档案数字化建设的探究——以中职学校为例

严淑玲

（广西医科大学附设玉林卫生学校，广西 玉林 537000）

1 中职学校档案数字化建设环境

近年来，随着我国对教育事业关注度的不断提高，打造智能化数字化的校园环境，逐渐成为我国教育领域发展的主要任务。现阶段，我国大部分中职学校都全面普及了信息技术，越来越多的学生以及教职人员都能够意识到新兴技术存在的价值。这些情况均为档案数字化建设工作的推进提供有力保障。换句话说，当前中职院校信息化档案建设工作所处的环境质量相对较高。

首先，很多中职院校内设立专门的校园网络，无论是学生还是教师，都可在校园内随时随地的利用网络搜索信息，开展学习活动、办公活动，真正达到网络化、计算机化与数字化生活。

其次，当前社会的人民群众已经习惯了利用网络开展工作生活以及学习。目前我校公文办理、档案管理、会议室及办公用品申请、发布校内通知等均以网络为载体在学校OA办公系统中进行，相较于传统的面对面沟通与办公邮件来说，这一方式更加便捷，也更加高效。

再者，很多学校都会根据不同的学生发展需求，设立不同性质的应用系统，并将其正式投入使用。所以，在数字化档案管理工作推进中，学校也可借助自身的这一发展优势，将该项工作与其他部门相互联系，使之可为工作的推进提供合力，加强信息资源库的完整性，重复性[1]。

最后，除了信息设施共享之外，现阶段，很多教育工作者都在强烈呼吁资源共享，信息共享。在信息集成的状态下，教育工作者可以了解更多的教育方式，积累教育经验。例如我校有个别专业开发有自己的精品课程、慕课或微课，学生可利用课后时间自主学习，所以对于当代中职院校来说，建立专门的中心数据库是其未来阶段必须要重视的一项任务。

总而言之，外部环境的优化可以为档案数字化建设工作提供强大的引导，奠定稳定基础。然而在任务实施的过程中，不可能一帆风顺，其中必然会遇到问题。在遇到问题时，参与者也需要保持冷静客观的态度，合理应对，妥善处理。

2 中职学校档案数字化建设问题

首先，中职学校领导并未对该项工作形成正确的认识，也没有赋予较高程度的重视，更不用提在其中引入数字化技术。由于管理人员认识与重视程度的缺失，导致相关工作无法受到稳定的力量支撑，甚至会存在经费与条件严重匮乏的问题。

其次，专业人才相对较为紧张。现我校专任档案管理人员1人，各科室兼职档案管理员有22人，均非档案管理专业毕业，兼职档案管理员科室其他工作繁重，且思想上又缺乏重视。中职学校档案管理数字化建设任务，具有极强的专业性与综合性，需要工作人员具有一定的计算机管理能力，同时也要求仅要熟练掌握档案知识与档案管理技能。然而对于很多中职类院校来说，在招聘人员时，不会设定过于严格的标准，甚至部分工作者并不理解数字化技术的应用要点，导致该项技术在档案管理工作中无法发挥自身效应。

最后，基础设施相对较为薄弱。目前中职院校档案管理部门一般只配备简单的扫描仪、普通电脑和档案管理软件等，但建设数字化档案的基础条件要求拥有完整的电子设施设备和档案管理系统等，例如配备容量大且稳定性高的计算机、高清扫描仪、高像素照相机、高清录像机、扩建办公环境等，这些设备会耗费大量的经济成本，如果没有足够的资金支持档案管理数字化的建设，档案管理者又很难真正的落实数字化管理，对于整体工作形成了严重阻碍。

3 中职学校档案数字化建设措施

客观来说，采取数字化技术实施档案管理工作，在我国已有一定的发展时间，也积累了一些宝贵的工作经验。很多中职院校在现阶段的档案管理工作中，也能够适当的融入数字化的概念。然而却由于时机成熟，人才缺乏，而导致数字化技术的作用无法充分发挥。为了有效调节这一问题，档案管理者可通过以下几个方面切实解决问题，以此打造完整的数字化档案管理系统。

3.1 建立档案目录数据库

中职类学校的档案馆馆藏规模相对较大，其中所涉及的信息类型以及信息资源也都相对较为丰富。并且，在中职院校发展的过程中，无论是教职人员还是校内管理人员，都需要以档案系为基础，进行一些工作方面的决策。如果按照常规的档案管理手段，在调取档案时，很容易会产生麻烦，影响查询效率与应用效率，所以对于管理者而言，亟待解决的任务就是要打造完整的档案目录数据库。

档案管理者可利用数字化技术建立数据库结构，然后将校内各模块各领域的档案，以不同管理系统的方式融入到结构中，将其编撰成专题性与层级性较强的目录注入。如此一来，在校内，教职人员调取档案时，便可快速查询到所属类别，提高检索效率。

3.2 馆藏档案的数字化

现阶段，虽然我国很多中职院校都能够在档案管理工作中融入信息技术，但在保存档案时仍旧会采取纸质档案的方式。相较于数字化档案来说，纸质档案具有一定的危险性。如果将所有档案都储存到档案室，那么档案不仅会面临火灾潮湿的风险，同时也会面临着严重的丢失危机。我校建校历史悠久，从1958年开始有存档记录，所存的档案纸质材料中有些因纸质被风化或老化变黄、变脆，有些因翻阅次数过多，有破损的痕迹，借着档案数字化进行修复后再完整地扫描下来存档。所以，档案管理者可融入数字化技术，将纸质档案以数字化的形式展现出来，在双重备份的基础上，保证档案的安全性。比较适用于中职学校档案管理工作的数字化档案储存方式是扫描。工作人员可以以借助扫描仪设备，将纸质档案中的信息转化成图形文件。

3.3 信息传输平台数字化

档案信息与人民币一样，如若不对其加以传递应用，那么其自身的价值就无法展现。在传统的档案管理工作中，如果校内人员需要得到某份档案中的信息，那么就需要亲自前往档案管理室，亲自调取阅览，并且其无法直接将档案信息拿走，只能够通过拍照或者复制的方式，获取其中内容。在这一整个流程中，无论是管理者还是档案信息应用者，都会面临较为繁琐的步骤，整体工作量比较大。但在数字化技术的辅助下，这些问题都能够得到有效解决。

借助数字化技术，中职院校方面可打造完整的校务官方系统。校内的教职人员以及学生都拥有一个特定的账号及密码，只要登录系统便可查阅学校的档案信息，以此既提高了档案的利用率，同时也不会对其安全性造成威胁[2]。除此之外，由于档案信息达到了一定的开放性，所以管理人员需要根据不同的情况，为处于不同岗位、扮演不同角色的校内人员划分档案接触权限。例如，学生只有浏览自己档案的权利，教师可以浏览本专业学生的档案，也可在特定条件下对其加以修改。通过这一方式严格保护档案信息的真实性，准确性。

3.4 建立健全的档案管理机制

在数字化档案管理工作中，中职院校方面仍旧需要对参与到该项工作中的人员实施有效管理。

首先，学校方面可参考国家所颁布的相关法律，如高校档案工作规范。结合其中对与工作人员所提出的各项要求，以及本校的实际档案管理工作情况，有针对性的建构制度大纲，并对其内容加以适当的完善。例如引入档案管理制度，档案保密制度，档案查阅制度以及人员责任制度。在创设好制度后，学校方面需要将其传输给师生群体，并严格要求其按照制度中的相关操作实施档案管理。如有违背制度的人员档案，管理者可按照制度中的相关要求对其实施处罚。除此之外，档案管理工作人员还需要提前明确电子档案的应用条例。例如，归档时间、范围、档案上交格式，以此保护档案信息的安全性与准确性。在数字化档案系统形成之后，管理人员也需要做好保密工作以及备份工作，建立安全的数据接口，以此加强档案管理工作的有效性。

4 结束语

总而言之，档案数字化建设工作对于中职学校的发展来说，具有极大的推动性意义。但该项工作的推进也不是一蹴而就的，需要工作者的长期坚持。在具体的工作中，档案管理人员需要明确具体的建设问题，有针对性的逐一突破，并且，需要落实管层档案以及信息是传输平台的数字化建设任务，在全面推进、持续发展的状态下，充分发挥数字化技术在档案管理工作中的效用，推动学校的长远发展。