档案信息化管理的优势与安全问题研究

覃锐祺

【摘要】信息技术的快速发展是一把双刃剑，在给档案管理工作提供方便的同时，也带来了许多安全问题。所以，档案管理技术人员要认识到信息技术的重要性，不仅要对信息技术进行全面了解，还要考虑信息技术对档案管理工作的安全性，采取有效措施，解决档案信息管理的安全问题，从而实现档案管理的完整性、真实性、可靠性。

【关键词】档案管理;信息化管理;优势;安全问题;

引言

通过高效率开展档案管理工作，不仅可帮助企业更加科学、合理化地安排现有资源，促进不同地区中人员管理分配工作的高效率推进，而且还能真实、全面地记录现代企业在不同发展阶段中的实际表现，保证工作效率的同时促进可持续发展目标的顺利实现。目前，已正式进入到信息时代，各种先进科技手段的应用为现代档案管理工作提供强力的支持，进一步突出档案管理信息化建设的实践功能，减少成本支出的同时提高档案管理的工作效率。

1档案管理信息化建设的必要性

1.1提升管理效率

依靠人工查阅档案资料时，我们往往需要到档案室去查找，这就给很多在外地出差临时需要调阅档案的业务人员造成不便，甚至延误了很多宝贵的发展机遇。档案管理信息系统中真正实现了足不出户即可调阅所需档案资料，企事业单位工作人员只需在线申请调阅档案事由，经上级领导批示后，系统后台会自动将批示信息推送到档案管理部门，档案管理人员会将档案资料电子版发送到预留邮箱内，并且在调阅权限范围内可以在线打印，凸显了档案资源调阅工作的便利性，大力提升了档案管理工作效率，改善了档案管理服务的落后局面，人们对档案管理服务的满意度也在逐渐好转。

1.2存储更加便捷

传统的档案管理模式大多数是通过人工进行整理、分类、记录信息以及调整修改。传统方式经常会出现档案资料录入错误或者遗漏等现象，降低了档案的准确性与真实性，同时还增加了工作人员的负担。为了更好地适应社会发展，把计算机技术与档案管理相结合，在一定程度上便捷了档案管理的存储。通过对计算机进行程序设定，只要简单地对鼠标进行点击，就可以把相似的档案资料统一归类，既可以缩短查找资料时间，还可以提高资料的利用率，使档案管理更加方便快捷。

1.3促进资源共享

档案管理部门身处企事业单位管理的边缘，长期受到忽视，形成了“孤岛现象”，大量的档案信息沉睡在档案柜中，各业务科室却经常反映档案调阅时效慢的问题，档案资源共享将以大力度打破这一禁锢，让各业务科室与档案管理部门能够互通互联，杜绝档案资源利用滞后现象，积极促进档案资源在企事业单位内部的流通与利用，使得档案资料能够不断的更新和补充。档案管理信息化建设的主要途径就是要构建档案资源共享平台，各科室能够在线传送档案信息，平台会依据档案内容关键词来完成后台的点对点推送，遇到档案数据需要修改时，也可以在线进行修改，避免了反复报送档案造成的数据误差。

2加强档案管理信息化发展的措施建议

2.1加大对档案管理信息化的支持力度

首先，企业管理者需加大资金投入力度。逐步完善基础硬件设施的同时，打造出适用于档案管理信息化建设的工作环境，通过改善档案管理部门的硬件条件尽可能满足档案管理信息化建设工作的各项要求，并尽可能地减少不必要的资源浪费与成本支出。在这一过程中，现代企业需建立起符合自身发展条件的日常维护机制，并将此项工作交由专门人员负责，定期对档案管理信息化建设工作所需应用的基础硬件设施进行检查和维护，使其能处于正常的运行状态，在现有的基础上提高档案管理信息化的工作效率。其次，在保证相关基础硬件设施功能完善性的同时，相关部门还需根据以往的档案管理模式，结合企业当前的发展情况制订出统一化的档案信息建设规范。为能确保档案管理信息化建设任务的高效率开展，档案管理部门要尽快构建出一套行之有效的档案信息化管理制度，以此保证档案信息资源的真实性、完整性以及可靠性。

2.2优化人才队伍

由于档案管理人员整体素质与档案管理水平息息相关，因此，我们要提高档案管理人员的创新意识，明确自身职责，提高在实际工作中的责任意识。认真努力的开展档案管理工作。同时还要重视档案管理人员的培训，努力提高档案管理的专业知识和专业技能，使其能够熟悉运用现代化技术，全面提高档案管理信息化的水平。

2.3加强技术应用，提高档案资料存储的安全性

对于档案信息化管理的存储安全问题，我们可以通过加强技术应用对档案资料予以保护。目前，应用较多且效果较好的技术分为两种：一种是采取对称加密方式，就是在档案资料进行加密管理时设置相同的加密秘钥与解密秘钥，这种方式被运用的比较广泛，在档案信息化管理中具有显著效果，可以提升档案资料的安全等级;另一种是非对称加密技术，就是对档案资料进行加密管理时使用不同的秘钥，加密秘钥可以适度公开，但是解密秘钥必须由相关管理人员进行保管，确保档案资料的安全性。利用加密技术可以完成对档案资料的安全管理，避免核心资料被不法分子篡改或盗取，提高档案资料的真实性与合法性。

结束语

综上所述，信息化的快速发展，传统的档案管理制度已经不能满足社会发展的需求，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。因此，我们应积极创新档案管理服务模式，深度优化人才队伍，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展。

参考文献

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