浅谈结合标准要求开展组织的档案管理工作

任昱

档案管理是组织日常工作的重要内容，如何收集、整理、分类、保存这些反应组织活动并具有考查和保存价值的各类文件和数据，档案管理的前辈们作出了不可磨灭的贡献，总结出了很多宝贵经验和有效的工作方法，并形成国家或行业规范，对我们的档案管理工作有着非常重要的指导和规范作用。

我们在日常档案管理过程中除了按照《机关文件材料归档和档案保管期限规定》执行收集和归档作业，但该规定并未对归档和保管工作的具体操作流程和要求进行规定，容易导致工作失误。

经过多年的档案管理实践，在组织内部档案管理过程中，结合各类国家行业标准补充组织在档案管理中的一些操作行为标准，可以有效避免档案管理工作的失误，不断开展组织内部档案管理的贯标，工作流程标准化，让我们在档案管理上得到规范管理和发展。

拥抱时代纸质文档数字化建設

随着互联网的普及特别是移动互联网的广泛使用，传统纸质档案的收集管理所带来的查阅麻烦，已经影响到档案作为一种重要管理资源它应具有的价值，随时随地的查阅相关档案文件已经成为组织管理人员的一种实实在在的需求，将纸质文件数字化是必然趋势。

在《DA/T31-2017纸质档案数字化规范》的指导下，将组织内部所有纸质文档全部数字化，并按照《DA/T18-1999档案著录规则》进行著录。使组织的档案收集不遗漏一份，通过电子化管理，让纸质档案的索引查阅更加方便，通过对档案查阅等级的规定，通过权限设置，让档案查阅环境更加灵活，档案对管理工作承前启后的作用得到了极好的发挥。

现在移动互联网的普及，工作效率持续提高，办公场所的不稳，特别是新冠病毒带来的疫情居家工作等正成为一种新办公趋势，纸质档案的传统管理方式已经不能适应时代的发展需要，国家及行业及时出台的各类档案管理标准，让我们档案管理工作能够迅速拥抱时代，使档案管理与时俱进，将组织的历史印迹更好的展现到日常的工作当中，纸质档案数字化建设是档案管理是当今社会档案管理工作的重要组成部分。

规范管理各类档案，发挥管理改善推手作用

在《DA/T22-2015归档文件整理规则》和《GB/T18894-2016电子文件档案及电子档案管理规范》为主要标准的指导下，认真做好档案的管理工作，将归档文件以单位进行组件，分类、排列、编号、编目。纸质文件按照标准对纸质文件的要求进行收存，同时进行数字化转换。为了执行好组织的档案管理工作，组织特别制定了档案管理流程及相关制度，并有专门的负责人定期检查。例如纸质文档归档流程：

通过标准化的流程和制度更好的将档案管理的国家相关标准落地实施，不断的贯彻相关的国家档案管理标准，强调标准对管理的作用是组织档案管理工作持续进步的原动力，让执行标准成为组织管理工作提升的重要推手。

贯彻标准，发扬标准精神，不断做好档案管理工作

组织对档案管理工作的贯标，不但让组织的档案管理工作有了明确的指引和行动要求，同时对档案管理人员工作质量评价有了一个明确的判断依据，对档案管理人员的绩效考评不在是领导伤脑筋的事情，组织对档案管理工作的持续贯标也是组织在档案管理工作不断改善的一个过程。

贯彻国家和行业的档案管理相关标准，不但可以减轻组织在流程制度上的管理难度，而且可以起到避免组织内部专业人员不足，无法编制出合格管理要求的问题。比如我们对电子文件归档范围就按照《GB/T18894-2016电子文件档案及电子档案管理规范》6.1、6.2电子文件归档范围、电子文件元数据归档范围执行，避免的组织自行制定相关标准带来的不准确或遗漏等问题。

各种国家标准和行业标准是我们工作的指南和要求，只有持续不断的理解标准精神，贯彻标准要求，才能在档案管理中不断进取，通过统一的要求，将组织的档案管理工作方法和要求与兄弟单位保持同步，更便于工作的交流和接轨。

对于特别个性化的组织内部档案管理问题，我们编制组织内部工作规范，通过备案的方式得到各部门的认可和执行，使这个规范成为组织内部标准。经过组织在档案管理过程中的标准化建设，形成了以国家、行业标准为骨干，组织内部标准为补充的组织管理标准族群，根据这个标准族群制定执行的相应管理制度，并持续不断的检查改善，形成组织内部档案管理体系，并用这个体系不断培训内部档案管理人员，使我们的档案管理标准化，规范化，并能够持续不断的得以提高，不断学习标准，贯彻标准，是组织学习力的重要表现，只有持续不断的学习标准贯彻标准才能提高档案管理工作的组织执行力，才能让档案管理工作在日常组织管理工作中发挥应有的重要作用。