以用户为导向的高校数字档案资源服务体系构建研究

张 俐

(湖北工业大学 档案馆，湖北 武汉 430068)

教育信息化背景下的“数字校园”、“智慧校园”建设，推动了高校档案大数据环境的形成。作为高校核心战略资源的重要组成部分，数字档案资源通过汇集、整合、鉴定，依托网络信息平台，构建高效、便捷、一体化的数字档案资源服务体系，是新时代高校数字档案馆建设的重要内容，也是数字档案管理融入智慧校园建设的迫切要求。

高校数字档案资源服务体系的构建，数字资源建设是基础，信息发布平台是支撑，而用户则处于中心地位。数字资源建设要围绕档案用户的利用需求，信息发布平台建设要适应用户的信息行为方式，服务管理要在保证信息安全的前提下包容用户的个性化要求。因此，以用户为导向构建高校数字档案资源服务体系，才能满足新环境下档案信息化建设的需要。

1 准确定位高校档案利用主体需求

(1)转变观念，面向档案用户构建服务。大数据环境下，高校数字档案资源服务体系构建必须面向用户，以用户需求、用户习惯为主线，精准定位服务模式，设计服务场景，建立服务流程，搭建服务平台。

(2)找准方法，准确描绘用户画像。从社会信息学的角度，以学校内部机构、在校师生、校友、相关社会组织以及校外个人等档案利用主体为目标对象，通过分析数字档案资源需求类型与特征、信息获取行为习惯、信息安全传递渠道、所获取信息的使用与处理方式等内容，形成详尽的用户画像，为建设具备合理性、全面性、兼容性的数字档案资源库提供核心依据。

(3)梳理场景，精准定位服务模式。高校数字档案资源服务体系的构建，需要建立针对每类用户的精准服务模式，设计切合实际的服务场景，建立安全可控的服务流程，才能准确快捷地提供服务，全方位满足服务需求，提高服务质量。

2 强化资源整合，构建面向用户的数字档案资源服务内容

(1)找准定位，明确数字档案资源整合目标。

传统档案资源普遍存在零散性、随机性和区域性的不足，数据资源离散分布，形成了一个个“信息孤岛”。《国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010—2020年)》明确提出，充分利用优质资源和先进技术，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施[1]。高校数字档案资源整合是开展数字档案资源服务的前提，高校数字档案资源服务是高校数字档案资源整合的基础导向。目前，高校数字档案资源共享及服务一定程度地存在机构职能不清晰、数据流程混乱、数据零散等问题，重点应从顶层设计着手，分析大数据环境下高校档案工作机构与信息化机构或数字数据资源管理机构的职责差异和分工，找准高校档案工作机构在大数据管理中的定位，以档案利用主体需求为主线，深层次挖掘、提炼和分析档案数据，以服务为导向进行数字资源整合。

(2)梳理脉络，确定大数据环境下高校数字档案资源整合方案。

大数据环境下，高校数字档案资源的数据内容庞杂、数据体量大，如何通过科学合理的主题维度来梳理出数字档案资源整合脉络，决定了数字档案资源整合的成败。互联网时代，数据内容是大家普遍关注的热点，用户对数字档案资源的本身内容关注度远远高于其外部特征及表现形式[2]。依据内容主题和档案利用主体需求来对高校数字档案资源进行优先级划分，是梳理高校数字档案资源脉络、确定整合路径及方法的基础。依据PDCA P(plan)、D(do)、C(check)、A(action)循环[3]，即通过计划、执行、检查、行动四个阶段，分别解决高校数字档案资源整合方案在大数据环境及高校实际应用场景中的适应性问题、在实际构建中的复杂问题、在与服务连接过程中的不确定性问题、在实际实现过程中的偏差问题，提供理论框架、顶层设计、基础架构、偏差矫正。

(3)以需求为导向，构建高校数字档案资源共享与服务内容。

从档案利用主体需求出发，大致可以将高校数字档案资源服务分为：可视化用户需求交互服务、综合检索及查询服务、基础统计服务、基于档案基础业务及数字档案资源本身的数据分析服务、数字档案资源汇编服务、基于利用主体需求偏好及习惯的推荐服务、平台基础管理服务。服务划分及内容见表1。

表1 高校数字档案资源服务一览表

3 搭建基于大数据环境的高校数字档案资源服务平台

(1)准确分析大数据环境下高校数字档案资源服务特征，形成平台特色。

大数据环境下，高校数字档案资源服务平台具有服务可视化、数据挖掘、大数据管理、海量数据存储、业务及流程监控自动化等特色。服务可视化支持可视化的数字档案资源数据采集、分析、查询、业务及流程监控等；数据挖掘可根据服务需求对数字档案资源进行快速抽取和分析，为服务层提供高效的数据服务；大数据管理可针对海量的高校数字档案资源，形成完善的数据管理方案，确保数据的稳定性、安全性、灵活性；海量数据存储支持以云存储、分布式文件存储等方式对海量数字档案资源进行存储及备份，同时生成安全可靠的容灾备份机制，确保信息安全；业务及流程监控自动化支持对关键业务及流程的细节跟踪，自动形成日志管理机制，及时发送预警信息，确保关键档案业务安全有序展开。

(2)基于云计算技术，设计多层次、全方位的服务平台体系结构。

大数据环境下高校数字档案资源服务平台的搭建离不开云计算技术。云计算分为IaaS、PaaS、SaaS三种类型[4]，提供不同的解决方案。参考现有对云计算体系结构的研究，大致将其分为物理资源层、资源池层、管理中间件和SOA构建层，见图1。

图1 高校数字档案资源服务平台示意图

参照云计算体系结构，大数据环境下高校数字档案资源服务平台体系结构也应从物理资源、资源池、管理中间件、SOA构建层四个层面进行设计与搭建，但基于在高校整体信息化平台中的职能定位，应侧重管理中间件、SOA构建层和资源池的数据资源池、软件资源池的建设，以最小的投入最大化地满足档案利用主体需求，提供全方位的高校数字档案资源管理及服务。

(3)坚持协作创新战略，加强深度技术合作，组建优质项目团队。

目前，高校档案人员结构不合理，专业从事档案信息化的计算机学科等专业技术人才紧缺，而且各高校在档案信息化建设工作中投入的经费相对不足，因此，将高校数字档案资源服务平台建设融入数字化校园系统，作为子系统协同其他业务系统同步建设，尽可能避免档案机构独立建设的情况，借力发展，是较好的策略。加强与档案信息管理系统供应商及其他档案信息化企业的合作也是有效策略之一。高校档案机构在选择信息化合作单位时，必须全面考虑合作单位的人员配备、技术素养及管理水平，组建跨学科、跨领域的优质项目团队。

4 加强数字档案资源平台运行保障机制

大数据环境下，高校信息化建设步伐逐步加快，为适应智慧校园建设的需要，高校各部门信息化改革已是必然。高校数字档案资源服务平台的运行需要从部门、学校、国家三个层面确立运行保障机制。

部门层面，创新工作方法，加强专业技术人员培训，完成适应数字档案资源服务平台的工作机制转型。一方面，部门必须加强引导，帮助档案工作者自主学习，创新工作方法，以适应大数据环境下高校数字档案资源服务；另一方面，部门应强化工作转型机制，制定符合实际情况的转型策略及政策，确保高校数字档案资源服务平台由传统环境向大数据环境平滑过渡。

学校层面，基于协同创新机制，建立新型档案机构[5]。随着档案信息化建设的深化，必须基于协同创新机制，将档案馆的机构改革纳入全校的组织机构改革，建立新型档案机构，明确职能职责，深化高校档案工作及管理机制改革。

国家层面，建立健全数字档案资源服务评估指标体系，用于衡量高校数字档案资源服务质量及其效果，起到评价与引导作用，促进档案工作可持续发展。评价指标体系构建以评价目的为主导[6]，数字档案资源服务评估，以用户体验理论为依据[7]。