大数据环境下高校档案信息化管理研究

摘 要：档案管理是高校管理中重要的基础工作，在实现高校档案信息化管理的过程中，还存在许多问题，阻碍着档案信息化管理的发展。文章指出要想提高大数据环境下高校档案信息化管理的质量，就应健全档案信息化管理建设水平，推动高校档案信息化管理的进行。

关键词：大数据;高校档案;信息化

0 引言

自进入21世纪以来，信息技术的不断发展，也为人们的日常生活带来了便利。档案管理是高校发展进步的关键，同时也是记录高校发展进程的重要媒介，因此，做好档案管理工作对高校的发展十分有利。大数据环境的出现，也为高校档案管理工作带来了新的机遇和挑战，做好高校档案信息化管理建设，可以有效改善档案管理工作的质量，也能及时对复杂的档案数据信息进行整理收集。

1 大数据环境下高校档案信息化管理简述

大数据环境是在科学技术同信息技术之间的融合促进过程下产生的，大数据的出现方便了高校的档案管理工作，能够对数据进行处理、加工以及运输。高校在档案管理工作中利用大数据的特点，能够提高档案管理工作的效率[1]。

高校在进行档案管理工作时运用信息化技术对高校档案进行高效规范的整合收集和应用存储的过程称之为高校档案信息化管理。高校档案利用信息化管理方式，能够针对性地提高档案管理的效率，还能加强高校档案的信息化建设，使高校档案信息化管理发挥高效的服务水平。大数据环境的出现，也为高校开展档案信息化管理提供了有力的技术支撑，越来越多的高校在进行档案管理的过程中运用到大数据技术手段。

除此之外，高校传统的纸质档案管理也为当前大数据环境下的档案信息化管理工作带来挑战。传统的高校档案管理工作主要是以纸质版为准则，利用档案盒、文件袋以及纸质档案等三方面的综合利用来实现档案信息的管理，这也给档案的信息化管理建设带来挑战[2]。在对纸质档案进行管理时，稍不注意就会出现破损丢失的情况，这也影响了纸质档案的可读性。

针对大数据环境背景，要想做好高校档案信息化管理工作，就应对原先的档案管理模式进行创新优化，高校不仅要重视对纸质档案的保护管理工作，还应加大档案信息化管理建设工作，这样不仅能够节约纸质资源，还能避免纸质档案出现损坏丢失的情况，高校在确保档案管理质量的同时，也提高了档案信息化管理的工作效率。

2 大数据环境下高校档案信息化管理出现的问题

2.1 较为落后的信息技术水平

时代的不断发展变化，也对高校档案信息化管理的信息技术水平提出较高要求，处在大数据环境背景下，高校要想做好档案信息化管理，不仅要对当前的计算机网络技术进行充分了解，还要具备专业的计算机技术人才。可就目前高校档案信息化管理现状来看，绝大多数的高校信息技术水平都较为匮乏，无法适应大数据环境背景下的信息技术要求。仅有部分高校具备完善的信息化档案管理水平，但却无法将档案信息化管理同现代计算机网络技术进行协调整合。

2.2 缺少专业的管理人才

高校要想做好档案信息化管理建设，还需具备高素质的专业管理人才。然而，就当前高校档案信息化管理的实际情况来看，目前绝大多数的高校都缺少专业的管理人才，在进行档案管理工作时，往往是从其他的工作岗位调配人员加入到档案管理工作，这就导致高校档案管理人员缺少相应的管理基础知识，自身的实践经验也不足，也就无法满足大数据环境背景下，高校档案信息化管理的建设要求。

2.3 陈旧的档案管理观念

高校档案管理的模式和管理成效直接受到档案管理观念的影响，目前大多数的高校都不具备准确的档案管理观念，这也阻碍了高校档案信息化管理的建设[3]。部分高校没有认识到档案信息化管理的重要性，对于档案管理工作仍旧采用以往的纸质档案管理，不够重视档案的信息化管理，这样不仅无法真正有效落实许多工作，同时也不利于高校进行档案的信息化管理。有的高校却过于重视信息化的网络技术，却不重视纸质档案的价值，高校针对档案进行信息化管理时，往往会忽视纸质档案的历史参考价值，这样的观念也不利于高校档案的信息化管理。

2.4 缺乏统一的数据平台

时代的不断进步发展，也让大数据环境下的各类信息数据得以发展运用，尽管当前的高校档案信息化管理工作受到有关部门的重视，并且鼓励各大高校根据自身的发展情况建立相应的档案管理数据库。然而，却并未完善统一的高校档案管理数据库，这就导致虽然大部分的高校都已实现档案信息化管理，却缺乏统一的数据管理平台支持，使得不同区域之前的信息资源无法得到有效的共享传播，无法将信息资源的利用率发挥到最大。

2.5 信息的供求关系不对等

档案信息能否得到发展应用是高校开展档案信息化管理建设的前提，处在大数据环境背景下，高校在进行档案信息化管理工作时，过于重视对档案信息存储汇总的信息化管理工作，却忽略了开发应用以及信息的查询工作。大数据环境能够为人们带来信息数据的同时，其过于海量的数据也会误导人们对准确信息的获取，这就导致高校在获取档案管理信息的过程中，供求关系的不对等，致使档案信息化管理工作无法获得有效的信息数据支撑[4]。

3 大数据环境下实现高校档案信息化管理的有效途径

3.1 健全高校档案信息化管理体系

健全完善高校档案信息化管理体系，有利于高校推动档案信息化管理建设。对于当下高校档案信息化管理工作，区域间存在的信息无法传播共享的问题，有关部门应根据各大高校的不同发展需求以及档案管理工作的现状，完善建立统一的高校档案信息化管理体系和管理数据库，对当前各大高校当前之间的信息资源进行整合。有利于实现高校档案信息资源的传播共享和储存，还能够对当前已有的档案区域化管理方式做出相应的改进，确保高校档案信息化管理工作的有效实施。

除此之外，高校要想实现档案管理的数字化和信息化发展，还应加大专项资金的投入力度，確保硬件设备的完善，对原有的纸质档案管理进行转变改进，同扫描仪和计算机这类的硬件设备有关。利用硬件设备能够对档案信息进行规范的数据资料存储，实现电子档案的转变。

3.2 培养档案信息化管理工作人员的综合素质

大数据环境的出现，为高校档案信息化管理带来机遇的同时，也带来一些挑战，当前部分高校的档案管理工作缺少专业的工作团队，这也阻碍了高校档案信息化管理的发展。因此，高校应重视培养档案信息化管理工作人员的综合素质，定期开展档案信息化管理工作，提高工作人员对信息化管理的认识，培养工作人员的创新思维，对当前高校档案信息化管理路径进行调整优化。此外，高校还应加大招聘力度，选拔社会上具备高素质的档案管理专业人才，对档案管理工作部门的人员结构进行配置优化，改进原有的档案管理方式，提高档案信息化管理工作人员的综合素质，进一步推动高校档案信息化管理的发展。

3.3 高校重视档案信息化的安全管理

高校在进行档案信息化管理时，还应重视安全管理工作，完善电子档案的管理体系，做好文件的归档以及文件的保密工作，确保档案信息化管理过程中的安全可靠[5]。除此之外，高校的档案中通常会涉及到个人方面的隐私，如学习方面的获奖经历，要想对这类隐私信息进行保密处理，高校档案管理还需加大数字化的安全管理，保证档案管理使用设备的质量。定期对档案管理所使用的设备进行维修检查，对档案管理文档进行加密，做好系统应用的权限设置，保障学校和师生的的信息安全。

3.4 突破陈旧档案管理观念

针对大数据环境下的高校档案信息化管理工作，高校档案管理工作人员应具备互联网知识，利用大数据时代的发展优势同档案工作相互融合，运用互联网思维应对当前发展的新形势，借助网站或数据中心等方式开展与档案管理有关的服务。利用互联网的远程服务对师生进行远程业务指示，扩大档案管理工作人员队伍，创新档案管理工作人员的网络思维，突破陈旧的档案管理观念，使之形成新的档案管理观念。

4 结语

综上所述，高校要想在大数据环境下做好档案信息化管理，就应针对当前档案信息化管理过程中存在的问题制定相应的改进措施，健全档案信息化管理体系，提高档案管理工作人员的综合素质，确保档案信息化管理工作的安全，引进档案信息化管理的专业人才，优化当前高校档案的信息化管理，这样才能使高校档案信息化管理服务水平得到提高。

[参考文献]

[1]杨咪咪.基于大数据环境下的高校档案信息化建设分析[J].兰台内外，2021（5）：7-9.

[2]周春娜.大数据环境下高校档案信息化建设研究[J].信息记录材料，2021（1）：136-137.

[3]徐微微.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策分析[J].吉林化工学院学报，2020（10）：61-62，70.

[4]王丽勇.大数据环境下的高校档案信息化管理探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版），2020（4）：52-53.

[5]张晶.大数据背景下高校档案信息化管理探析[J].兰台内外，2019（14）：8-9.

（编辑 傅金睿）

Study on information management of university archives under Big Data environment

Hou Xiao

（Henan Vocational College of Art， Zhengzhou 451464， China）

Abstract：Archives management is an important basic work in the management of colleges and universities. There are still many problems in the process of achieving the informatization management of archives in colleges and universities， which hinder the development of archives informatization management. In order to improve the quality of archives information management in colleges and universities under the Big Data environment， it is necessary to improve the construction level of archives information management and promote the progress of archives information management in colleges and universities.

Key words：Big Data; university archives; informatization

作者簡介：侯潇（1980— ），男，河南郑州人，馆员，本科;研究方向：财务档案，档案信息化。