Word2013邮件合并在高校教学档案管理中的应用

孙燕霞

(吉林化工学院 教务处，吉林 吉林 1320021)

在高校教学档案管理工作中，学生学籍档案归档至关重要，它以纸质版的形式准确记录了学生在高校学习期间的一切活动。学籍档案内容繁多，包括学生学籍表、成绩单等，传统打印学生学籍表的方法需要逐份打印，不仅耗费时间和精力，而且容易出错。Microsoft Office Word2013软件中的邮件合并功能让Word和Excel协同工作[1]，实现了文件封面或者档案标签的批量制作，在减少高校教务管理工作人员工作量的基础上，还可以降低出错率，提高工作效率。

一、高校教学档案管理现状

计算机和网络技术作为现代信息技术的核心，已经渗透到社会科学的各个领域[2]，高校教学档案管理工作也已经向着信息化、自动化、智能化的方向深远发展[3]。各高校教务管理系统的功能日趋完善，节省了大量的人力，提高了高校教务工作人员的工作效率。但是，信息化办公的普及并不意味着传统纸质材料存档工作的终结，高校教学档案纸质版归档工作同样至关重要。

学生的成绩单、学籍表等重要学籍档案资料往往需要存档纸质版本，有的文件甚至要在学生毕业时装入学生的档案，跟随学生的一生。而在对这些文件进行纸质版本存档的过程中，势必要将其分类装盒、制作封面或者标签，以便于日后查档翻阅。如果采用传统的方式手动逐个制作文件封面或者档案标签，工作看起来简单，但是因为要存档的文件数量庞大、类别繁多，制作起来极其耗时，而且容易出错。

二、邮件合并功能原理及操作过程

(一) 邮件合并功能原理

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理邮件文档时提出的，它是Microsoft Office Word的高级应用，具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料数据源(如Excel表、Access数据表等)，从而批量生成需要的邮件文档[4]。

从专业角度讲，邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分制作成一个文档，称为主文档；将不同的部分，以表格的形式制作成另一个文档，称为数据源[5]；然后将主文档与数据源合并，形成所需的目标文档[6-7]。

(二) 邮件合并功能操作过程

对于一批具有相同基本内容而少量数据不同的文档的制作，可以用邮件合并功能来实现。邮件合并功能的操作过程可以简单归纳为以下三个步骤：

1.制作主文档：每个文件都包含的共同内容、格式。

2.准备数据源：数据源是一个文件，可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQLServer数据库[8]，在Word2013版本中邮件合并功能共支持15种不同的数据源[9]，本文使用Excel表格。数据源文件里面存储主文档中所有需要变化的数据。

3.邮件合并生成新文档：将准备好的数据源准确地合并到主文档中，可瞬间生成所需的目标文档，完成批量制作任务。

三、Word2013邮件合并功能应用

(一) 制作班级成绩单存档封面

1.制作主文档

成绩单存档封面配合成绩单纸张大小，使用A4规格，其内容简要说明班级名称，再加上“成绩单”三个字即可，格式要求大小适中，布局合理。结合实际情况，在Word中合理地设计出如图1所示的主文档，并将该主文档命名为“班级成绩单存档封面.docx”。其中班级名称是变化的内容，需要在数据源中准备具体班级名称内容；“成绩单”三个字为固定内容。

图1 班级成绩单存档封面主文档

2.准备数据源

数据源包括需要在主文档中出现的字段名和每个字段的内容，在班级成绩单存档封面数据源中应包含“班级名称”这个字段。创建一个Excel表格，将其命名为“班级名称.xlsx”，并在该Excel表格中创建字段名“班级名称”，最后将具体班级名称录入到该字段下。本文示例数据见图2。

图2 班级成绩单存档封面数据源

3.邮件合并生成新文档

第一步，打开主文档“成绩单存档封面.docx”，点击“邮件”选项卡，选择“选择收件人—使用现有列表”。

第二步，在弹出的“选取数据源”对话框中，找到数据源文件“班级名称.xlsx”，选中该文件，并单击“打开”按钮。

第三步，在弹出的“选择表格”对话框中，选中数据源所在的表格，本文数据源放在了“班级名称.xlsx”文件的sheet1表格中，于是，选中“sheet1$”，单击“确定”按钮。

第四步，选中主文档中变化的内容，即“班级名称”，选择“邮件—插入合并域”，选择相应字段“班级名称”。

第五步，选择“邮件—完成并合并—编辑单个文档”。

第六步，在弹出的“合并到新文档”对话框中，选择“全部”，单击“确定”按钮，则生成新文档“信函1-Word”，即为目标文档，班级成绩单存档封面批量制作完成。

(二) 制作学生学籍表(带照片)

从制作步骤上来说，学生学籍表的批量制作与班级成绩单存档封面基本相似，只是学生学籍表数据源文档中的字段数量要多一些；另外学生学籍表是带照片的，邮件合并功能在处理文本和图片时，存在一些差异。

1.制作主文档

根据各高校实际需要，设计“学生学籍表”主文档格式及内容。一般包括：姓名、学号、身份证号、性别、民族、出生年月日、政治面貌、专业、照片等字段。

2.准备数据源

根据主文档格式及内容，需准备数据源字段，其中各个字段之间顺序先后没有要求。

在以上字段中，除“照片”字段外，其余字段都是文字数据，正常在数据源文档中输入其准确内容即可。“照片”字段存储的并不是图片，而是图片存储的路径，而路径分为绝对路径和相对路径两种。在使用绝对路径时，存储照片的文件夹可以与数据源文件放在同一文件夹下，也可以放在不同文件夹下。本文将存储照片的文件夹命名为“photo”，并存储在桌面上的“制作学生学籍表(带照片)”文件夹内，则“照片”字段值可表示为“C：\Users\Administrator\Desktop\制作学生学籍表(带照片)\photo\照片名称.jpg”，其中“照片名称”为图片的对应名称。若数据源文档与“photo”文件夹同处于一个文件夹下，则也可以使用相对路径存储“照片”字段的值，可表示为“photo\照片名称.jpg”。

说明：需要根据主文档对照片规格的要求，提前将照片处理到合适大小，然后再存入“photo”文件夹中。

3.邮件合并生成新文档

第一步，处理文字数据字段。按照制作班级成绩单存档封面的制作方法，将除“照片”字段外的其他所有字段依次插入到主文档中相应的位置。

第二步，处理“照片”字段。图片导入主文档的方法与文字数据不同，本文采用插入图片域[10-11]的方法来实现。具体做法如下：

(1)将光标定位于用于显示“照片”的单元格中

(2)选择“插入—文档部件—域”。

(3)在弹出的“域”对话框中，选择域名“IncludePicture”，并在“域属性—文件名或URL”中随便输入些文字，如“图片”，先占住位置，方便随后修改域代码，点击“确定”按钮。

(4)此时，主文档显示照片区域多了一个照片控件，但其中并没有显示相应照片，需要进一步将照片控件与数据源文件中的“照片”字段建立关联，处理办法是修改域代码。按下“Alt+F9”切换到域代码编辑模式，则照片控件显示为：{INCLUDEPICTURE“图片” * MERGEFORMAT}，选中其中的“图片”二字，选择“邮件—插入合并域—照片”，建立关联。再按“Alt+F9”恢复编辑状态。

(5)此时，照片控件中并未显示照片，按“F9”刷新即可。

第三步，完成邮件合并，生成信函文档，即可完成学生学籍表(带照片)的批量制作。

(三) 制作档案盒标签

档案盒标签与班级成绩单存档封面和学生学籍表(带照片)的不同之处在于，标签的大小比较小，一般一张A4纸可以打印多张标签。另外，标签分为横签和竖签两种，本文以制作“班级学籍表存档标签”为例分别介绍这两种标签的制作方法。

1.制作档案盒横签

(1)制作档案盒横签主文档

第一步，新建一个空白Word文档，选择“邮件—标签”。

第二步，在弹出的“信封和标签”对话框中，选择“标签”选项卡，并点击“选项”按钮。

第三步，在弹出的“标签选项”对话框中，在“产品编号”中选择“A4横向”，然后单击“新建标签”按钮。

第四步，在弹出的“标签详情”对话框中，输入图3中参数，即新建了一个名为“档案盒横签”的标签。

图3 档案盒横签参数

点击“确定”按钮，关闭“标签详情”对话框。在“标签选项”对话框中，选中新建好的“档案盒横签”，点击“确定”按钮，关闭“标签选项”对话框。在“信封和标签”对话框中，单击“新建文档”，即可生成档案盒横签主文档。

第五步，设置第一个标签内的显示内容，格式如图4所示。

图4 档案盒横签格式

(2)准备数据源

本例中数据源，使用图2内容。

(3)邮件合并生成新文档

第一步，按照制作班级成绩单存档封面中邮件合并生成新文档的前四步进行操作。

第二步，将光标置于第一行第二个标签内，选择“邮件—开始邮件合并—标签”，弹出“标签选项”对话框，单击“取消”按钮，则可以观察到“邮件”选项卡下的“更新标签”按钮由灰色变成可用状态。

第三步，选择“邮件—更新标签”，则档案盒横签主文档中其他标签显示见图5。

图5 档案盒横签主文档

第四步，完成邮件合并，生成信函文档，则档案盒横签批量制作完成。

2.制作档案盒竖签

档案盒竖签与档案盒横签的不同之处主要有两点：一是标签尺寸不同，需新建标签尺寸；二是档案盒竖签中文字方向为竖向。主要解决这两点不同即可，其他操作与制作档案盒横签相同。

(1)设置档案盒竖签尺寸

见图6。

图6 档案盒竖签参数

(2)设置档案盒竖签中文字方向为竖向

第一步，按照制作档案盒横签中邮件合并生成新文档的前三步进行操作，显示见图7。注意，“班级名称”和“学籍表”中间是以空格分隔，且对其方式均为左对齐。

图7 档案盒竖签主文档

第二步，鼠标拖拽选中所有标签及内容，右键单击鼠标，在弹出的快捷菜单中，单击“文字方向”，在“文字方向”对话框中选择“竖向文字”，点击“确定”按钮。

第三步，完成邮件合并，生成信函文档，则显示如图8所示。

图8 档案盒竖签效果图

第四步，在生成的信函文档中，按“Ctrl+A”全部选中，选择“开始—更改大小写—全角”，则显示结果见图9。文字及数字方向设置完毕，档案盒竖签批量制作完成。

图9 档案盒竖签效果图优化

四、结 语

通过上述三个实例，体现出邮件合并功能在高校学籍档案归档工作中方便快捷的一面，让高校教务管理工作人员在批量处理文档上节省了大量时间，摆脱了传统手动逐份制作方式的困扰。将邮件合并功能引入到文档的批量处理中，只是教务管理在信息化、自动化方面的一个体现，需要不断强化高校教务管理工作人员的改革创新意识，进一步更新工作理念，充分利用信息化手段，提高工作效率。