电子文件前端控制问题及对策研究

中国公路工程咨询集团有限公司 北京 100089

在纸质环境中，档案工作的起点是归档，然而尽管有制度保障，做好这一项工作仍不是一件容易的事情，这一问题在电子档案的接收中更加突显。随着信息技术的发展，办公自动化的普及，电子文件成为业务活动记录的主要形式，由于电子文件存在对载体的依赖性、信息的非人工识读性以及信息的易更改性等特性，使得如果不对电子文件进行有效控制，很难保证这些电子文件都能够真实、完整的移交到档案部门，因此对电子文件的形成与积累进行有效控制就显得尤为重要。

1 电子文件前端控制的目标

1.1 确保电子文件真实可靠

档案之所以具有凭证价值就在于它的原始性，对于纸质档案而言，内容和载体不可分离，内容修改后容易留下痕迹，易辨真伪，判断原始性。但电子文件具有易复制、易修改性，复制和修改后不留痕迹，难以判断原始性，因此，我们不能简单地将纸质文件价值确定方法复制到电子文件的价值确定中。对于电子文件，我们需要转变思维，应更多地强调电子文件的真实性。在我国电子文件真实性研究中，将电子文件“真实性”划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动；二是文件在形成之后的真实，表现为文件（档案）在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌[1]。为了确保电子文件在成为电子档案时是真实的，就需要对电子文件进行前端控制，确保电子文件在形成时就是真实的。

1.2 确保电子文件顺利归档

第一，文件是人们在实践活动中产生的活动记录，在纸质环境中，人们便喜欢发文，无论事情大小，生成了大量文件，在数字环境中，这种现象更为普遍，如果不对这些电子文件进行控制，那么很难保证有价值的文件都能够顺利归档。第二，一份完整电子文件由内容、结构和背景信息三大要素构成，缺少结构和背景信息将不能保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，影响电子文件的利用。第三，由于电子文件是由计算机等机械设备生成，其本质是一组二进制代码，存储在光盘、磁带等新型载体中，这些载体老化更新速度非常快，不像纸张那样稳定，且电子文件容易因误操作而丢失，对电子文件进行前端控制，则可以最大限度地避免这些问题的发生，保证电子文件顺利归档。

1.3 确保电子文件安全利用

电子文件的长期安全保存是目前电子文件归档面临的一个亟待解决的问题，如果不能保证电子档案的长期安全保存，那么它能否以电子形式保存就成为一个问题。电子文件的安全问题比传统纸质档案安全问题更为严重，一是文件内容的安全，二是文件载体的安全[2]。对于文件内容的安全，就是要确保文件内容没有被篡改，可以通过背景信息和元数据进行控制；对于载体安全，就是要确保载体不被毁坏，不因技术革新而无法打开文件，使文件成为无法识读的死档。因此，在电子文件生成时就鉴定其是否具有档案价值，然后进行预归档，以防文件被篡改或删除，可以有效保障电子文件的安全。

2 电子文件前端控制存在的问题

2.1 档案系统与业务系统功能集成欠佳

档案部门要对电子文件进行前端控制，除了通过对管理制度和人员进行控制外，对电子文件生成系统的控制也很重要。要实现对电子文件生成系统的控制，一是干预系统设计，在设计中嵌入档案归档的要求，确保电子文件生成时就包含内容、结构、背景信息等信息；二是实现档案管理系统和业务系统的集成，实现档案线上自动归档。由于缺乏信息技术总体规划，档案管理系统与业务系统在开发时大都是独立进行，要实现二者的集成，不仅要解决系统间接口、协议、数据字段、各类设备的集成，还要解决系统环境、组织管理和人员配备等相关方面的集成，因此，档案系统与业务系统集成建设进展缓慢。

2.2 电子文件元数据项不完善

由于电子文件生成环境的独特性，与载体的可分离性，需要大量的辅助信息来确保电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，这些辅助信息即元数据。从档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）规定的88个元数据元素选择就可以看出元数据项目的复杂性。一份电子文件在其整个生命周期中运动过程中会不断地产生新的元数据，这些元数据动态地再现文件生成、流转、管理的全过程，如何构建一套完整的元数据方案准确地反映电子文件的运动过程是一项复杂的工作，需要各单位结合自己的业务活动、软硬件环境，同时还要考虑元数据的动态更新，使得元数据方案不统一、不规范，不能完整准确再现文件生成、流转、管理的整个生命周期过程。

2.3 电子文件前端控制责任主体不明

电子文件前端控制的目的是确保电子文件真实、完整、可靠、可用，在这一过程中，不仅涉及业务系统的设计、电子文件产生、流转和保管等不同阶段的管理，还涉及标准、制度等管理要求的制定，使得电子文件前端控制与技术部门、业务部门、档案部门、高层管理部门等多个责任主体相关，需要各部门相互协调配合。在实践中，很多单位都没有明确这一责任主体，电子文件前端控制都是各部门独立进行，缺乏协调合作，实践表明，如果没有一个责任主体负责这项工作，电子文件的前端控制就不能很好地达到预期目标。

3 电子文件前端控制的措施

3.1 通过流程再造实现系统无缝衔接

在集成业务系统和档案管理系统时，最重要的就是要将两者的功能进行集成，从流程入手，进行重组优化，实现无缝衔接[3]。对档案管理系统来说，流程重组可以通过环节前置、环节后延、环节叠交三种方式进行。如，前置归档环节，文件立卷归档是文件管理的最后一个环节，档案管理的第一个环节，为了确保电子文件都能顺利归档，我们可以在电子文件生成的同时进行预归档，这样既可以保证电子文件在完成现行价值后能够顺利进入档案馆，也可以保证电子文件内容真实可靠。同样，档案的鉴定、著录也可以在电子文件生成阶段就开始。

3.2 参照标准规范构建元数据方案

各单位在构建自己元数据方案时需要参照相关标准，使自己的元数据能够全面反映电子文件生成、流转、管理的全过程，符合长期保存的需要，同时，参照标准设计，也有利于元数据的规范统一，便于跨系统的交流和凭证价值的发挥。在构建元数据方案时，可以参考《信息和文献——记录元数据管理——第2部分：概念性和实施细则》（ISO 23081-2：2009）系列标准、国家标准GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》等相关标准，有选择地从文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域中选出需要的实体类型，还可以向已经制定好元数据方案的单位学习，借鉴好的经验。

3.3 组建领导小组明确责任主体

电子文件前端控制与技术部门、业务部门、档案部门、高层管理部门等多个责任主体相关，要做到各部门之间相互协调配合，就需要一个部门牵头，统一领导，统一规划，而且这个牵头部门需要熟悉各部门的电子文件管理活动及要求，这样才能制定合理的分任务目标，实现电子文件前端控制的目标。各部门的项目主管就是很好的人选，他们熟悉自己的工作任务，知道何时、如何更好地开展电子文件的前端控制，由他们组成的前端控制领导小组可以为各部门搭建一个沟通平台，方便各部门沟通交流，通过协商制定前端控制的相关标准规范、各流程中各部门的任务及监督机制，使电子文件前端控制能够有序开展，实现预期目标。

3.4 加强人才队伍建设增强人力支持

电子文件管理对技术有很高的要求，需要信息技术人才的支持。但由于电子文件可能会涉及单位的核心机密，其系统和安全体系的建设不能委托给第三方技术公司，这就需要单位组建自己的信息技术人才，同时还需要为他们培训文件管理和档案管理相关知识，以便他们能够设计出符合文档一体化管理需求的应用系统。另一方面，也需要加强对文档人员的培训，一是提高文档人员的业务水平、知识水平，增强前端控制的意识，二是提高文档人员的计算机操作能力，使其能够熟练使用业务系统，解决突发情况。