关于档案信息化建设与档案管理的探讨

2021-01-04费树华

中文信息 2021年2期

费树华

（山东省日照市卫生健康宣传教育中心，山东日照 276826）

档案工作，已经不像是以前一样离人们的生活非常的远了。相反，当前在每个人成长的过程中，档案工作都是如影随形的，比如我们的学籍档案等。我们会发现，现在各种工作都会用到档案，比如升学考试、找工作、买房子等，可见档案工作对人们的重要性。而在科技发展的前提下，为了提高档案工作的效率，让档案更好地为我们服务，就需要进行档案信息化建设[1]。如何进行信息化建设和管理，是当前非常重要的一个研究课题。

一、档案信息化建设的概念

档案信息化建设，是在科学技术发展到一定程度出现的，它是通过互联网等技术，对各种档案进行管理、利用等。档案信息化建设可以分为数字化、网络化、一体化等，通过这些方法，让档案工作更加便捷。档案信息化建设一般会从两个方面来进行。首先是档案内容的信息化，以往我国的档案都是存储在纸上的，这种方式面临着较大的风险，而档案内容的信息化，就是将各种档案的内容利用计算机技术等进行存储。这种方式更加便捷，利用也会更加方便。另一方面就是档案信息的整合。传统的档案管理工作，各种档案之间是相对独立的，无法进行有效的整合。而通过信息化的建设，可以在网络上对档案信息进行整合，从而提高档案的利用率。

二、档案信息化建设和管理存在的问题

1.缺乏信息化的认识

大部分档案工作人员都习惯了传统的档案工作模式，即便是计算机技术发展到了今天，他们仍然不适应信息化的工作方式。在这种不适应之下，体现出来的就是他们对信息化缺乏相应的认识，没有认识到信息化会给档案工作带来的好处。他们会质疑这种工作模式，从而阻碍档案信息化建设的发展。

2.相关机构信息化水平不高

档案信息化建设需要大量的人力和物力才能更好地进行。但是实际上，部分机构或者企业并没有达到这种水平。主要有两个方面：一方面是信息化的设备缺乏。可能是由于资金问题或者是其它的问题，从而导致信息化设备不足；另一方面是信息化技术人员的缺乏。相关机构需要高水平的人才来进行信息化建设，但是高水平的人才不易寻得，大部分企业仍然沿用以往的人才。这种人才和设备的双重缺乏，都会阻碍档案信息化建设的发展。

3.利用信息化存在缺陷

档案只有被利用才会发挥出更大的价值，但是在我国档案信息化建设中，利用信息化还存在着一些缺陷，尤其是远程利用方面，不仅是技术不足，安全性也存在着问题。很多档案存在着格式不兼容等问题。同时，远程利用档案信息需要使用网络通道，容易引发各种信息泄露问题。

三、档案信息化建设与管理分析

要想解决当前我国档案信息化建设和管理中的问题，可以从以下几个方面出发。

1.增强人们的信息化意识

只有让档案工作人员知道信息化的优点，才能够让档案信息化建设和管理有一个很好的发展。因此，相应的机构需要增强档案工作人员的信息化意识。只有这样才能让档案工作人员了解到信息化的优势，从而主动去促进档案信息化的发展。这是档案信息化建设的动摇动力来源。

2.提高信息化水平

信息化建设的重要前提是拥有一定的信息化水平，只有当企业或者机构的信息化水平满足信息化建设的要求时，档案信息化工作才能更好地进行。提高信息化水平可以从两个方面来进行。首先，是信息化设备的提升。企业或者机构需要对当前的设备进行更换，选择更适合档案信息化的设备，从而为档案信息化提供物质基础。另一方面，是信息化技术和人才的提升。企业需要不断地提升自身的计算机技术，从而保证信息化建设的安全和发展。而信息技术的提升需要人才来进行。因此企业也需要引进或者培养更多的信息化人才，从而为档案建设信息化储备人才。

3.信息采集的全面性

档案信息化，也是对档案的一种管理方式，它的核心仍然是档案。因此，在档案信息的采集过程中，一定要重视信息的真实性和全面性。这就要求档案工作人员不能仅仅在办公室进行信息的了解，而是要深入到一线中，去进行各种数据信息的采集。档案信息采集工作，需要遵循一个原则，应收尽收，所有的可能会用到的信息，都需要在第一次信息采集时进行详细的采集，确保信息的全面性。

4.做好安全工作

档案信息化建设中，一个重要的问题就是安全问题。档案信息化是将档案信息录入网络中，利用网络进行传播利用。这虽然大大提高了档案的利用率，但是也面临着网络威胁，比如各种病毒、木马等。因此，在进行档案信息化建设的过程中，需要同时对安全进行关注。安全工作也可以从两方面进行。一方面，提高自身的技术，这就对人才的要求更高了，企业需要大量的引入各种人才。另一方面，是在运行过程中，做好监督管理，尽可能提前发现档案工作中的一些问题，从而提前进行解决，保证档案信息的安全。