我国外贸公司经济项目管理的信息化改革之路

摘要：经济全球化发展趋势下，外贸公司想要在世界贸易竞争中占据有利地位，就需要创新企业传统经营管理模式，合理融入信息化技术，实现对企业各部门的综合管理，制定出科学合理的经营方案，保证各项经营项目的顺利开展。为了探寻高效经济项目管理方式，制定出科学合理的外贸公司经营发展方案，就需要结合当前外贸公司的经营管理现状，探究外贸公司经济项目管理的信息化改革之路，加强企业组织建设，优化项目管理人员配置，全面加强信息数据管理，优化经济项目流程管理，融入先进的信息化管理技术。

关键词：外贸公司;经济项目管理;信息化改革

中国面临着经济环境、创新理念全球化发展趋势，外贸公司的组织形式和业务流程发生巨大改变，传统的经济项目管理方式已经无法满足企业发展需求。因此，在信息化发展背景下，越来越多的外贸公司想要通过信息化改革，创新传统经营管理理念，实现企业内外部资源的合理配置。但由于外贸公司项目业务具有复杂性、多样性等特点，在经济项目管理过程中存在诸多管理问题，导致经济项目的实施成功率较低，不利于公司的持续稳定发展。针对当前外贸公司经济项目管理形式，需要制定出切实可行的信息化改革方案，为我国的外贸行业带来新的成长机遇，全面提高外贸企业的市场竞争力。

一、外贸公司的业务现状和特征

1、外贸公司的业务现状。外贸公司经济项目相关业务开展主要分为操作层、管理层、决策层等多个方向，其业务类型具有多样性、复杂性的发展特点，相关资料和政策条款会影响到外贸公司的内部管理效果。

操作层：一些尚未实现信息化建设的外贸公司，当前业务开展存在许多问题，业务操作需要提供大量的外贸凭证，并根据各类资金信息的流转情况，制定统计分析报表，完成基础任务处理需要投入大量的人力资源，且人为审计会出现各类错误。项目订单尚未实现信息化管理，无法对项目流程进行有效追踪，主要通过财务报表的汇报形式，业务、财务部门与管理层之间无法实现信息共享，传统的信息传递会浪费人力、物力资源，导致各部门业务之间存在脱节，容易引起矛盾。当前企业所采用的信息共享方式，主要以文件传递为主，存在随意改动风险，在传统国际贸易过程中频繁的报价计算，将会产生大量单证发票，增加了财务人员的工作量。

管理层：企业管理层业务开展与财务数据之间存在信息不流通问题，资金的具体流向以及数量金额存在差异，管理层的业务流程处于无序状态，无法实现对各部门工作任务的统一管理，整体管理水平具有滞后性，制约了企业持续稳定发展。在财务审批的过程中，受到管理层主观意识的影响具有一定随意性，无法针对业务情况进行查询落实，企业在运营管理阶段面临较大监管风险。

决策层：企业决策虽然取得了良好的业务销量，但整体经济效益得不到提升，想要通过各类财务风险的预防控制来扭转被动局面，面臨信息化程度不足的问题，客户与供应商之间所接触的商品信息十分复杂，由各部门或个人所提供的信息存在封闭性和重叠性。外贸公司的业务环节会产生大量数据信息，在传输过程中存在信息失真问题，企业决策层以及各类财务人员在调查客户资信时，无法正确评估商品贡献等数据信息，面临较高的贸易风险。从以上外贸公司业务开展的现象来看，存在明显的信息闭塞、信息不畅通等问题，操作层面临较高的工作压力，想要提高管理层的工作质量，扩大决策层的业务范围，急需推动外贸公司经济项目管理的信息化改革。

2、外贸公司的业务特征。外贸公司的进出口贸易类型具有多样性的发展特点，如：仓储贸易、代理贸易以及佣金贸易等等，在经济项目管理信息化改革的过程中，需要通过信息系统的构建，自动甄别不同类型的贸易模式，并迅速制定出相应的解决方案。成本核算形式是计算企业利润的基础手段，外贸公司业务形势的多样性，决定了在项目管理阶段采用不同的成本核算方式，信息化建设初期要结合企业的业务特点，创新成本核算方式，需在企业内部采用供应链管理模式，与信息化系统建立有效衔接。参考外贸公司的特殊供应链管理，明确早期信息化系统缺乏项目支持模块的弊端，在项目管理阶段需要结合企业实际发展情况，提供相应的网络接口，不断完善信息化解决方案。外贸进出口贸易过程中存在关税问题，需要了解关税分摊与资金核算的基本要求，自动化分析在不同贸易模式下关税分摊的主要流程。为了更好地适应外贸公司业务的多变性，需要做好基础数据的归类整理，首先需要结合客户信息以及商品信息制定基础信息表，保证基础数据整理的标准化，并按照客户的购买需求以及国际间的商品差异，采用数据归类处理的信息化管理方式，完成贸易类别的划分，从不同的角度实现大数据的挖掘与处理。信息化技术在外贸公司项目实施阶段的有效应用，不仅要考虑不同贸易类型下的项目管理需求，还需要遵循因地制宜的发展原则，深入到业务开展的整个流程中，做好公司经济项目的调查与设计，为企业持续稳定发展以及长期经营战略目标的制定奠定有利基础。

二、外贸公司项目管理信息化体系建设

1、信息系统准备阶段。在外贸公司内部建立信息化管理体系，首先需要在准备阶段做好业务调查与分析。目前企业内部实行总经理负责制，经理直接负责各部门的项目工作，整体经营管理权限下放到业务部门的财务、物流、人事等岗位。这一管理现状导致业务工作缺乏规范性，要求工作人员具有较高的业务水平，尤其是业务部门与财务部门在贸易过程中，进出库数据信息存在明显差异，后续的业务追踪存在各部门相互推诿问题。当前企业职能部门各自为政，存在严重的个人占用数据资料问题，部门之间缺乏有效沟通，各项工作开展对个别人员存在依赖性，不利于项目整体业务工作的有序开展。部门之间信息交流通道有限，无法保证工作内容的协调性，虽然已经初步完成信息系统构建，但仍有一部分数据信息通过人为操作处理，容易产生随意改动和人为操作失误等问题。一部分系统无法自动处理的单据与凭证，在库存审核以及销售类型统计方面造成工作矛盾，企业领导人员对当前生产经营活动信息的掌握不准确，不利于管理决策的制定。企业管理基础工作不到位，缺乏行之有效的管理手段，财务部门和业务部门之间的信息交流主要通过文件分享的方式，无法保证数据信息的及时性。目前一部分外贸公司采用的信息化管理手段为进销存系统，随着外贸业务的不断变化，该系统已经无法满足当前的国际化贸易往来需求，需要进行信息化改革，促进企业管理工作的规范化发展，精准把握当前企业内外部市场信息，提高企业经营决策的整体水平。

2、信息系统运行管理。想要全面提高企业管理水平，保证企业竞争力，就需要做好流程梳理，面对激烈的市场竞争环境实现全过程控制，满足市场竞争下对外贸公司的业务需求。电子审核模块：信息化系统建设中的电子审核模块，主要针对外贸公司在采购过程中涉及到的货币种类较多，为了保证每一笔经济支出的安全性，需要在信息化管理系统中设置电子审核功能。结合当前市场环境，信息系统中的审核流程需要通过业务人员完成订单录入，将入库单据输入到财务系统和各审核部门，审核部门签字确认后通过财务人员的核对提供给供应商，整个过程在信息系统上完成，不需要通过人员之间的线下确认，能够简化工作流程。为了保证采购支出的安全性，需要在财务出纳阶段检测电子凭据，在电子单据与签名确认的双重保障下完成商品采购。采购发票与入库信息的同步处理：外贸公司业务开展经常遇到货物在途运输的情况，在月底出现采购业务时，由于运输途中的时间延误，导致发票与货物的到达期限存在差异，对财务部门来讲按照发票结账入库，企业业务人员则是按照货物入库的时间进行业务结算。为避免数据不同步问题，需要通过信息系统要求业务人员在货物送达后，将入库信息录入到信息系统中，并打印入库单，如果在这一过程中采购发票尚未送达，可要求供应商以传真的方式提供发票副本，将得到的资料信息提交到财务处完成付账处理。实现对外贸公司经济项目的全过程管理，不只是为了满足信息化改革的根本需求，而是为了企业竞争力以及整体发展水平的提升服务，因此，企业在项目梳理的过程中，需要结合多元化的管理方法，为企业创造更高的经济效益，促进经济项目管理的信息化改革。

三、外贸公司经济项目管理的信息化改革方向

1、信息化项目管理人员配置。信息化技术的应用促进各部门之间的协调管理，一般情况下外贸公司信息化经济项目管理的标准配置为财务人员、业务人员、IT人员、管理人员，由外贸公司的管理人员参与企业经营决策的制定，并与客户方进行沟通，管理人员需要接受信息化培训，了解信息化系统的操作流程。业务人员需要按照设定好的信息化管理方案，输入各项业务数据，保证经济项目数据内容的准确性，每月将台账数据与系统数据进行对比分析，配合项目检查部门确定销售收入、资金投入成本以及实际库存数量，并在相关资料文献中确认签字。信息化管理人员需要结合系统运行情况修复数据故障（Bug），保证各项数据信息的充分体现，并定期向项目负责人提交数据报告。业务人员要准时参加信息化系统培训，按照规定为供应商和客户提供基础数据信息，财务人员需要结合业务开展情况，与项目管理者共同决定数字化成本核算方式，配合信息技术管理人员以及财务人员制定各项准备计划，将会计数据保存到基础数据信息管理库中。IT人员主要负责信息系统的维护与管理，要熟练掌握信息系统的各项操作功能，根据经济项目管理方案，在不影响核心数据内容的前提下完成项目的二次开发，并提前进行运行测试，同时关注科技市场的研发情况，不断创新与完善企业信息系统，并编写流程和操作手册。项目管理者需要履行信息化项目管理职责，对当前信息化管理存在的主要问题与项目负责人进行探讨，并对业务流程、财务数据情况、IT人员工作情况以及公司的商业贸易情况进行综合监督，通过信息化平台获取数据内容。信息化管理平台的建立将提高外贸公司各部门工作的协调性，并获得积极的信息反馈，为外贸公司持续稳定发展奠定基础。

2、经济项目信息数据管理。信息化系统中的数据管理主要分为静态数据与动态数据两种，静态数据指的是系统提供的数据参数，例如：商品名、供应商等基础信息，动态数据则是在项目业务开展过程中形成的数据信息，如：會计凭证、财务报表等等。外贸公司经济项目管理在准备阶段以静态数据管理为主，但在项目运行过程中则侧重于动态数据的获取。经济项目管理的信息化改革，首先需要确定静态数据的获取范围，通过计算机系统的数据编码功能，自动完成对基础数据的识别与分类。通过子账号程序将基础数据内容归属到多个分类信息中，为今后数据的分类查找提供便捷服务，不同类型的外贸公司在数据整理前，结合各部门业务人员提出相应的数据分类需求，确定基础数据的类别差异，在数据整理阶段完成数据标识，并做好阶段性数据内容的分类处理。在数据收集整理的过程中，要根据项目实施的范围以及企业建设需求，选择合适的数据获取工具，保证动态数据内容的完整性和准确性，为后续项目决策的制定提供数据参考，并安排管理人员定期进行数据维护。为了保证数据信息的安全性，需要在数据传输前做好备份处理，数据内容的分类管理是外贸公司经济项目管理信息化改革的重要基础，国际贸易往来之间会产生庞大的数据内容，数据信息是企业经营发展决策制定的重要参考，也是企业贸易风险预防的主要依据，只有做好经济项目的数据管理，才能够保障外贸公司各类经济项目的稳定、有序开展。

3、经济项目流程信息化管理。外贸公司经济项目流程信息化管理主要分为两种形式，一种是以企业为主体：从外贸企业自身的发展情况考虑，围绕企业制定经营目标，不断改进与完善企业的基础业务流程，并借助信息化管理工具，对各项贸易环节的充分管理。一种是以经济项目为主体：从项目实施的各个阶段进行充分考量，围绕信息化项目实施目标，实现对项目实施充分管理。首先需要了解经济项目的主要内容，并分析最终的商品交付成果。信息化技术的有效应用，需要对整体工作流程进行调整与分析，并通过数据梳理提高信息化管理质量，在项目实施阶段成立客户研讨小组，通过信息化平台完成小组之间的交流与沟通，深化对项目流程的了解。技术小组通过信息化系统的操作，对项目流程的工作情况进行测试分析，做好项目二次开发，将各项数据内容提交到工作人员系统测试库，模拟项目运行的整个流程，并输出系统检查报告，业务人员能够通过信息模型的建立，在系统测试库中模拟业务流程，分析与企业建立贸易关系的国际企业市场信息。以代理贸易类型为例：外贸公司接受客户的销售订单，完成商品采购后直接从供应商将货物运输到客户处，从中赚取货物差价，按照供货方以及客户方所处的地理位置分为：进口代理、出口代理和国内代理三种形式。首先业务人员从客户处获取订单，运用网络信息技术收集各项市场数据内容，制作销售订单并与供应商建立联系，询问商品价格。通过市场调研的方式对庞大数据信息进行整理，双方建立合作关系并发放采购订单，业务人员则提供发票和入库单，利用网络信息平台完成单据审核，确定应付账款、核实应收账款，在信息化系统中建立虚拟仓存，自动生成分析模型模拟业务流程，制定出科学合理的贸易方案。

总结：在信息化发展与推广的背景下，外贸公司在经济项目前期准备阶段，需要做好领导层信息化管理培训，选择合适的网络信息服务平台，对经济项目信息化管理流程进行合理规划，保证最优化的人员配备。在经济项目执行阶段，信息化管理主要分为组织管理、数据管理、流程管理、技术管理等多个方向，保证外贸公司项目开展的稳定性。缺乏先进性的经济项目管理方案，很难保证项目各阶段的顺利实施，因此，需要构建信息化项目管理系统，合理规划经济项目实施流程，为外贸公司创造更高的经济效益，促进企业的可持续发展。

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作者简介：马志毅（1987-）男，四川成都人，硕士学位，当前职称：中级经济师，研究方向：项目管理;单位：中国航发航空科技股份有限公司 邮编：610000