有一定的备用空间;一般地面承重容量范围在800公斤/平方米-1240公斤/平方米之间，采用密集架时要小于或者等于1200公斤/平方米。密集架每层搁板有80公斤的承重能力，其中柜体本身的重量为80公斤。根据档案盒子尺寸计算出每组柜体存放档案盒的数量，一般来说档案室门高度为两米，宽度为一米，存放特殊档案的室门可以根据需求进行高度和宽度的扩展;门窗需要用防尘橡胶条进行统一的密封。此外档案室的门窗需要具有良好的防火和防盗的性能，建筑设施内的排水管和给水管不能从档案室穿过，消防栓要放置在走廊内或楼梯间附近便于及时取用，但是不能在档案室内安置;空调位置尽量避开文件资料存放位置，及时对室内进行真菌、霉菌消毒处理，检查是否有啮齿类动物（如老鼠等）等破坏资料;利用不燃材料对通过墙壁或楼、地面处的管道进行填塞密实，采取同样的防护措施对其他墙身孔洞进行防护，对档案室的底层地面可以利用地坪的形式降低潮湿度。

2.2关于档案室的采光、通风要求

一般档案室的灯光需要有自然光进行照射，但是如果条件有限，也可使用人造光代替自然光，在进行档案查阅的过程中要避免资料被阳光直射，降低紫外线对档案、资料造成的损害，采用人工照明档案库和查阅档案时需要选择防爆灯，这种灯即使在使用时间较长的情况下也不容易发生火灾，如果使用的是荧光灯，则需要对紫外线过滤采取一定的措施，还要注意防火方法的运用。在通风方面，档案室一般要求利用自然风，但是如果条件有效可以采取空调通风的形式进行通风。

2.3档案室温湿度要求

档案室排除气候条件影响应长年设置温控装置，温度范围可以控制在14℃-24℃之间，相对湿度在45%RH-60%RH之间。干燥气候区可以利用加湿器或者湿拖把将室内的环境湿度保持在合理的范围内。如果所在地区气候较为湿润，则可以利用抽湿机将档案室进行适当的干燥。档案室的采暖系统不能利用水、汽作为热媒，要确保采暖系统的温度适宜。

2.4档案室洁净度要求

档案室的地面以及墙面等区域应该使用不起尘材料进行装饰，门窗需要设置纱窗保证防尘效果，对室内的卫生进行定期打扫，对防尘网进行定期的清洗。

2.5档案室电源要求

在档案室电压不稳定时可以利用调压或稳压设备将电压波动调整在合理范围内。采用UPS供电系统或逆变器供电系统来为计算机机房或数据机房提供不间断交流电和无瞬变的通信负荷，采用两组并联的形式将蓄电池连接在一起，通常情况下拥有一组UPS蓄电池即可，在UPS设计时需要考虑到冗余备份的情况，利用串并联的形式进行连接。按最大功率确定逆变器/UPS，如果条件允许，还可以在设置的过程中留有一台备用机的位置。

3高职院校综合档案室建设规划的档案管理人员需了解和完成的工作内容

3.1档案类型及归档要求

通常来说学院党、政、工、团（队）在工作过程中产生的一些文件材料都属于文书档案;学院中教师和学生在教学活动中产生的各种文件材料属于教学档案;教师在对学生展开教育管理形成的各种文件资料属于教育档案;学院中的财务工作中以账、表、凭证等材料表现形式呈现的属于会计档案;关于科研项目、基础设施建设等相关的材料属于后勤档案。这些档案材料对学院来说具有较高的价值，通常在各个部门中通过整理和立卷的形式来万层，并将其移交到学院综合档案室进行归档保管，属于学院共有财产，不能被个人擅自占有和使用。

3.2档案归档时间

不同类型的材料归档的时间不同，每学年结束后学院需要对教学、教育档案材料展开立卷归档的工作;工作结束后会对后勤档案进行归档，设备、仪器档案材料的归档通常设置在安装试用后。

3.3档案保管期限

学院档案的保管期限通常分为三个：一是永久保管;二是长期保管;三是短期保管。

3.4卷内文件应齐全完整

为保证卷内文件的完整性和齐全性，通常收文、发文以及来往文书都需要遵循一定的流程，收文需要按照正文、附件、办理、结果流程执行;发文需要按照定稿、印本、附件;来往文书流程展开，此外处分材料也需要遵守一定的流程，比如综合、旁证、个人交待和处理结果等。

3.5卷内文件排列及要求

卷内文件排列需要遵循正文在前、附件在后的要求，此外还需要保证以下两方面的要求：一是印本在前、底稿在后;二是批复在前，请求在后。每一类的案卷都需要有目录和张次号。文件归档时要保证具有清晰的字迹，署名完整明了。要用专业的笔进行书写，将卷内金属物进行拆除。

3.6案卷装订要整齐美观

案卷装订前需要对案卷的标题进行检查，具体包括案卷的作者、主题、名称等，无政治方面的错误，具有简介明了的文辞述语。案卷的封面可以用毛笔进行书写，一般选用正楷字作为书写字体，要保证字迹清晰整洁。

3.7归档后要求

文件材料归档完成后需要对其进行加工处理，具体包括统计工作、登记工作以及编目工作等，依据方便保管企业排列有序的原则将这些资料按年代和保管期限编号。