基于RPA技术的优化财务流程分析

摘 要：随着全球竞争的日益激烈，许多企业都在通过重组组织结构，优化业务流程，以加强企业的管理，提高企业的综合竞争能力。RPA技术的运用为此变革创造了条件。文章以M公司为具体研究目标案例，对该集团及分公司的财务管理工作存在的业务报销费用、应收账款、固定资产等的业务管理流程和财务核算统计工作问题进行全面的分析，通过运用RPA技术将对策细化至具体环节：电子发票的语音识别提供便捷、客户信用评级减低风险、数据分析提升财务管理质量。该研究对促进M公司的财务流程优化，实现财务模式的转变具有重要意义，也为其他企业的数字化转型提供借鉴。

关键词：RPA技术;财务流程;业务流程优化

一、引言

近年来，随着大数据、云会计、人工智能的高速发展，财政部、国资委等政府部门颁布了一系列文件，其中企业会计信息化工作规范财会（2013）20号文件的出台，更是对国内财务中心的财务流程掀起了新的浪潮。日趋成熟的RPA技术为企业的财务流程优化提供了技术支持。例如，利用RPA系统的智能识别技术，来进一步加强财务数据的及时收集和信息化管理，这样的管理方法，相较于传统的财务管理方式，信息化管理手段可以更好地将企业的各项业务活动的经费与资金动向，及时进行收集并录入系统当中，通过进行规则处理生成报表信息。因此，本文以M公司的财务流程为例，结合RPA技术将其应用于企业财务流程中的各个环节中去，促进企业在业财底层数据与工作流程顺利结合，为相关企业的数字化转型提供参考。

二、M公司财务流程现状

集团规模的迅猛扩张，使得M公司的财务管理逐渐面临挑战，防范财务风险的压力显著提升。为了提高企业管理效率，M公司在财务机制改革的框架内建立了金融服务中心，全面整合了企业的业务流程和会计流程，实行内部财务流程创新，加强会计信息建设。对于发票内部审计制度，M公司目前可以有效地协助企业进行发票审核，分析集团内部税务管理的现状，通过企业参与税收征管，有效地制止了逃税行为，提高了税收管理效率。

此外，M公司财务中心固定资产会计业务属于主账户的管理范围。其主要职能包括因数量增加而进行的审计和报告固定资产、折旧和摊销、折旧和清算;负责固定资产库存调整的审核和核算。本文主要根据M公司目前的财务流程研究应收账款、应付账款、固定资产管理和总分类账管理问题。

三、基于M公司财务流程现状的问题分析

1.应收管理流程缺乏事前分析

从M公司财务中心的现状来看，企业资金紧缺，需要短时间大量收回资本。因此，如何快速收回应收账款，简化流程操作是重中之重。当前应收账款管理流程中虽有技术，能使历史数据自动生成凭证，但面对大量基础数据的录入、转移还是需要人工运作。这种机械人工在耗费人力的同时，并不能完全保障输入数据的正确与否，极不符合当前信息社会的发展。

当前，M公司对于客户采用的应收款管理方法，主要是实行下行管理方法，而并没对合作客户采用上行管理对策。由此可见，M公司对应收账款的客户管理，采取的是事后管理。这种管理方式由于仅在事后进行分析，而没有在事前进行审查，缺乏对应收账款收款风险的控制，容易形成坏账。

2.应付管理流程人员调配不合理

应付账款管理流程通常而言是M公司事务中，业务量相对较大、重复度相对较高、程序相对繁琐的会计流程之一。M公司应付账款业务主要包括厂商对账、票据检查、账单匹配、资金交付、账务处理等环节。现阶段，公司仍处于人工操作为主，人力手动处理公司财税基础工作，进行各部门系统间财务信息的传递交互。较多的人力用于各类枯燥机械而又不可省略的核查工作，难以调动更多人力应对如企业内部战略决策、企业内部控制等此类高附加值的工作，造成人力的浪费，资源的损失。

此外，M公司员工还面临裁员和下岗的情况与生存危机，这影响了员工的工作积极性，也使公司产生业务运作不畅问题。而如果重新招聘新人员，也难以在较短时间内掌握业务技巧，同时容易使业务数据不完整，影响到财务信息管理的准确性，甚至可能给公司带来重大经济风险。由于高流动性的困扰，有时还会带来相关的后续问题。

3.固定资产流程信息传递不准确

在M公司，当固定资产增加或申请注销、折旧、转移等处置时，图像扫描单元拍摄并扫描实际使用所需的财产，并将其放入电子影像系统。M公司固定资产数量较多，工作场所复杂，图像扫描服务人员需要对大量文件进行重新处理，同时将其转移到不同的岗位，可能導致信息错误。不同岗位的员工需要重新获取信息，这可能导致数据错误，导致系统间信息不一致，从而带来信息不准确的风险。

此外，运营过程中发生的折旧、摊销、损耗等信息未得到及时关注，公司仅在季末或年末组织现场盘点，并提交盘点报告和变更申请，然后送到财务中心进行检查和记录。由于信息传输时间长，数据采集系统化不完善，固定资产信息不准确，导致错误的判断。无法达到对固定资产动态、全面管理进行综合控制的目的，并为未来的资产购买、转让和处置决策带来误导的信息。

4.总账管理流程单据采集效率低下

目前情况来看，M公司及旗下的各个分公司对于相关的投资运作项目，仍是采用传统的人工凭证记账管理的方法，不仅无法加快账务审核的效率和质量水准，同时也容易导致数据存在记录不清和错误的问题。例如，最初是由分公司的部门负责人根据部门的业务运营和投资项目及合作交易的实际开支情况填写原单据数据，再交由分公司的财务人员核算登记，其后再由分公司的高层进行复查。如果通过审核则由分公司汇总登记之后，将总账结果发送给总公司。这说明分公司需要自行审核财务，但是分公司的财务审核者多为初级财务人员进行审核，并且没有采用信息系统来进行账务统计。虽然人工审核同样是对于原始单据的真实性和数据结果的准确性进行检验复查，但是这一过程中需要投入大量的精力、时间、人力来完成业务数据统计。同时由于分公司在特定的周期内，会产生多种不同的发票和财务信息，而由于没有结合信息化管理手段，仅依赖个别财务人员来核算，很难保障数据统计的准确和真实性。

四、基于RPA的财务流程优化设计

1.应收管理流程构建客户信用体系

公司当前对于自身的业务经营，仍处于事后数据风险分析的阶段，包括没有实行客户征信调查管理，从而无法有效遏制应收账款的风险概率。利用RPA系统的智能管理程序，可以对合作客户进行基于客户名称、业务单号、交易信息的全面追踪管理。包括结合以往储存的交易信息，可以更好地对应收账款的期限和资金额度，进行关联计算，从而及时进行账款追踪，测评客户还款能力，评定出 1、2、3 级的信用等级，不同信用等级的凭证在进行校验过程中会进行不同的操作。信用评级的建立起到简化应收账款管理流程的效果，同时也使得公司在制度规范性和流程标准化程度得以提高。从而使公司减少资金运作风险，并最大化地控制坏账的出现。

2.应付账款流程自动批量核算结算

应付账款支付结算，涉及到复杂的核算和结算管理内容。利用RPA技术可以根据公司的审核标准，对各个报销单凭证进行数据关联性分析，并自动统计从采购至完结的所有应付账款的总数据报表;其后，将应付的贷方余款和预付贷方余额，进行并合计量，将本次应付总款的数据统计在一张报表上。此外，系统会自动生成电子统计凭证说明。对于这些凭证统计完毕之后，即可以进行结款处理。

此外，公司限定各子公司一周时间内，需要提交一次交付申请。如果没有及时申请，RPA系统会自行处理，对各个时间段的账务发票数据进行采集和统计，并根据时间顺序来模拟应交付申请的款项数据。其后交由稽核财务人员来进行审核验证，通过审核之后，则可以支付供货商的欠款金额。后者在收到款项之后会发还收款凭证信息，并由核算人员将凭证信息进行资料和图像档案归类，归入电子档和数据库当中。结合RPA的自动审核智能程序，可以更好地进行账务统计，减少人工操作的流程，节约计算的复杂度和时间成本等。此外RPA也可以及时地对各周期内需要结算的应付账款进行定时、定点的支付管理和实时动态掌握，从而提升了批量操作管理的高效性，减少了支付的风险，也使企业的结算管理效率大大提升。

3.固定资产信息自动扫描文件传输录入

在财务中心影像扫描岗将文件向各个不同岗位进行传输时，可配置 RPA 技术。基于不同岗位信息录入文件的需求，进行规则制定。资产管理系统对于固定资产图片、付款单、验收单等信息的录入时，可以利用RPA 机器人将影像扫描端口与资产管理系统连接，自动投递文件。这不仅可以大大减少工作量，还可以提高工作效率，增加工作价值。避免人为更改或系统错误导致的数据传输过程中资产信息记录错误，确保固定资产管理中原有信息的正确性。

通过RPA技术，文件在通过扫描技术进行批量识别后，将被正确地传输到每个岗位，在格式化的数据文件中处理并创建定期的数据存储平台。RPA和扫描技术的结合使系统信息的自动输入和精确匹配成为可能，确保资产信息的质量和随后的使用。

4.总账数据影像传输采集RPA进行识别分类录入

利用RPA技术，公司对各个部门组织产生的手工账单、报表数据进行分类和整合统计，并将之转换为图像或报表数据上传到财务系统当中，并根据整合的平台交易电子凭证，即可以实现数据核对，再将核对统计结果交由分公司领导审核，如果通过审核则将账务交由总公司RPA系统，由财务初审人员来进一步进行识别统计，验证其真实性。再将结果以报表和分类账单的形式，交由总公司稽查部门进一步完成核算和疑点分析，录入数据库当中。

在完成以上数据统计之后，总公司会结合图像识别技术从中提取重要的业务信息，并根据业务类型的不同，将数据信息进行分类，包括整合单据的编号、供应商、客户、商品的名称和交易金融的信息结果，生成最终的数据结果。

以上工作完成之后，都需要交由总公司进行验证。对此，可以利用RPA系统来进一步做出识别和评价，并由总公司的财务稽核人员，来负责识别和分类统计，还通过利用RPA 系统的自动评价程序，对于信用较低、负债风险较高的合作公司的账单，进行优先统计和风险识别，必要时候可以结合人工审核方法，进一步识别其合作风险程度，以及对账款归还期限进行制订，从而有效提升公司的财务管理质量，减少会计信息风险和资金风险。

本文通过M公司为具体研究目标案例，对该集团及旗下分公司的财务管理工作存在的应收账款、应付账款、固定资产等的业务管理流程和财务核算统计工作等进行了解，并對过程中存在的财务流程管理问题和影响，进行全面的分析，通过细化至具体环节，并对该企业存在的对策推导进行详细分析。依据M公司运营的现状，从流程改善方面着手，提出了不同的改进措施。通过有效地结合当前M公司的发展现状，研究探讨该企业的现行财务流程状况，提出将RPA技术融入改进现有的财务会计流程，有效地提高企业的运行效率，从而构建符合本企业的科学的财务流程架构体系。

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作者简介：李珂岩（1996.03- ），男，汉族，河北邢台人，兰州财经大学，2019级在读会计硕士研究生，研究方向：企业理财与纳税筹划