浅谈新时期企业人事档案管理存在的问题及对策

2021-01-04刘波

中文信息 2021年2期

刘波

（娄底市国有资本投资运营有限公司，湖南娄底 417000）

一、新时代企业人事档案管理的发展趋势

互联网技术是工业革命以来重要的人类技术进步，同时互联网技术的不断普及使得人们的生产生活工作学习等多个方面都有了较大改观，尤其在信息传播方面打破了时间与空间限制，让信息资源能够共享，这也是大数据时代的红利。企业是一个综合性的体系，每个部门都有着不同的任务，而人事档案管理部门则是需要整理所有其他部门的档案和数据，面临压力比较大，而且一旦某个环节的数据出现偏差，则可能影响企业的整体运行效率和质量[1]。信息化技术的出现，使得企业档案处理效率有了显著提升，同时对于数据对接也更加精准，随着当前企业改革不断深入，更加强调各个管理过程的精细化，因此信息技术使得企业人事档案管理与现代科技融合度更高，促进了企业的管理效能提升，这也符合当前的社会发展形势。传统的企业人事档案管理采用人工方式，无论在记录、整理以及数据核算等方面都有明显劣势，不能满足当前的企业发展需求，而且随着市场化经济的快速发展，企业也必须不断提高自身的服务质量以及管理效能，通过多方面的优化，使自己在市场竞争中脱颖而出[2]。

二、企业人事档案管理过程中存在的问题

首先，企业的管理层引导对于现代化的人事档案管理技术认识不足，因此没能将重要的管理理念向下传递，导致整个企业的管理人员整体素质不高，尤其缺乏计算机和大数据方面的正确认识。其次，随着当前科技的快速发展，各类学科之间划分得越来越细化，同时各学科之间的应用界限却越来越模糊，目前企业的档案管理人员往往对于传统的档案管理轻车熟路，但是对于新型的管理方式却一知半解，因此对于新技术如何利用也不得而知。最后，很多企业的档案管理并没有派遣专业性人才进行工作，而是让人力资源或行政部门人员进行协同管理。跨部门的人员对档案知识了解较少，同时对于计算机技术的运用程度也不高，所以导致了当前企业人事档案管理工作效率不高的现状。企业人事档案管理必须依靠专业化的数据平台，但是目前我国的企业发展形势，对于信息化平台建设缺少足够认知，而且很多程序员并不具备相关的工作经历，凭借自身的主观意识进行建设，可能并不能满足企业的实际需求[3]。

三、新时期企业人事档案管理的优化路径

1.在人事档案管理中融入现代信息技术

要想更好地提高企业档案管理效能，必须从思想上改变传统认知，注重新技术、新理念的应用。首先，部分企业仍采用传统的人事档案管理模式，仅用计算机进行事件和数据的记录，没能发挥出人事档案的价值和优势。企业的领导层应注重对大数据等相关产业技术进行了解和学习，然后将先进的理念由上至下的进行传递，让所有员工在潜移默化中了解网络技术对于企业人事档案管理改革的重要性，并能充分结合用户需求和自身的工作经验提出可行性意见，为后期的数据化企业人事档案管理做好铺垫。最后，企业的档案管理部门应组织内部人员进行讨论学习，探讨如何将新兴技术与目前的工作进行有效融合，坚持以人为本的原则，尽量利用网络技术降低人工劳动强度，让数据为自身所服务[4]。

2.建立健全完善的人事档案管理制度

通过对相关新技术新理念的学习，可以让广大工作人员对于新技术有更加全面的认知，接下来需要对企业的未来发展进行深入思考。首先，相关工作人员应根据目前的企业实际情况以及人事档案管理制度进行讨论，改变传统的固有思维，注重数据应用优势，完善目前的人事档案管理。在人事档案管理显示上可以采用分层拓展的方式，让信息界面更加简洁，当有需要时可以点击进行拓展阅读或调取数据。最后，大数据时代更加注重数据的共享以及传递，因此人事档案管理应该注重企业之间的借鉴与学习，同时也可以根据他人的优点进行功能服务开发，以此提升企业的档案管理水平，也能让不同数据为各家企业提供优化思考。

3.开发和建立现代化人事档案管理平台

当前各大企业都面临着巨大的工作压力，给档案管理工作带来了一定难度，因此建议企业开发和建立现代化的人事档案管理平台，通过数据整合、数据优化等方式，减少传统档案的存放量，同时也能提高企业的档案管理效率。首先，企业的档案管理人员要与相关的网络程序员进行密切联系，建议通过长时间的工作观察和互相学习，共同讨论平台建设的具体内容。平台的建设要考虑企业内部所有部门的工作融合，强调人事档案的信息细致化，同时也要对企业的多个环节进行精细化数据处理。其次，人事档案管理不仅适用于企业自身的服务效能，因此人事档案中要根据当前的社会发展形势，注重多元化信息记录方式，例如影像、文本、图片、音频等，这样可以让人事内容更加丰富。最后，企业的人事档案管理要考虑自身未来的长期化发展，因此要注重复合型人才的培养[5]。