信息经济时代化工企业档案管理工作研究

陈俏俏(中国石油天然气股份有限公司广东石化分公司，广东 揭阳 515200)

0 引言

档案可促使相关人员及时了解企业发展历程、创立初衷、发展目标、价值属性等，同时还可促使相关人员对企业未来发展进行有效创新、开拓等，进而促使企业长久发展。与此同时，近年来中国信息技术时代、经济水平、科技水平等均不断提升，各种技术层出不穷，其对档案管理具有一定促进作用。因此，文章将结合当前时代背景、档案管理现状等进行具体档案管理质量研究。

1 化工企业档案管理过程中常见问题

1.1 对档案管理重视度有待提升

在当前经济快速发展时代中，化工企业通常会将经济发展、企业未来规划等作为重点发展目标，进而对档案管理缺乏相应重视度，促使档案管理人员责任心、认知深度、管理水平、创新意识等显著下降，企业相关部门对档案管理投入力度也会随之下降，档案管理也缺乏相应的监管机制，最终促使档案管理的质量性与效率性显著下降，对化工企业的经济发展、升级转型等也产生不同程度影响。

1.2 缺乏健全的档案管理机制

有效的档案管理机制是提高档案管理质量与效率的基础保障。实际在进行档案管理过程中由于企业未及时建立健全的档案管理机制，仅可依靠既往不完善的管理机制实行管理，而同时一切人、事、物等均以不同程度向前发展，进而促使既往管理机制的时代局限性弊端异常明显，对档案管理质量产生严重影响；既往管理机制对管理人员综合素质水平的要求与当前也存在一定差异性，进而促使管理人员综合素质水平无法有效满足实际档案管理需求，促使在进行档案管理过程中常会出现各种不合理现象，对管理质量、管理效率产生严重影响。

2 提高化工企业信息化档案管理效率的具体措施

2.1 提高对档案管理重视度

正所谓“不忘初心，砥砺前行”，化工企业相关领导人员通过对有关档案的全面了解进而有效加深其对企业发展历程、创办目标、发展目标、社会属性的了解，进而制定符合企业自身发展与时代洪流的发展目标与规划，同时还可有效促使企业及时制定出适宜的管理体系与管理机制，促进企业的稳健、和平、有效发展。因此，企业相关管理人员需加强对档案管理重视度与投入力度，通过财力、人力、物力等各方面对其进行不断投入，促使相关管理人员也随之加强对档案管理重视度并投身于其中；同时，为促使档案管理重视度进一步增强，相关部门还需根据相关档案内容举办相应的宣传活动等，譬如，根据档案内容拍摄企业发展历程与先进人物等相关宣传片、举办企业光辉历程博览会、张贴相关宣传海报等，促使人们不断加强档案管理重视度，进而积极投身于档案管理中[1]。

2.2 建立健全的档案管理机制与体系

正所谓“没有规矩，不成方圆”，为促使档案管理的质量性与效率性不断提升，需充分保障所有管理措施的规范化、标准性与高效性等。对此，相关部门及人员需加强对建立健全档案管理体系与机制重视度。首先，相关人员需对既往管理机制、管理效果等进行全面分析，并根据分析结果制定相应的改善措施；其次，管理人员积极学习外界优秀的管理机制与体系等，管理人员将外界优秀的管理机制、化工企业档案管理目标、针对当前管理现状所指定改善措施等进行有效结合，进而制定出符合化工企业档案管理的管理制度与体系；再次，管理人员需深谙中国政府部门所颁布的《档案法》相关管理条例，并保证其管理制度符合《档案法》，进而促使管理效率与质量可得到充分保障。管理人员根据管理制度建立相应的管理体系，并充分保障管理制度与管理体系的高度契合，进而促使各项管理措施均可得到有效落实；最后，为促使档案管理的质量性不断提升，相关部门不仅需建立相应的管理机制与体系，同时还需建立相应的监管机制与体系，并充分保障监管机制与体系的独立性、高效性与功能性，进而促使监管效果可得到最大化展现[2]。

2.3 制定合理高效的化工企业档案管理标准

制定合理高效的化工企业档案管理标准势在必行，首先管理人员需根据档案管理要求、管理环境等制定相应较为详尽的管理流程，管理流程中需对相关细节进行详细叙述，尽可能促使流程详尽化、明朗化；其次，根据管理流程、管理人员规模等对所有管理措施进行责任划分，促使所有管理人员均可熟记自身职责，当有异常现象产生时，需立即责任到人，进而从源头进行现象分析，促使档案管理的标准性、质量性等有效提升；再次，为促使档案管理的质量性进一步有效提升，管理人员需针对管理流程中各个环节制定相应操作规范及注意事项等，并将其下发至所有参与档案管理的人员手中，要求其熟记相关规范内容、注意事项，同时还需将相关操作规范、注意事项等张贴在档案室较为醒目区域内，促使管理人员可随时阅览，提高其工作责任心与质量等；最后，对档案管理采取有效的监管措施，对此监管人员需充分发挥其职能进而对档案管理进行全阶段性质量监管，其主要包括档案收集、档案核对、档案整理、档案分类、档案归档、档案储存等，在此过程中监管人员需对每一环节进行全面监管，针对在此过程中出现不合理管理措施，监管人员需及时记录并指出，要求管理人员针对不合理措施进行原因分析、制定改善措施、后续预防措施等，并对后期改善效果、后续预防措施、不合理措施发生率等进行全面追踪[3]。

2.4 提高档案管理人员综合素质水平

人员是一切措施实现的基础保障，因此管理人员的综合素质水平对管理质量、管理效率等产生直接影响。基于此，相关部门还需加强对档案管理人员综合素质水平重视度。首先，管理部门定期聘请专业人员至企业为管理人员进行专业讲述、为管理人员创造外出学习机会、鼓励管理人员自主学习等；其次，相关部门通过高薪聘请的方式招聘相关专业素质水平较高、经验较为丰富的管理人员，同时引导综合能力较高人员对其他管理人员进行培训；再次，企业应将奖励机制、业绩考核等与管理人员综合素质水平进行有效结合，定期对所有管理人员进行全面考核，针对各方面水平提升幅度较大人员可及时给予相应的奖励措施，并将其计入绩效考核中，针对各方面综合水平有所下降人员，需及时给予相应的惩戒；最后，针对在进行档案管理过程中出现的各种突发性事件、失误现象等，需要求相关人员可在第一时间及时对相关事件进行全面分析，并根据分析结果及时制定相应的改善措施，同时再引导其他相关管理人员进行集思广益，进而对自身思维局限性进行反思，最终促使管理人员责任意识、思维能力、专业水平、实际管理能力等均不断提升[4]。

2.5 将信息技术与档案管理工作进行有效结合

近年来中国科技技术、信息技术、互联网技术等飞速发展，且其运用范围不断扩大，促使人们的日常生活、工作等均发生翻天覆地的变化，可有效实现人们对相关资料及时性、全面性、准确性、高效性等要求。基于此，在进行档案管理过程中可将现代化信息技术运用其中，利用信息技术进行档案管理主要体现在二方面，一方面，管理人员将档案储存分为二种方式储存，分别为纸质档案储存、电子档案储存，在此过程中需充分保障储存信息的一致性，同时针对电子档案需进行云备份，并定时更新备份，当需要进行档案调取时，管理人员可及时调取电子档案，既可有效避免纸质档案出现损坏、遗失等风险，同时还可促使调取效率显著提升，最终促使管理效率不断提升；另一方面体现在管理人员利用各种现代化技术对档案进行有效编码管理，并根据相关编码进行档案整理、储存、归档等，可有效避免出现乱档、档案遗失等现象，进而促使管理效率不断提升，管理成本不断下降，对企业管理与发展也起一定促进作用[5]。

3 结语

化工企业对经济发展、工业发展及社会发展等均产生重大影响。而与此同时，档案管理质量对化工企业的未来发展会产生一定程度影响，进而间接性对社会、经济等会产生一定程度影响。对此，化工企业需不断加强对档案管理重视度与投资力度，定时对当前管理现状进行全面分析，并根据分析结果制定相应的完善措施，同时对档案管理模式进行不断创新，促使管理模式时刻“与时俱进”，促进化工企业稳定、快速发展。