浅谈如何做好大学行政秘书工作

朱玲

摘要：教学工作是高校的中心工作、重中之重，教学工作的良好运行是人才培养顺利进行的保障，同时，教学管理在教学秩序的维护和教学质量的提升上都发挥着重要的作用。从目前高校行政秘书的本职工作可以看出，行政秘书在教学工作中发挥着重要的作用，行政秘书的高效、准时、耐心和认真工作是教学有序运行的重要保证，它在教学管理活动中的作用是不可替代的。要关心、关注和关怀行政秘书的工作，充分发挥其职能，对于促进教学改革，提高高校教育管理水平有着重要意义。

关键词：高校学生;行政秘书管理;提升策略

引言

高校中的教学管理工作主要是对高校内与教学相关的事务进行有效管理，它是管理工作来中的重点内容，将会直接影响整体管理工作的实施效果，也会对行政管理工作的内容以及性质造成一定的影响。而行政管理工作主要是针对高校内部与行政事务相关事务的有效管理，在高校内部管理工作的过程中，只有正确处理教学管理和行政管理工作，才能够使教育工作实现健康稳定发展。

1高校行政秘书的职责

（1）日常管理。负责学院资产管理、转发学校职能部门日常行政通知，负责督促检查行政工作计划和落实办公会决议的事项，负责学院日常访客接待，负责保管学院印章、开具各类介绍信、学院日常安全工作，采购分发办公用品、家具、仪器设备及其入库、日常保管和维护等，节假日工会礼品发放，负责各项信息统计和管理等。（2）财务报销。学院日常办公用品报销、借款、冲账等。领导办公差旅报销、学院主办的各类会议中的住宿、场地、租车等费用的报销，各类设备、家具、实验仪器的采购和报销，各类设备维护和维修费用的报销，各类学院劳务发放，年底酬金发放等。（3）会务工作。学院各类会议的会场布置、设备调试等，负责每周行政例会安排、年度会议的编制规划，协助领导做好其他会议的组织通知等会务工作，整理保存相关会议的记录。（4）文字工作。负责一般性行政公文的起草;负责各类行政会议的记录和整编，负责起草一般性的行政公文和相关文字材料的校核，负责重要会议上院领导的发言稿和相关材料的草拟工作;负责起草学院年度行政工作的年度总结、规划和决定等文字材料，重要会议的报道及新闻稿的撰写，完成院领导交代办理的其他文字材料。

2高校行政秘书管理现状分析

2.1工作服务意识淡薄

高校行政管理工作存在凭经验办事、守旧规办事的问题;存在对自身的工作性质认知不清、对自身工作服务型认知不清、对自己的身份认知不清等问题。问题的主要原因是没有时刻把服务意识印在脑中，这样就使得多数高校行政管理工作者不求进取、不懂创新，在无形中大大降低了行政工作的效率。习近平总书记曾强调，我们党要树立服务型政党。那么在高校行政管理工作中，更要建设服务型高校行政管理模式，只有为教师和学生做好服务，才能提高我们的工作效率，为高校教学活动和科研活动提供更好的学习氛围。

2.2行政管理人员缺乏较高的专业素养

由于高校对行政秘书管理工作重视程度不高，一些管理人员都是由高校教师兼任。他们虽然具有良好的教学经验和文化素养，但是他们没有接受管理专业的知识培训，缺乏一定的行政管理水平。并且他们平时还有繁重的教学任务，不能将全部精力和时间放在管理工作中。还有的高校招聘的管理人才自身缺少社会经历，没有管理经验。导致在高校行政管理中缺乏具备专业素养的管理人才，直接影响到行政管理效能。

3高校行政秘书执能力提升的策略

3.1明确岗位职责，强化科学管理

高校应进一步完善行政秘书的管理体系，明确行政秘书的岗位职责，使其更好地开展教学管理工作。强调行政秘书专职服务于教学管理日常事务性工作，执行教务处、系主任布署的关于教学管理工作的相关事务，传达教学相关的各项通知，如在教师调停课、学生选课、教师临时更换上课地点等紧急情况的统筹与协调，保障教学各个环节有序运行。目前，高校采用信息化管理教学，倡导无纸化办公，这就要求行政秘书必须熟练掌握办公软件和教务系统的操作技能，灵活运用新媒体技术等，通过信息化的科学管理来提高工作效率和工作质量。

3.2完善行政管理制度，提高行政管理效能

随着信息时代的进步与发展，互联网技术不断应用到学习和生活中。因此，高校行政秘书管理工作也要做到与时俱进，利用先进的信息技术不断进行改革创新，建立信息化、规范化的行政管理模式。高校也要提高行政管理工作重视程度，促进各部门之间建立良好的互动交流模式，强化行政管理工作与各部门之间的联系，促进高校管理数据有效整合，提高学校行政秘书管理工作效能。另外，高校还要建立监督机制，让各部门之间能够做到相互促进、相互制约、相互发展。在考核中明确奖惩措施，对于行政管理工作中表现优秀的员工给予上升空间和福利待遇，提高他们工作热情，有效提高管理工作效能。

3.3制定素质提升培训计划

要想科学系统地提升高校行政管理人员的素质，教育部门就要对各地区高校的实际情况进行全面调查和了解，然后根据调查结果制定提升的路径以及详细的提升计划，同时还应严格督促各高校行政管理部门认真落实、严格遵守，并对行政管理部门内部管理制度的制定情况、行政管理人员的素质素养以及整体的工作范围进行严格的检查，如果发现有考核人员的素质不达标，应按照规定进行处理，情节严重的应给予严厉的处罚或开除。相关管理部门一定要加大干预和治理，采用科学的方法来提升高校行政管理人员的素质，只有让管理者和行政管理人员意识到问题的严重性，才能够确保其认真遵守、系统提升。

3.4加强信息化建设，实现智能化管理

第一，提升高校硬件和软件设施，加大相应投资力度，硬件和软件两条腿走路，做到高校业务信息化全覆盖，智能化全发展，做到无须人工操作，从“有纸化”向“无纸化”办公发展;第二，制定全面化系统性制度，通过顶层设计，对高校资源进行整合统筹，制定符合本校的科学有效的制度规定，将信息化、智能化建设合理纳入学校规章制度中，并逐级落实推广;第三，创建高校信息共享平台，通过互联网特有的优势，将高校所有师生数据进行分类存储，使高校行政部门需要任何数据时可直接从数据库中调取，并做到在日常工作中不断完善该数据库，如此能大大减少重复性工作，提升工作效率;第四，提升高校行政管理人员信息化素养，高校行政工作不是一个人或者一个部门可以完成的，需要多个部门交流协作的，每一位行政工作者都要紧跟时代潮流，做到日常办公能线上非线下、能网络不跑腿的信息化办公意识和思维。

结束语

综上所述，高校行政秘书管理工作是高校改革发展的重要环节，管理人员是直接面向教师和学生的。因此，要增强行政管理意识，不断创新管理模式，积极寻找解决管理中存在不良现状的措施。还要引导管理人员主动学习和进步，提升自身的综合素养。最终有效提升行政管理工作效能，推动高校在教育事业中持续发展。

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