院史馆在医院档案管理中的价值和意义

摘要：院史馆材料涵盖内容虽然有限，但它涉及医院历史的开端、发展、变迁，有一个清楚的脉络线，医院体质性质的变化、整体实力的强弱、科研学术教学水平、人文风采，以及医院文化底蕴等，院史馆都有一个清楚的描述，通过院史馆，很多人对医院历史、发展会有更直观的认识，而且院史馆集中收藏、展示的东西，比起整理装箱收藏起来的档案内容，更有传播价值和集中宣传价值。本文就院史馆对档案工作的意义，院史馆资料的整理、筛选、组建及日常管理方式进行了探討，希望以小见大对推进档案管理工作有一定的参考价值和指导意义。

关键字：院史馆;档案管理;价值;意义

1.医院院史馆内容分类

青海省第五人民医院始建于1958年，60余年的发展，经历了从企业（铁路）到地方（归到卫生系统）的过程，完整的史料因为医院性质的变更，很多档案在交接中未能妥善保管，留存有限。而医院院史馆的建立，势必重新追寻历史，这对医院档案管理来说，是一次难得的修补完善的过程，更是对档案工作的一次全面梳理。为此，医院成立史料整理小组，以专人负责的形式，完成史料整理、照片拍摄、扫描、老职工采访等，以淘宝般的细致，历时三年来完善。已成型的院史馆内容分为前言、历史沿革、历届领导、领导关怀、医院文化、荣誉成就、科研学术、人才交流、后记等内容，涉及医院1958年-2021年所有重要历史事件。其来源分为这么几个方面：（1）医院档案库中的院办公会、院周会、院党委会、职工代表大会内容记录，人事部门的人事档案，以及留存下来的老照片、音频、视频、物件等资料;（2）通过院内老职工采访，挖掘以往因条件限制无法保存的重要线索，进行历史还原;（3）对院外离退休老职工或其子女进行走访，翻看其及其家人保留下来的珍贵资料，整理出医院现有档案管理部分中缺失或没有的内容;（4）前往兰州、上海、江苏等地，走访与医院过去有交集的铁路单位，通过翻看“院志”、人事档案，联系相关人员，根据对方提供的报刊、杂志、照片等搜集医院发展重要线索，整理珍贵史料。经过多渠道努力，医院档案资料形式更丰富，资料更完善，医院发展面貌更清晰，以往大家不知道或遗失的历史片段有了很好的复原，是医院档案管理的一次良好梳理。

2.医院院史馆在档案管理中的意义和价值

（1）保存价值和宣传价值。拿院史馆历史沿革部分来说，从1958年医院始建开始，用历史性大事件做贯穿，呈现医院60余年发展脉络，本章节对医院发展历史中的大事记进行了罗列，并以图文的形式得以呈现，在院史馆不拆除的前提下，这些内容将一直存在，并得到不断完善和保管。此外，院史馆内还有一些展示柜，这些柜子多数为特殊定制，关键是符合保存文物的要求，医院很多老物件、老设备，存放在这些特制的柜子中，一方面有展示的价值，另一方面可更妥善保管，延长寿命，而一般的档案管理都无法兼具这两者。此外，院史馆存在的意义还在于他的宣教、传承作用。院史馆开馆后，医院职工作为第一批参观者，可通过展示内容，对医院有一个更直观的了解，是传承历史、发扬“医者仁心、救死扶伤”光荣传统、养成爱院如家良好习惯的教育基地，起到了凝聚人心、以史育人、鼓舞人心、增强斗志的作用。如果没有院史馆呈现出来的内容，大家的感触感受都会停留在浅层次的表象，不会太深，达不到更好宣教传承的目的。另外，医院文化、专家、技术力量以及整体实力在院史馆有一个很好的展示，院外参观人员来院时，想最直观最快捷了解医院历史，非院史馆莫属。一批一批的参观者，口口相传间，医院历史被更多人了解，宣传价值有了体现，也可以说将档案的价值发挥到了最大，给了档案管理人员枯燥的生活一些生趣，可有效激发档案管理人员的工作信心。

（2）院史馆的逻辑性给了档案管理新的思考。医院档案管理包括了医院的医疗管理、行政管理、经济管理、人员素质管理等内容，档案管理的人员素质管理设施及管理的现代化水平等在一定程度上可以反映出医院的整体管理水平[1]。但在医院管理中，普遍对档案管理工作的重视程度一般，很多都处于人工检索的阶段，很多档案员的普遍认识是，把资料规整到箱子里，避免水、火等安全问题的出现，就算完成了档案管理工作。一些保管条件一般的单位，档案全部混到一起堆放在档案库中，档案架、保存箱等设备缺乏，而且也没有备份，再加平凡调用，导致纸质类档案破损严重，音视频损坏无法播放等。还有一些单位，具备良好的管理条件，但管理员的条理性不够清楚，保管方式单一，学习能力无法与时俱进，这也是医院档案管理工作不突出所在。院史馆建立本身就是对较为分散的档案材料转化为集中、统一的档案收集、整理、展示过程，院史馆因具有直观、生动、形象的特点，具有很强的吸引力、说服力和感染力，活化了档案信息[1]。尤其院史馆档案分类，清楚明了，规整合理，层次明晰，每个版块要放什么内容，怎么放好看，展示物件怎么保养维护，都有系统的方案，另外，院史馆除了实物，还有备份内容存储，不容易丢失损坏。从资料搜集到设计规划到展示展览再到维护储存，负责院史馆工作的人员，积累了丰富的经验，这些经验即可以分享给档案管理人员，也可以应用到日常工作中，这对强化医院档案管理工作，做到分门别类，有序排放极具推进意义。

（3）院史馆具有拉长档案保管年限的意义。随着计算机技术和网络技术的普及和社会工作中科学技术的广泛应用，医院档案管理工作也正在科技化，很多档案已经不需要以纸质的方式存储。不过，医院领域，档案管理工作相对都比较落后，很多档案管理员也习惯于留存保管纸质类档案内容，对如何操作计算机进行各类档案资料的上传、扫描、打包储存都怀有一种恐惧和莫名排斥心理，但是，很多档案，如病例档案等都有储存年限限制，一般三十年就可以销毁。如果是电子版在条件允许的情况下，可做保留，但纸质版内容，因为存储空间的限定，必须进行清理，一旦这些东西全部处理，再想追溯就会很困难。但院史馆对历届很多年的一些关键手术、病例或疑难技术都会进行展示，在条件允许的情况下，这些东西将长期存在，甚至过上百年依然有迹可循。这恰恰弥补了医院部分档案按年限销毁带来的档案丢失，延长了档案存储时间。

3.建议和意见

基于院史馆在档案管理中心的积极意义和价值，院史馆内容必须要真实，尤其整理人员需反复核对，历史事件发生的时间，参与人员，带来的反响等等内容一定要确保准确无误。要做好院史馆档案的保存工作，按设计的版块内容，有条理的储存，并保证所有内容能单独调出使用，应该做到备份内容再备份，以防备份部分丢失。对于院史馆内容，开馆后应该让记忆力好，责任心强，讲解能力出众的人担任讲解员，并做好专业培训，确保能一字不差准确无误讲解医院历史，让医院院史馆的展示性、宣传性、教育性、激励性等特点充分发挥。

参考资料

[1]孔凡丽.探析院史馆在医院档案管理中的意义[J]医药前沿，2013，2095-1752（2013）18-0368-02

[2]梁玉霞.档案管理在医院管理中的作用[J]中华现代医院管理杂志，2004，第二卷第六期

作者简介

韩明媚，女，1981年7月10日生，回族，青海平安，大学本科，青海省第五人民医院。