关于人力资源和社会保障部门档案管理新方法的探讨

屈道俊

（湖南省衡阳市人力资源和社会保障局，湖南 衡阳 421001）

随着近几年来，人力资源和社会保障部门不断地担负着保障民生服务社会的相关工作，在档案管理工作的过程中复杂性与难度正在不断地提高，工作中需要的保障档案管理的数量和详细程度等不同的方面工作量都在不断增加，所以人社部门必须要结合时代的发展，有效的应用信息技术积极的创新管理的方法，加强相关制度的建设，不断提高管理的水平，只有这样，才能够更好地保障社会的发展。

一、人力资源和社会保障部门档案管理工作存在的问题

1.对人设档案管理工作的重要性认识不足

人社部门加强档案工作的管理，有利于促进整个社会的发展，当前很多地区对于档案工作管理的重要性认识不足，甚至有很多的地区只是停留在纸质档案管理的过程中，有些领导对于该项工作的重视程度不够所投入的资金和人员相对较少，整个工作过程十分的复杂，无法有效地提高档案工作管理的力度。由于缺乏先进的技术支持以及重要性的认识程度不够，所以就会让档案管理工作的内容变得更加复杂，对于服务水平的提高很难有帮助，会影响社会的发展。

2.档案管理制度体系建设不健全

人力资源和社会保障部门在进行档案管理工作的过程中，会涉及不同的领域和不同的地区。当前出现的普遍情况就是人力资源档案会随着工作人员的流动而流动，时间和空间跨度方面都相对较大。这种方式有利于保障人事档案的流动性，但是由于不同的地区和不同的部门之间并没有及时地进行沟通，也会导致该项管理工作的缺乏统一调度，利用这样的管理模式将不同人的档案进行分别的管理，所以在使用的过程中也会增加管理工作的复杂性。很多地区并没有对档案管理引起足够的重视，在人力投入方面相对不足，很容易就会造成档案丢失的情况，工作难度在不断地增大。

3.缺乏相关的档案管理软件和硬件设备

在当前时代发展的过程中，我国的科学技术的水平正在不断地提升，在对人社部门档案管理工作的过程中，投入必要的软硬件的设施是十分必要的。在相关工作开展的过程中，有效地利用科学技术可以不断地提高档案管理工作的工作效率，能够节约很多的时间。很多地区的人社部门信息系统建设并没有紧跟时代发展的步伐，所以管理水平相对较低，要想不断提高管理水平，就必须引进相关档案管理的软件以及硬件的设备，信息化时代发展得尤为迅速，如果不使用相关的软件很难提高管理的效率。

二、有效解决人力资源和社会保障部门档案管理问题的对策

1.建立健全相应的人社档案管理的制度

在当前人设档案制度管理的过程中，并没有建立健全相应的体系。这在一定程度上制约了档案管理工作的开展。所以人力资源和社会保障部门在今后的发展过程中，应当根据当前发展的现状，以及结合相关专家的意见，积极地完善该项制度。首先必须要确定管理方面的流程，收集当前存在的很多的问题，制定科学管理的流程可以让管理工作有序地进行。另一方面，就是要建立相关的奖惩机制，有效地提高工作人员的工作积极性。根据工作人员工作过程中的工作质量对其的服务进行一定的评价，表现优异者可以得到一定的奖励。积极的更新档案管理工作的制度，随着时代发展的变化，相关的档案管理工作方法也要不断地进行调整完善。根据实际情况积极地学习相关的技术，不断更新管理制度，以此来适应社会的发展。

2.有效提高人社档案管理人员的素质

要想不断地提高档案管理工作的质量，就必须从档案管理人员素质开始抓起，不断提高工作人员的档案处理的水平。首先必须要加强对于工作人员的培训力度，提高工作人员的信息化水平，因为当前很多管理人员的计算机应用水平并不够高，一定程度上阻碍了信息化的推动与发展。有效地提高工作人员的信息化能力，可以不断提高档案管理工作的质量。同时还要创立良好的工作氛围，可以在办公室内张贴关于档案管理工作方面的标语，通过不同的方式来对他们的行为进行了一定的影响。定期的开展组织学习活动，加强工作人员之间的沟通与交流，可以在潜移默化中有效地对于工作人员的素质进行提高。

3.加强档案管理的信息化建设工作

传统的档案管理方法相对封闭，并没有有效地拥有信息化的建设，所以工作效率相对较低。在今后的发展过程中，必须紧跟时代发展的步伐，加强档案管理工作过程中的信息化建设，通过这样的方式可以有效地节约人力、物力和财力，同时还能够不断地提高档案管理服务的水平。可以根据当地的档案管理发展的情况来制定信息化档案管理的标准，同时还可以加强不同地区之间的沟通与交流，以此来促进档案资源的共享，确保整个管理工作过程科学合理。最后必须加强科研的研究力度，制作统一的人社档案管理系统的平台，以此来提高档案管理的工作效率。

总而言之，在当今信息化时代发展的背景下，人社档案管理的重要性正在不断地提高，整个社会的职能能有效地提高管理的水平，积极地完善该方面的管理制度，并且要紧跟时代的发展，有效地更新档案资源管理的设备与设施培养经验丰富的人才。只有通过这样的方式，才能够有效地解决当前档案管理工作过程中存在的一些问题，不断提高工作管理的科学性。