“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨

程 燕

（山东省公共卫生临床中心（济南市传染病医院），山东 济南 250021）

医院的档案管理工作至关重要，是保障医院能顺利开展各项工作的前提条件。在当今社会各行各业快速发展的大环境下，医院各项工作也理应紧跟时代的步伐，将“加减乘除法”运用于档案管理，不仅能使管理工作更具安全性，还能大幅度的提升医院的整体工作效率，为之后工作的开展奠定稳固的基石[1]。医院档案管理人员在实行“加减乘除法”之前对其进行了较为系统的研究，发现该方法的实施，不仅可以对医院档案进行精细化管理，还有助于提高档案的管理效率，在极大程度上满足医院工作者对档案资源的需求。

一、使用“加法”增添档案管理内容

医院档案管理人员在管理档案的日常工作中，应当结合实际情况对相应的档案资料予以补充，这样不仅能有效提高档案的完整度，还能彰显医院的档案管理工作的综合成效，这就是“加减乘除法”中“加法”的运用。同时档案管理员需要在现有的档案基础上，对其进行高程度的完善与补充，还需将上级的各项通知及命令纳入档案中，其中医院开展各项事务的参考文书也是至关重要的，必须纳入管理范围，例如：医院工程项目施工合同、工程项目规划书、工程项目图纸、医院所获得的各项奖杯及各种荣誉证书等。在对档案文件进行收集和归纳时，档案管理人员应将各类档案资源以不同的格式和属性进行归类整理，以达到精细化管理的要求[2]。为了方便管理，建议医院档案人员将档案明细使用电子格式进行编辑并存档，将具有特殊性质的奖杯及证书制成扫描件版或者图片版，以此来保证档案资源能更好地被保管且能最大程度地被利用，这也是精细化管理程度的一种提升方式。除此之外，在医患关系如此紧张的当今社会，医院档案管理人员应当针对这一现象，将典型的医患纠纷制成案例进行永久性保存，为之后医院管理人员处理类似事件提供有力的参考依据，以此保障医院管理人员合法权益。同时档案管理人员也可以对纠纷案件进行探讨研究，找出激发医患矛盾的要点并对其加以改进，从而也能给患者提供更优质的服务。由此可见，医院在档案管理中运用“加减乘除法”不仅能将档案资料进行细化，还能提升医院整体的服务质量。

二、使用“减法”消除安全隐患

目前国内大部分医院依然存在档案管理精细化程度不高的现象，档案管理人员盲目结合信息化技术，使得当前医院的档案管理出现相应的安全隐患，而“加减乘除法”中的“减法”便能将这一问题完美解决。使用“减法”进行档案管理，能将医院档案管理工作中不必要的程序进行整理并删除，还能缩短档案管理流程中的上报、审批时间，且能将工作汇总中不确定的安全隐患消除，使保管档案的风险系数大大降低，还在一定程度上将档案管理精细化。在使用“减法”进行档案管理时，管理人员应将各类档案文件依据相关管理制度和规定流程来归类整理，并在每份档案的封面标注详细的属性内容再予以存放，在此之后档案管理人员要及时对档案室进行清洁，并做好各项防火防潮及防盗工作，同时对档案管理系统添加安全程序，且定期对档案室进行安全检查，这就确保了档案管理的安全性。

三、使用“乘法”建立精细的管理系统

医院传统档案管理已经不能满足现代化社会发展的要求，基于此需要加强对医院档案管理的创新，提高档案管理水平，这样不仅有利于医院整体管理水平的提升，而且对医院各项医疗工作的顺利开展也具有一定的促进作用。为了对医院档案进行精细化管理，在实行“加减乘除法”的“乘法”时，要求档案管理人员采用信息化的档案管理技术，这样既可以有效降低档案管理成本，还能将档案管理工作进行完善，从而逐步建立精细的档案管理系统。例如医院档案管理人员可以在各项工作中通过设定相应的管理参数，让档案管理系统在短时间内自动搜索分类，这样不仅能节省时间和成本还能让管理工作更为精细化。为方便医院档案工作的同步进行，工作中出现的任何信息变更，医院档案云端及精细化文件都会自动更新，这样不仅保障了档案资料的安全性能，精细管理系统和人力物力也得到了相应的优化。

四、使用“除法”提升档案的贡献率

在档案精细化管理中充分运用“加减乘除法”中的“除法”，是将档案资源贡献率最大化的手段之一。在实施“除法”手段的过程中，需要医院管理层按照当前实际情况与相关规定进行有效整合，围绕档案管理制度更新对档案管理人员的绩效考核，在实际的档案管理工作中需要工作人员认真且负责的按照相关安全制度执行，且能将可能存在的安全隐患进行控制，一旦出现问题能确保追责到个人。除此之外档案管理人员还需将档案模式加以优化，避免不必要的信息掺杂其中造成信息混乱，档案管理关系着医院各项工作的开展，所以如何提升档案管理水平，是医院不断探索的目标之一。

结语

由此可见，在医院档案管理工作中，加强精细化管理已成为必要的内容，尤其是在当前信息化时代到来的今天，在加强档案精细化管理的过程中，需要我们切实加强"加减乘除法"的应用。“加减乘除法”的实施不仅能档案管理中的安全隐患消除，而且极大地提高了档案管理的工作质量，同时为医院源源不断地提供档案素材，从而使医院各项工作的开展得以顺利完成。