简析基于RPA自助报单在财务管理系统权限配置的研究及应用实践

张敏 晏少利 陈琴 刘惠琼

摘要：针对电网财务管理系统日常运维工作中权限配置全过程管控能力偏弱的问题，提出构建基于RPA（机器人流程自动化）的自助报单系统，实现财务管理系统权限配置自助申请、申请自动流转、用户权限自动配置，进一步规范及优化财务管理系统权限管理流程，确保财务管理系统用户权限与用户岗位职责相匹配，从系统源头做好企业财务数据及资金安全保障。同时，使用自动化流程替代传统人工操作，从根本上解放运维服务资源，提升信息化运维服务整体效能。

关键词：RPA 1;自助报单 2;财务运维 3;财务权限 4

一、引言

随着电力新技术的快速发展及深入应用，电网业务经营模式的不断变革及创新，以用户服务为导向的信息运维与服务模式得以不斷深化和完善，而面向用户提供多元化、智能化的运维服务渠道已经成为当前企业信息化运维服务的主流模式。财务管理系统作为电力财务管理及财务运营的支撑平台，承载了财务数据管理、费用报销、银企对账、财务核算、资产管理等核心业务，系统的合规应用将直接关系到企业财务及资金的安全，关系企业命脉，加之财务管理系统本身业务覆盖范围广，系统用户类别多样且数量庞大，做好财务管理系统用户权限的控制及维护，确保用户权限配置的规范性、合理性已然成为财务管理系统日常运维中的一项核心工作，而传统全依赖人工的财务管理系统权限管控模式无论是在效率还是在可靠性方面均已无法满足管理需求，也不符合信息化运维服务体系的未来发展趋势，亟需引入自动化、智能化的运维服务模式，规范财务管理系统权限配置管理流程，确保财务管理系统权限配置的合规、合理，权限配置全过程可查、可控、可追溯，同时将财务管理系统权限配置相关的大量重复性、日常性事务操作转化为自动化、智能化操作，拓展以用户为主的多元化、智能化运维服务渠道，减轻运维人工依赖，提升运维服务效力。

二、财务管理系统权限配置管理现状

图1  财务管理系统权限配置传统流程

随着电力行业财务管理系统实用化的不断推进及深入，系统业务及用户覆盖越来越广，系统中对各级单位、部门的岗位权限的划分也越来越规范，为保障财务资金安全，保障系统稳定、可靠运行，在系统中对不同岗位及人员实行权限最小化、规范化管理已成为财务管理系统安全运维的关键指标。目前，电力财务管理系统权限配置传统流程主要以“线下申请、线上配置”的模式开展，全过程强依赖人工，即系统权限申请人填写纸质权限申请单，根据权限申请审批流程，联系申请人所在部门负责人及业务部门负责人逐级进行权限申请签字审批，审批通过后由权限申请人提交签字版申请单至财务管理系统运维人员，由财务管理系统运维人员依据权限申请单进入财务管理系统完成申请人系统使用权限的配置，详见图1。

传统的财务管理系统权限配置管理流程全依赖人工进行，运维人员每天都在进行重复、批量的系统权限配置日常事务，在人员、技术和流程上还欠缺合理、高效的整合，难以适宜南网数字化转型及大数据时代背景下的运维服务模式发展新需求。

（1）权限配置管理全依赖人工，运维人员疲于重复性系统权限配置日常事务处理

在财务管理系统权限配置管理过程中，当用户需要申请或变更系统使用权限时，需用由用户线下发起纸质申请流程，申请经由申请人所在部门负责人及业务部门负责人逐级审批通过后，审批通过后的申请单连同配套变更资料同时提交系统运维人员，由系统运维人员依据纸质资料，登录财务管理系统完成用户的系统权限配置操作，再将配置结果反馈申请人，整个过程需要人工全程参与，并且因为系统用户数量庞大，导致运维人员大部分时间都在应对重复性的理系统权限配置管理相关事务。

（2）权限申请范围缺少有效参考，权限申请人无法精确填写申请权限范围，权限申请填写难普遍存在

财务管理系统用户覆盖普通业务部门报销人员、归口部门管理人员、财务部门报表取数用户及预算责任中心用户，用户覆盖范围广且用户岗位职责多样，导致财务管理系统优化后用户对自己可申请的权限范围没有明晰的参考依据，使得用户在申请权限时无法根据自身岗位需求精准填写申请的权限范围，只能大概描述需要使用的功能菜单，或者直接填写“采取与某某同事相同权限”，这样既不利于审批人审核，也不利于运维人员快速理解申请需求，可能需要反复与申请人确认而影响运维人员的处理效率。

（3）权限申请审批“盲批”现象明显，且缺少有效的权限使用状态监控及回收机制

由于权限申请采用的是线下纸质申请单的模式，权限的申请无有效的标准参照，缺少统一的权限管理体系，导致审批人在做申请审批时只能“盲批”，无直观、可视的申请人岗位及已开通权限作为参考。另外，在用户权限开通之后，缺少用户权限使用状态的持续性跟踪机制，会导致用户岗位变更时系统中用户权限不会同时变更，用户离职时系统中的用户权限还在，出现用户权限遗留或用户权限过大情况，给系统业务资金安全、系统稳定和可靠性带来安全风险，同时增加审计风险。

（4）用户权限申请及配置相对脱节，权限变更记录回溯难

当前财务管理系统采用线下线上协同的模式开展系统权限配置，因为系统权限本身的特殊性和复杂性，系统中仅留存权限配置的结果状态，而要查询权限变更的历史还需要运维人员花费大量时间翻阅纸质申请单，且不一定有结果，导致用户权限变更全过程难回溯。

三、基于RPA自助报单的财务管理系统权限配置实践

基于财务管理系统权限配置管理存在的问题，同时适应电力数字化转型过程中对运维服务提出的新需求，提出基于RPA自助报单的财务管理系统权限配置方案，通过构建自助报单系统，固化财务管理系统权限自助申请流程，并通过机器人实现用户权限的自动化配置，辅助运维人员完成财务管理系统权限的规范申请、配置、维护，并确保财务管理系统权限全过程可管、可控、可追溯。

（一）标准化权限申请流程库

在自助报单系统中固化财务管理系统权限申请流程，构建统一、标准、规范的财务管理系统权限申请流程库，将权限申请中重复性、同质化的过程环节统一化、标准化及规范化，可匹配不同权限变更类型的申请需求。

用户登录自助报单系统后，系统可基于用户选定的权限变更类型自动匹配权限申请模板供用户填报，同时系统会基于既定的流程自动匹配用户权限申请对应的审批环节和审批人信息供用户查看，便于用户后续跟进审批进度并进行审批催办。另外，自助报单系统中提供自助查询，可支持用户根据申请日期、申请单号等关键信息对权限申请内容、进度、动态、处理结果等信息进行查询和回溯。

通过标准化权限申请流程的系统固化，“线下”流程转“线上”，便于从源头统一及规范财务管理系统权限申请过程，实现权限申请全过程信息的有效管控及留存，为权限申请全过程信息追溯提供必要支撑。

（二）权限合规性检查

基于用户权限最小化管理的原则，结合财务管理系统自身业务规则，在自助报单系统中，整合系统权限配置规则，为用户自助填报权限申请提供辅助，在用户选择权限变更范围后触发系统自动对用户申请权限的合规性进行检查，即检查用户已有权限及预申请权限后是否符合业务要求，如果不符合要求，则不允许用户申请并给出相应提示，供用户参考。

结合权限的合规性检查，规范用户权限申请范围及标准，实现用户权责与岗位的一致匹配，保证用户权限的合理、合规，避免用户权限越权。

（三）用户权限自动画像及展示

自助报单系统与财务系统业务关联，在用户自助填写权限申请时，系统能够通过数据库直连的方式，从财务管理系统中间库中实时获取数据，在用户自助填报权限申请时，系统自动关联用户信息，通过中间库实时检索并抽取财务管理系统中的用户权限信息后可视化展示，为用户填写权限申请范围提供参照，避免权限的重复申请，同时，自助报单系统提供角色信息辅助查询功能，支持用户在当前页完成对财务管理系统角色信息的查询。另外，审批人在做权限申请审批时，可直观查看申请人在财务管理系统中已有权限及预申请权限信息，辅助审批人全面判断用户申请权限是否合理、合规，规避传统线下申请审批中的“盲批”问题，保证审批人的审批操作有据可依、据实而批，做好审批把控，真正做到用户权限按需分配、按责配置。

（四）权限自动配置

结合传统线上权限配置模式，在自助报单系统中整合自助报单RPA机器人，在用户权限申请审批流程結束且审批通过后，自动触发启动机器人，机器人根据权限申请中的权限变更类型，自动获取权限申请人及权限申请范围信息后，自动登录财务管理系统，在财务管理系统模拟运维人员行为，完成申请人系统权限的自动配置，配置成功后，反馈权限配置结果信息并将相关信息记入权限申请单，权限申请单处理结果状态同步更新。如果机器人处理失败，会返回处理失败的状态，需要运维人员人为干预，由运维人员登录财务管理系统完成用户申请权限的配置，并将配置结果反馈记入用户权限申请单，实现权限申请全过程留档留痕。

基于RPA机器人实现用户权限从申请到配置完成全过程的现场管理，转变传统财务管理系统权限“线下+线上”模式过渡为“线上+机器人”模式，构建面向用户的自助化、智能化、多渠道运维服务体系，全面提升财务管理系统权限配置效能。

（五）用户管理

自助报单基于用户4A账号进行登录，在进行财务管理系统权限申请时，若登录用户已有财务管理系统账号，则系统根据财务管理系统单位、账号与用户自动关联后进行账户、权限的变更申请，若用户没有财务管理系统账号，则用户可自助申请财务管理系统账号的配置。同时，自助报单系统提供跨单位/组织登录财务管理系统的权限变更流程模板，支持用户根据实际需求，遵照自助报单流程完成跨单位/组织的财务管理系统权限申请。

四、基于RPA自助报单的财务管理系统权限配置价值

（一）拓展自动化运维服务渠道，改进优化系统运维服务体系

基于RPA自助报单系统，实现财务管理系统权限申请及配置管理模式的改进提升，从“线下+线上”到“全线上”的转变，由传统纸质申请、电话上报转变为全业务“自助+线上+自动处理”模式，突破传统的全依赖人工模式，面向用户拓展了用户自助运维服务渠道，实现了人员、流程和技术的高效融合，改进优化了财务管理系统运维服务体系，可适配系统未来业务发展对运维服务管理的相关需求。

（二）自动化代替人工，解放运维劳动力，有效规避人工操作风险

RPA具有操作效率高、操作准确度强、安全性高等特点，基于RPA自助报单的财务管理系统权限配置方案，使用机器人模拟运维人员行为，完成财务管理系统权限配置管理中重复性、规律性事务，用自动化技术代替人工，有效解放运维劳动力，使得运维人员能够有更多时间处理更加棘手的IT运维服务诉求及事务。同时，RPA可以通过事先设定的任务来模拟人工进行标准化的工作，不会因人工误操作造成风险隐患，并且可以重复利用，也能有效降低管理和技术方面的运维成本。

（三）优化运维服务流程，提升IT运维服务质量

基于RPA自助报单规范财务管理系统权限申请流程，实现用户权限申请的线上申请、线上审批，流程的自动流转，打破了地域限制，同时无形中增强权限申请流程审批时效的监督效能，能够有效缩短系统权限申请及配置诉求的响应及处理时间，进一步提升IT运维服务质量。

（四）创新财务管理系统权限配置管理模式，实现权限配置“过程可靠、权限可视、流程可追、体系可控”

通过建立基于RPA自助报单的财务管理系统权限配置，梳理和建立了一套标准的、科学的、规范化的线上审批流程，在申请过程中，申请人员和审批人员都可以通过系统前台清晰明了的知道申请人的财务权限情况，且每一条权限申请都有迹可循，可通过系统处理结果，实时监控申请单执行情况，不仅满足用户的实际使用需要，也保障了财务管理系统的稳定运行，从根本上创新了财务管理系统权限配置管理体系，提升财务管理系统权限配置的管控效力。

五、结束语

基于RPA自助报单的财务管理系统权限配置服务，立足IT运维服务实际需求，创新了IT运维服务模式，助力传统被动式、全人工化IT运维服务到主动式、自动化、智能化转变，并且通过自助服务渠道构建，有效培养用户的自助服务意识，提升了用户在IT运维服务过程中的参与感及价值感，同时能够为后续更多智能型IT运维服务模式的创新及探索夯实基础，为IT运维服务向数字化、智能化转型赋能。