建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略研究

韩光明 李巍利

摘要：建筑工程资料是建设单位应当重点收集、保管的档案材料，它是整个施工过程的记录，是进行工程验收和内审检查的基础，也是后期纠纷、问题处理的重要证据，同时也是类似建设工程的重要技术指导材料，因此有必要对其进行专业、精细的管理。本文通过分析了当前建设单位在工程资料管理过程中的一些问题，提出了相应的整改建议。

关键词：建设工程资料;资料管理;改进策略

建筑工程资料是指从工程开始筹划时起到竣工验收合格交付使用期间所产生的所有的书面材料，如立项审批文件、可行性研究报告、施工进度资料、图纸、招投标文件、施工日志、中间验收及竣工验收材料、各阶段如设计、勘察、监理、施工、采购合同文件等，可见工程资料管理的范围很大。施工的各个阶段都需要依据相应资料来开展，如需要依据工程预算表来确定工程造价，以招投标文件确定施工单位、材料供应单位，依靠图纸进行施工，因此对工程资料的管理是对整个工程进程进行管理的基础和依据，能够反映施工各阶段的真实情况，建设单位应当认识到对这些资料进行管理的必要，并安排专业人员进行细致、系统的管理。

一、现存的问题研究

1、对工程资料的管理重视不足

工程资料是建设单位进行工程管理的材料依据，也是国家监管部门进行质量监管的依据，因此国家也相应发布工程资料管理办法，要求建设单位加强工程材料档案的管理。但是一些建设单位对此并没有足够的重视，没有设置专门的档案管理部门或安排专业的档案管理人员进行工程材料管理，而只是由各阶段负责的员工各自分散兼职管理，而这些员工有的会对资料的整理保存或不细心或不以为然，管理混乱，严重影响工程验收以及验收后工程材料的收集、借阅、取证等。

2、工程资料流失严重

由于管理不到位，未能及时对工程各阶段产生的资料收集整理并归档，导致一些材料被丢弃不见;工程资料归档后，资料的借阅机制不完善，借阅后长期不归还，如借阅者不能妥善保管而随手放置，必然导致资料丢失，或者未能进行借阅登记，难以追踪到借阅者，为资料的回收增加难度;或者在材料遗失后，建设单位认为这些材料已经没有用处不必再找。这些都导致了工程资料的流失，影响后期的内审检查、取证工作、借阅参考等。

3、资料保管不当

资料的保存是资料管理中的重要一环，必须严格按照规定整理资料然后归档。然而目前一些建设单位在资料的保存工作中仍有各式问题，如并未按照工程发展的顺序来进行资料的整理，而是将资料散乱叠放，摆放毫无秩序，导致后期需要查阅时难以找到相应材料，或在材料遗漏后难以及时发现，给后期工作的开展带来不便。

4、资料管理机制不全

在进行工程资料管理时没有有效的管理手段和方法，使得材料在收集和整理过程中极不正规，没有统一的样式标准，导致资料各式各样难以规整或材料大量流失;资料归档后保管不当，或借阅制度不完善，导致资料的管理混乱无序，管理效果低下。

二、改进策略

1、提高对工程资料管理的重视度

意识决定行动，只有提高管理意识，真正认可进行工程资料管理的重要作用，才能将资料管理工作做好，为工程施工管理工作打好基础，也为后续各项工作提供真实依据。首先建设单位需要足够重视工程资料的管理工作，然后加强对于资料管理人员的培训工作，扩大宣传，使资料管理人员能够以极强的管理意识来指导他们在资料管理工作中更加细心、更加认真负责。

2、完善管理机制

完善的工程资料管理机制，首先应当有一套完整的管理规定来指导管理行为，详细规定哪些工程材料需要进行管理、如何进行工程材料的收集、理顺、归档保存、借阅归还等，保证资料管理工作有据可依;其次需要确定各自的职责范围与责任。工程资料涉及方方面面，数量庞大，因此有必要将不同阶段、不同类型的工程材料由各自负责具体业务的人员进行收集、整理，确保每项资料都能够追溯到相应的负责人。整理完成后留备份后其余均交档案室做统一排序归档，文件交接时必须做好交接记录，明确各自的责任，做到文件管理的各个环节都有迹可查;最后，奖罚分明，有据可依。为确保资料管理制度能够顺利执行，还要设置一定的奖罚制度，对于完成资料管理工作绩效标准的员工有一定的奖励激励，而对于频繁出现管理错误，造成材料缺失，引发严重不良后果的，则要有一定的处罚手段，从而保证制度的有效执行和管理工作的有效开展。

3、关注细节问题

工程资料内容繁多且复杂，涉及多领域多方面，对其进行管理需要做很多细致的工作，一旦粗心对待，很容易导致出问题。首先材料的收集必须及时进行，材料产生后就要开始有意识的集合，不能用过的材料就随意丢在一旁。安排专人专责，保证材料收集的即时性;其次要保证材料的准确性，时常检查核对，如发现有问题要马上改正。保证文件上有负责人签字且签字准确，如有代签拒绝接收。确保文件的即时性和真实性，杜绝事后伪造，如工程验收单、工程检查单等，必须按规定开具并填写，然后由负责人收集保管，工程竣工验收后统一交档案室保管;最后，要保证资料的完整性，对于工程资料要分门别类，按顺序叠放，防止缺页少项。在材料整理的过程中务必要细心、耐心，认真处理细节问题，保证资料不会错误、遗失。

4、做好后期管理工作

在工程进行阶段，由专人各自负责其涉及的工程资料的管理，不再频繁需要这些材料后，应当各自留下备份后将原件交档案室统一保管。各类文件交到档案室后要将所有资料进行整合，检查是否有遗漏和不符合规定的文件，然后按顺序放好。归档后需要借阅的，做好登记，并规定借阅期限，到期未还的档案管理员要及时询问情况，要求归还，需要续期的，也要按规定申请，确保资料的完整，避免资料遗失。

三、结语

通过上述分析，我们可以看出工程资料的管理是整个工程项目管理中的一项重要工作，其管理工作应当随着整个工程进程同步进行，工程竣工驗收交付后，对工程资料的管理工作也不能松懈。针对当前工程档案管理过程中存在的问题，建设单位应当提高认识，同时完善资料管理制度，做好细节管理和后期管理工作，真正发挥资料管理的作用。

参考文献

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[2]李楠楠，范丹.分析建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略[J].门窗，2017（10）：152，228.