浅谈党政机关档案管理工作者应当具备的基本素质和能力

2021-01-04郭蓉

科学咨询 2021年12期

郭蓉

（滨州北海经济开发区党政办公室山东滨州 256600 ）

随着国家的发展，现在党政机关档案管理方式已经不能够突出作业优势，也不能够更好的为党政机关的发展提供相对应的策略，因此在档案管理必须做到明细化。党政机关的档案管理一直以来都是重中之重，很多的资料都是属于绝密档案，不能够对外公布的，因此需要具有良好素质的工作人员来进行资料档案的管理，这样才能够保证档案的保密性，同时这样也能够判断出一位工作人员的素质，以及判断一个党政机关工作作风的表现。现在档案管理方式已经不能够突出管理层的优势，也不能够更好地为党政机关提供相对应的后期保障，因此党政机关中的档案管理必须做到越来越明细化。现在很多的资料管理人员在进行资料存档中有很多的不规范操作，这不仅仅是对党政机关成本的增加，也是管理人员在档案管理上的不作为。

一、党政机关档案管理人员的基本素质

档案管理是专业性很强的工作，不是随便什么人随便都能干好的，要想干好本项工作，必须具备以下素质和条件：首先要有专门的档案管理知识。其次要有仔细认真高度负责的工作态度。再者就是要有坚韧的原则性。档案管理是一门专门学科，大学设有专科，相关书籍也有卖，如要干好此项工作，可以参加专部的培训或读书自学，而后上岗或许会事半功倍。最重要的还是需要有一个好的心态，需要对档案资料进行分类管理，也不能做事无头绪，更不能对现工作单位和单位的资料分类混乱管理，导致自己工作热情降低，对工作敷衍了事，得过且过，从而导致不良影响的产生。

二、档案管理人员应当具备哪些素质

（一）必须具有良好的政治素养和保密意识

档案是具有保密性质的，无论任何档案，都具有保密的性质。国家档案法明确规定，所有档案都必须设专职部门和专职人员进行管理。党政机关单位的人事档案，亦如此。不是特殊情况，个人是无权查阅的，即便是自己的档案，也无权查阅。若遇特殊情况必须查阅时，需向人事部门专职管理档案人员提出申请，征得专职人员和主管领导同意后，在专职人员陪同和监督下，方可查阅本人档案（目的是防止涂改和盗用）。但只可以查阅，不可以带出。除此之外，个人在任何情况下，都无权、也无机会查阅到个人档案。

党政机关内工作人员个人档案，由档案管理人员负责，工作人员不得利用工作之便，接触和阅看个人档案。这是一条纪律，违反受处分，防止利用熟人关系或贿赂工作人员阅看个人档案，剔除档案材料，装入虚假材料，涂改材料，受行政处分，情节严重的，追究刑事责任。需要用到档案里的证明材料等，只能通过保管档案工作人员帮忙复印或办理借用手续。档案如果在自己手上，如果要保证档案的法律效用，必须是密封且有档案部门盖章封条，自己私自开封档案的相关部门不再认可你的档案，它的真实性就没有了保证。

其次档案管理人员还必须具有保密意识，任何自己阅读过的档案，都不能够对任何人诉说，对其内容应该严格保密。

（二）开阔的视野和创新精神

在现代的高科技电子设备，网络多媒体的带动下，可以实行电子档案迁移，方便又快捷，档案可以在高校统一使用纸质，因为有些材料盖章、签字等等，等离开高校时可以通过电子扫描成文档。

三、怎么培养档案管理工作者的工作能力

（一）增强档案管理人员的管理能力

党政机关的工作人员的工作内容有一部分是属于国家绝密性的资料，那么这些资料就不能够对外泄露，因此档案管理人员就必须要有极强的综合素质，同时还需要保证管理人员在进行档案归类整理的时候，保证其分类的准确性，不能够将其档案的归类变成毫无章法的随意摆放。在工作中还需要档案管理人员有足够的奉献精神和极强的责任心，在每日工作中主动去将一些未完善的资料进行综合完善，这样才能够提升档案的完整性，树立党的良好形象。

（二）对档案管理工作者工作态度和保密性的培养

档案管理的工作其实也比较枯燥，但是不能因为工作的枯燥就变得随心所欲。工作人员应该把档案归类和整理中的每一个细节做到无误，同时保持一颗严谨的心，保证档案在归类和制作的过程中不会出现纰漏、保证档案的完整程度和质量，其次还需要保证在工作的档案管理的高效性和自控能力，随时保证自己在面对很多机密档案时不私自阅读。对于档案管理工作中的一些管理方式进行创新和改变，多学习和科学的利用先进的科技设备进行作业。

（三）档案管理人员要自觉保持良好心态

一个优秀的党政机关档案管理人员要有吃苦耐劳的精神，工作确实很辛苦，好的成果是靠大家用辛勤和汗水创造出来的。党政机关档案管理人员任何一种成功都不是唾手可得的，不能吃苦，不肯吃苦，是不可能获得任何成功的。学会调节心态，心态好是第一位的，换言之无论工作中遇到什么困难都要有一颗积极向上的态度，多向老一辈的党政机关档案管理人员请教学习，不懂多问。身边一定要常备一个记事本，记住“好记性不如烂笔头”，特别是刚进入一个新行业，特别重要。

（四）加强学习与交流培训

阅读一些档案管理基础知识，比如档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、电子档案管理学、档案文献编研学、档案法规学、文书学、科技文件管理学、秘书学、档案管理自动化、档案保护学等，真正要完全掌握档案管理工作，还是要真正深入到档案管理工作岗位上，结合自己学习到的理论知识，才能把档案工作做好。其实现在有人对档案工作不了解，仅仅自我想象认为档案工作就是整理文件、管理库房，随着信息化的发展，档案工作正在从管档案到管数据的转变，如何在新时代环境下做好档案工作，还有很多事情要做。