石化企业人事档案共享服务模式探讨

张颖 李雪 益希春

摘要：人事档案是集中记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，具有不可替代的重要作用。共享服务模式作为一种新型管理模式，以其集约高效的自身优势被越来越多的企业接受。人事档案与共享服务模式的新型组合，将企业人力资源部门从繁琐的事务性工作中解放出来，将更多的精力投入到人力资源管理开发与规划等工作中，达到资源整合、降低成本、提高效率的目的。

关键词：人事档案;共享服务;石化企业

人事档案管理作为人力资源部门的一项基础性工作，各单位普遍较为重视，但由于受主客观条件限制，目前中国石化各直属企业档案管理水平参差不齐，部分单位由于缺乏专职的档案管理人员，或档案存放设施不达标等原因，档案管理规范性较差，对开展人事档案共享服务需求较为迫切。

一、人事档案共享服务的需求背景

（一）部分新成立单位急需提供人事档案共享服务

随着社会分工的专业化趋势，为适应行业发展规律和市场竞争的需要，这些单位按照新体制机制要求，聚焦主业，精简管理人员，普遍存在人事档案管理人员多为兼职，档案基础薄弱、档案库房设施不达标等现象。目前绝大部分新成立单位的人事档案仍分散在原各二级单位，或委托其他单位代管，这种模式既不利于现单位的查借阅利用，也存在较大的安全隐患及权责争议。多数单位向中国石化集团共享服务有限公司（以下简称共享公司）表达了提供人事档案审核、整理的共享服务诉求。

（二）部分单位档案管理人员接替不足，对档案共享服务潜在需求较大

随着改革的不断深化，许多单位每年新增就业人员较少，员工结构呈老龄化趋势，原从事档案管理人员退休后，部分单位存在无合适人员接替现象，导致人事档案长期无专人管理，对共享服务潜在需求较大。

（三）开展档案服务是共享服务公司自身发展的需要

近几年，共享服务公司开展的服务业务范围不断扩大，但与国内外先进企业相比仍有较大差距，与打造“国内领先，国际一流”共享服务公司的愿景目标要求不相适应。开展人事档案共享服务，通过整合专业资源，为企业提供专业化服务，减轻企业事务性工作量，不仅能够提高人事档案规范化管理水平，而且可以有效降低企业运营成本，体现共享服务的自身价值，也可实现共享服务公司自我的良性发展。

二、共享服务公司的资源优势

共享服务公司设置有人事档案管理业务部门，专注于企业人事档案业务服务工作。在日常业务工作中不断摸索，总结经验，逐步形成了四大专业优势。

（一）制度优势

人事档案服务工作参照《中华人民共和国档案法》《中国石化干部人事档案管理规定》《档案服务外包工作规范》《干部人事档案工作条例》等法规制度执行。结合工作实际，制定了部门职责、工作人员责任制、安全与保密、材料收集与归档、保管与保护、纪律与监督等九项人事档案管理制度。梳理确定了九个服务项目的流程与标准。在开展人事档案服务过程中，编制了《档案业务服务合同》《员工保密承诺书》《员工备案表》《企业反馈评价表》等规范性文件，确保整个档案服务流程有章可循、有法可依。

（二）硬件优势

库房建设符合标准。参照《档案馆建筑设计规范》的标准，设置专用档案库房，做到档案库房、阅档室、整档室和档案管理人员办公室四室分开。

设施环境满足要求。档案库房配备有密集架、三步梯、小推车、除湿机、温湿度测控、灭火器、防火报警器、备用电源等设备，符合档案“六防”安全要求。

安防系统保障有力。在档案库房的门、窗、走廊等入口处，档案交接室、档案借阅室均安装了电子监控探头和防盗报警器等设备。最大程度确保档案实体和信息资料的安全，使档案库房管理更具科学性、安全性。

（三）人才优势

共享服务公司具备一支高素质的档案管理人才队伍，以东营分公司为例，现有档案管理人员10名，平均年龄39岁，均为中共党员。均具备大学及以上学历，其中研究生学历3人。具有中级及以上职称8人，其中高级职称5人。全部档案管理人员均具有5年以上人事档案管理工作经验，具备扎实的人事档案专业知识和实操经验。

三、人事档案共享服务模式

（一）服务工作理念

在开展人事档案服务时，坚持合法、安全、可控原則，强化政治意识、责任意识、安全意识和质量意识，通过双方建立相应的服务流程考核标准，达到人事档案服务质量可控，流程跟踪、沟通及时、企业满意的服务效果。

（二）服务工作流程

接收到企业人事档案业务服务请求后，双方召开对接工作会议，就相关工作事宜进行洽谈商榷，同企业方签订《档案业务服务合同》，同本公司员工签订《员工保密承诺书》等相关协议，填写档案服务人员花名册交接单并办理移交清册手续后，开展后续的人事档案服务工作。

（三）服务工作内容

共享服务公司在前期调研的基础上，梳理出了人事档案整理、寄存代管、档案审核、业务培训、查借阅、代办转递、数字化系统开发、协助办理退休审核等8个服务项目，并分别制定了相关的业务流程及标准。不仅可以为本地企业提供集中的寄存代管、审核、整理等服务，也可根据企业方实际需求，提供上门业务培训、审核整理等服务。针对企业的不同需求，提供个性化的人事档案定制服务。

（四）服务保障与风险管控

人事档案是人力资源部门教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是人才资源重要的数据库。实现共享服务，企业方最担心的是档案实体与信息安全问题。共享服务公司制定了一套科学严密的流程，保障档案风险可控，确保档案实体及信息安全。同时，与企业方建立监督机制和定期验收机制，企业方可以随时了解工作进展，对共享服务全流程进行监督及绩效评估，确保整个工作任务高质量完成。

（五）服务费用

人事档案共享服务收费采取有偿服务、适度收费的原则，具体标准通过计算各项成本支出并参考市场价位，由企业方和共享服务公司协商确定。

四、人事档案共享服务成功案例

以某工程公司为例，该工程公司顺应专业化重组的改革趋势，积极进行内部变革，选取下属8家二级单位作为试点，启动“人事档案区域化集中管理”项目，所选单位普遍存在档案管理人员配置不足，档案专业知识欠缺，档案基础薄弱，整理标准不一，材料收集归档不及时等共性问题。公司旨在藉由区域化集中管理的方式，实现节约用工成本，优化人员配置，提高档案管理水平的目标。

五、结语

综上所述，人力资源共享服务体系构建是一次组织变革和管理突破，人事档案共享服务作为人力资源共享服务体系的一部分，它的发展也会面临各种机遇和挑战。共享服务公司致力于为企业提供优质高效地人事档案共享服务，未来应多调研、多考察，学习和借鉴先进地区好的工作经验和经营理念，检视自身的优势与不足，创新工作思路和工作方法，不断提升人事档案服务业务水平，并充分利用大数据信息环境的有利影响，不断探索人事档案数字化信息开发建设，与企业携手实现共享共赢共促发展。

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