社会保险档案管理规范化开展路径的相关思考

田 敏

（青州市社会保险事业中心，山东 青州 262500）

我国经济社会的发展，民生福利的不断提升，居民生活水平不断提高，人们对社会保险制度的改革完善需求愈加强烈。基于此，有关部门必须加强社会保险档案管理的规范化。社会保险部门应对社会保险档案管理工作人员进行强化培训，引入相关知识专业人员，强化社会保险档案管理的安全性、完整性和真实性，切实保护参保人员的切实利益，从而推动我国保险行业的健康稳定发展。

一、目前社会保险档案管理中的突出问题

1.档案管理制度缺乏科学性

目前，我国社会保险档案管理的制度存在许多的漏洞。导致相关从业人员在进行社会保险档案管理的工作时效率低下，具有盲目性。例如，目前随着社会生活水平的提升，参加社会保险的公民越来越多，所需要的报表文件证件也随之增加，相应的所需管理类型工作量激增。但目前的管理机制对于保险档案的管理使用范围和使用期限没有明确的定义，尽管我国各个地区针对辖区内所在的保险档案管理有一定的规范化条例，但总体而言，档案管理制度缺乏系统性。

2.从业人员管理意识模糊

目前，我国社会档案管理的水平已经无法满足人民日益增长的社会保障需求。在经济和民生蓬勃发展下，相应的管理制度却没有做到对应的加强，导致社会保险档案管理工作存在一定的混乱性。我国的相当一部分社会保险档案管理从业人员管理意识模糊，而有关部门的领导层也存在一定的责任，只注重社会保险行业带来的效益而忽略了社会保险档案的有效管理。更有甚者，相关部门管理人员完全没有意识到社会保险档案管理的重要性。因此，相关部门对相关从业人员在进行社会保险管理工作的时候，对从业人员要求不足、培训不足，这直接导致了我国社会保险管理工作人员在工作时效率低下，错误频出，影响了社会保险行业的进一步发展。

3.管理模式和观念陈旧

在我国目前社会保险档案管理的工作中最突出的问题是多头管理。参加社会保障的形式较为复杂，一般分为个人参保和单位参保，但这两种都需要提供大量的信息。而相关部门一般对这些信息进行分类管理和保存需要做大量的工作，因此参保人员在查阅自己的参保档案时需要联系各个部门，十分烦琐，影响了参保人员及时了解自身社会保障档案的效率。

二、规范化社会保险档案管理的可行性建议

1.提升信息化管理力度，构建微机化管理机制

随着参保人员的数量急剧增加，社会保险档案的数量也随之增多，因此相关社会保险部门应该转变传统观念，引进先进的微机设备，统一进行串联系统。还可引进相关的专业人员，开发档案管理的相关软件和应用，从而可以做到计算机的互相联网和各部门对社会保险档案的数据共享，进一步推动微机设备对各种目录和索引的快速编制、快速记档，提升工作人员的工作效率和质量。此外，在社会保险档案管理的工作中，需要加强区内分别、资料收集和编制、检索等这几个工作环节的效率。依据相应的规则进行统一化的整理，保持所有的社会保险档案的一致性、通用性。

2.强化社会保险档案规范化管理意识

要达到社会保险档案的规范化管理目的，必须强化相关从业人员和公民对于社会保险档案管理的意识。各相关部门应定期组织社会保险档案管理宣传普及工作，定期邀请资深人员举办讲座。使得从业人员和参保人员建立起社会保险档案管理意识，认识到管理工作的重要性和必要性，做到对这方面工作的认可。在日常的工作中，部门领导人员可以组织一线工作人员定期以小组为单位，进行管理技能和知识大比拼，交流工作经验，提升工作效率，为进一步规范化管理工作奠定基础。

3.建立信息化服务体系

当今社会，信息化是社会前沿和发展趋势，结合信息化手段，可以对社会保险档案管理工作进行改革创新，将以人为本和智能化服务等因素贯彻到社会保险档案管理工作中。传统的纸质材料档案整理模式效率低下，出错率高，浪费了人力成本和时间成本，且容易引起档案丢失。

信息化管理档案，可以避免此类问题能快速整理档案、高效查询。因此，相关部门应加强对信息化设备的资金投入，完善软硬件设施；聘请设备专业人员对档案管理人员进行操作培训。实现以参保人的权益妥善保障的同时，提升管理工作人员的工作效率 ，降低工作量的同时提升工作质量。

4.加强对相关从业人员的业务培训

由于整理的社会保险档案管理机制落后，导致相关从业人员习惯于传统的低效工作模式，对先进管理理念缺失，相关的先进管理手段不足。新时代下，社会蓬勃发展，社会保险业务激增，要进一步推动保险行业的良性发展，必须要求一线档案管理人员进行业务水平提升，更新工作理念，学习最新档案管理技能。

同时，由于社会保险行业的特殊性、业务性和政策性，一线档案管理人员必须有充足的保险行业法规和业务知识储备，并做到对计算机操作的熟练。档案行政管理部门也应重视社保管理行业的培训工作，加强沟通联系，定期对社保部门人员培训教育，开展知识讲座交流经验，为社会保险行业培育出一批有过硬档案管理业务能力的人员储备。

结语

新时代的背景下，我国社会保障体系不断提升，推动了相关档案管理业务的前进。传统的管理观念和模式必然已经无法满足新形势下的保险行业需求。基于此，引进先进微机管理模式，开发信息化管理手段，加强外部沟通，开展培训提升社保保险档案管理工作人员新型工作能力十分必要。只有这样，我国社会保险行业才能持续稳定健康发展，为我国建立社会主义和谐社会持续护航。