医院档案管理与数字化建设的相关研究

2021-01-04

科学与信息化 2021年1期

驻马店市中医院河南驻马店 463000

医院档案管理作为医院综合管理工作中的一个重要组成部分，其管理质量的高低反映着医院的建设与发展，其也逐渐形了具有极其重要利用价值的档案材料，而这些材料又对医院的长远发展具有不容忽视的重要作用。诚然，在目前大部分的医院中，档案管理工作仍然以纸质材料为主，经过岁月的洗礼，这些纸质性的材料就会出现字迹模糊、纸张破损等的情况。因此，为了使医院中档案的保管年限更长，必须与时俱进，全面推广与应用档案管理的数字化工作，提升医院档案管理的效率和质量。

1 医院档案管理的特征

（1）载体性特征。在传统的医院档案管理工作中，由于主要以纸质文件为主，仅可以向档案信息需要者提供直接翻阅和查看的服务。而在数字化背景下，医院档案管理工作的形式与途径更加丰富，数据库、云空间以及移动设备都成为档案信息需要者的查询载体。

（2）时效性特征。在数字化的建设过程中，医院档案管理工作借助了网络的灵活性与便利性，相关档案信息需求者可以不受任何时间与空间的限制随时随地地对档案信息进行查阅和调取，相关操作更是可以在短时间内完成，大大地提高了医院档案管理的时效性[1]。

（3）共享性特征。数字化医院档案管理工作一举打破了传统管理工作中的诸多局限性，通过数字化平台不仅实现了对档案的传输与共享，还实现对原始档案充分的保护。

2 医院数字化档案管理工作中存在的问题

（1）档案管理模式相对落后。当前形势下，在医院档案管理工作中，其档案信息主要是单纯地通过计算机进行档案资料的录入，且查询功能相对单一。比如：无法进行人工智能搜索和大数据的筛选等，这些问题的出现导致了档案信息需要者在查询相关信息的过程中，在以耗费了大量时间的代价下才能获得有价值的信息。除此之外，在对医院档案的收集和整理过程中，依然是以人工收集为主，使得医院投入了大量的人力资源，而且还难以保证所收集的档案资料是否具备准确性和完整性，导致相关人员在查询档案的过程中还是难以及时地找到所需要的资料，阻碍了医院档案管理工作效率的提升。不仅如此，数字化档案管理工作依然没有对医院各项工作的开展产生直观的效应，但这一问题的出现依然没有引起医院管理人员的重视，这种主观意识上的忽略导致医院档案管理在不断发展的过程中总是困难重重，从而使得医院档案管理工作出现了遗失、损坏等的现象，这些都是间接导致医院在可持续发展过程中的不良因素。

（2）档案管理人员意识低下。医院档案管理工作作为后勤保障类工作，随着医疗改革体制的不断深入，医院中的公益性质逐渐被削弱，经济效益与社会效益的实现成为医院在发展过中的主要方向，而医院更是将一些重要的资源投入到了设施设备、医疗服务和吸引人才等的方面，使得档案管理工作处于了靠后的尴尬境地中。此外，医院中的管理人员也没有充分认识到数字化档案管理工作对医院长远发展的重要性，导致数字化档案管理工作的进程十分缓慢，而在一少部分的医院中依然是以纸质管理模式为主，这一传统的管理方式很显然不能满足时代发展的基本要求了。

（3）数字化建设制度滞后。医院档案管理工作是医院工作人员在长期的社会活动中积累和保存下来的历史资料，其中主要包括医院的整体规划与建设、各项财务经营活动以及各类党建工作等等。诚然，由于传统档案管理工作中粗放型的管理模式，导致档案管理工作数字化建设的制度并不完善，档案信息错误、遗失与损毁、私自篡改等地问题屡见不鲜，而在出现问题的时候更是推诿扯皮，难以将责任落实到人，大大的阻碍了医院数字化档案管理工作的建设[2]。

3 医院档案管理数字化建设的具体路径

（1）摒弃传统管理模式桎梏。在医院档案管理数字建设的路径中，需要医院将各部门工作环节产生的流程统一纳入到档案数字化档案管理体系中，并能分类对其进行保管与存放，稳步推进医院档案管理工作的数字化建设。在这一过程中，要摒弃传统管理模式桎梏，要及时更新计算机中的软件与硬件设施，并能聘请专业的人员对出现的问题予以优化和解决，以此来提高医院数字化档案管理工作的质量和效率。

（2）增强管理工作人员意识。医院数字化档案管理工作的建设也存在着设备运行安全和网络运行安全等方面的问题，因此在医院档案管理数字化的建设过程中，应综合考虑病毒的侵入以及文件损坏等现象的产生，同时做好充足的备份工作也是同等重要的。在信息的共享方面，还应当建立起规范化的使用制度，根据信息需要者的级别划定使用权限，保护档案数据的安全性。而要想实现这一目的，还需要医院档案管理者不断增强法律意识，进而实现数字化档案管理工作的长效机制，提高档案管理工作的利用效率，为数字化档案管理工作的推动提供有力依据。

（3）完善数字化管理工作制度。医院档案管理数字化建设离不开制度的保障。①依据档案管理工作的实际情况和管理水平灵活调整档案管理制度，废除一些传统管理制度，增加一些与时俱进的新规定。②加强档案管理的安全监督力度，严格按照相关要求审查档案管理运行环境，加强网络系统保护，减少和降低由于网络病毒导致的档案数据丢失，保证档案信息的安全性和完整性。③严格贯彻与落实数字化管理工作制度，防止人为因素导致的档案信息泄露。