“互联网+采购监管”模式的医院科研经费财务内控

2021-01-03谢新敏涂虹羽曾利萍卓义周丁朝霞

中国医药科学 2021年18期

谢新敏涂虹羽曾利萍任间卓义周丁朝霞▲

1.中山大学肿瘤防治中心中山大学，广东广州 510060；2.中山大学新华学院，广东广州 510520；3.中山大学设备与实验室管理处，广东广州 510275

2006年《国家中长期科学与技术发展规划纲要（2006—2020年）》提出了自主创新战略及建设创新型国家的目标，由此科研经费成为了国家科技创新最重要的资源[1]。2019年中国全社会研究与试验发展经费总投入约21 737亿元，已成为仅次于美国的全球第二大研发大国。如何管理好万亿级科研经费和提高科研经费使用效率，已经成为当前科研经费管理面临的主要议题。随着国家科技投入规模和强度不断增大，医院等作为国家科技创新的主力军，其获得的研究项目和经费额度逐年增多，科研试剂耗材采购所涉及的品种、价值和数量也呈现爆发式增长，中央巡视组和各省审计厅在对医院的多轮巡视与审计中发现，科研经费管理中尤其是科研试剂耗材监管方面存在很大漏洞，提出了大量整改意见[2]。

1 现有的科研试剂耗材采购内部控制的主要问题

1.1 制度不健全，整个采购流程缺乏有效监管

医院未出台专项管理制度，未配置统一采购平台，绝大多数试剂耗材的采购和测试分析费的使用由课题组指定供货商并确定采购价格。签名只是履行财务报销手续，采购各环节无明确的部门或相关人员履行相应的验收和保管工作，容易造成虚开发票套取科研经费等不良行为[3-5]。

1.2 科研团队各自分散采购，未形成高效率的统一采购管理

实验研究部门是由多个科研团队（课题组）构成，组织形式和团队运行上相对独立，各个团队各自分散采购，医院层面对试剂耗材与测试分析采购的监管相对薄弱，尚未形成有效的统一采购管理[6]。

1.3 科研试剂耗材单次采购量低，采购总量大，需求多样化

医院各个科研团队（课题组）之间研究方向甚至学科领域大多不同。团队之间实验所需要的试剂耗材品类需求也呈多样化现象。往往具有单次采购量低、批次多、采购总量大、品种繁、质量级别繁杂且无统一的分类方法等特点[7]。

1.4 采购要求时效性较高

由于科研活动的特殊性以及实验的不确定性，科研人员按计划采购意识不强，大多时候是实验急需的时候才临时采购，对采购的时效性要求较高。同时由于部分试剂耗材的储存条件和有效期限制，导致课题组不便过早的采购，以免产品过期等问题发生[8]。

1.5 价格市场透明度不高，产品质量无法得到保障

由于信息不对称，供应商雇佣推销人员进行销售，层层加价造成价格虚高，价格市场透明度不高。科研人员无法对比采购价格和鉴别供应商资质，经常高价采购或买到水货、甚至假货，这将对科研结果造成严重影响[9]。

1.6 信息化程度低，报销繁琐效率低

科研科、财务处、课题负责人未形成一个资源共享与信息互通的平台。报销单据数量多，且每张发票都要求课题负责人、经办人、相关职能科室审批，试剂耗材同一家公司对不同课题组一个月可能出具上百张发票，不仅给课题组报销带来不便利，而且造成财务报销繁琐、效率低下等问题[10-11]。

2 科研电商平台+采购监管系统

为降低科研试剂采购成本和内控风险，我院自2015年启用锐竞科研采购平台进行全院的科研试剂耗材采购管理。该平台创新地采用“科研电商平台+采购监管系统”的“前店后管”模式，在前端搭建科研电商平台的基础上，采购流程中嵌入“决策-执行-监督-考核”全流程管理功能，形成科研试剂耗材从采购下单、订单审批、商家发货、商品验收、出入库和财务结算全流程闭环管理体系，实现了降低科研采购成本、提高科研购买效率、有效防范科研舞弊风险，形成一套科学合理规范的科研采购长效内控机制。

2.1 锐竞科研采购平台的特点

2.1.1 平台运营促进内控机制建设，夯实控制环境锐竞平台根据科研单位组织结构特点，针对性设计单位管理员、课题组负责人、部门负责人、统一验收人、统一报账人等多个角色，并根据管理职能赋予不同的操作权限，贯彻实行了不相容职务分离、内部授权审批控制、归口管理等控制方法，实现采购活动的决策、执行、监督的有效分离和权责对等系统化控制，进一步完善了内部控制机制建设。同时，锐竞平台根据前端电商平台和全流程监管的操作和管理要求，制订了一系列操作手册和管理制度，健全了科研经费采购的制度体系，为其有效执行奠定基础。

2.1.2 对接医院自有信息化管理系统，确保采购全流程数据化可追溯锐竞科研采购平台可将权限管理、结算管理、科研项目及经费卡管理、出入库管理等功能模块与市场大多数科研机构使用的OA管理系统、财务管理系统、科研项目管理系统、仓库管理系统等实现无缝连接，深度契合，实现整个采购流程的公开透明、可追溯、无纸化、数据化，避免原有数据迁移、遗失、人为更改，最大程度保证数据完整性，提高科研采购与管理效率。

2.1.3 控制环节和方法信息化，助力采购全流程闭环控制锐竞科研采购平台与科研单位财务系统、科研管理系统与仓储管理系统的对接，融合供应商、经费、库存等信息，实现了科研采购事前预算匹配控制、微信端审批、电子签名、电子签章、拍照验收、竞价系统、汇总结算、出入库等采购环节全流程闭环控制，有效地将预算控制、单据控制、资产控制、会计控制等控制方法和要求从制度约束和人为监管走向电子系统自动管控，从形成“有据可查，责任明晰，过程简便，控制严密”的流程规范，减少人为判断和差错，提高内部控制的效率和效果。

2.1.4 前端控制供应商准入，缓解信息不对称导致的价格虚高和质量问题科研试剂耗材采购具有金额小、频次高、品种杂、实时性高等特点，传统科研材料采购多为电话采购或供应商上门沟通，采购渠道单一，科研工作者处于信息劣势，购买的产品价格虚高和质量参差不齐普遍存在[12-13]。平台通过引进多家供应商入驻并严格审核商家资质，去莠存良，实现多家供应商在同一公开平台公平竞争，改变科研工作者信息劣势地位，不仅确保商品质量及商品来源可追溯，也通过直接与生产厂家签订协议价格，防止价格虚高。同时，平台的供应商信用评分功能协助医院搭建供应商信用体系，实现供应商的准入控制及黑名单机制的动态管理。

2.1.5 后端规范科研经费采购，降低科研经费无效使用和舞弊腐败风险目前医院对科研经费采购普遍缺乏有效的管理和监督，采购、询价、签订合同、验收入库大多均由使用部门自行负责，医院不仅无法开展事前的预算控制，避免经费超支，而且无法开展事中事后的管控，手工登记报销也存在漏记错记风险，甚至出现虚假交易、出入库不符、报销混乱等审计问题。平台根据科研机构管理特点与单位自有管理系统的有机结合，设计了预算控制、采购多级/多部门审批、在线竞价、实物拍照验收与出入库审批等合规管理功能，多级审批、监管、印证机制避免无预算采购、随意采购、高价采购、试剂耗材保管等问题，也使得采购流程完整规范透明，数据留痕、可追溯，促进了试剂耗材的阳光采购、合法合规，以及科研物资的安全和经费的使用有效。

2.1.6 克服零散采购，实现采购经济规模，提高采购、管理、核算效率以往科研工作者独立的少量多次零散采购，无法形成议价能力，导致采购单价贵，同时发票金额小、报销频次高也增加了财务人员工作量，导致科研经费管理效率低下[14]。平台采购将课题组的零散采购汇集成为单位的集中采购，单位财务人员与供应商实现定期汇总结算，不仅实现了采购规模经济，提高了单位整体议价能力，帮助课题组节约了科研经费，同时也提高了财务核算效率，确保科研经费支出及时入账，促进了科研经费的实时动态管理。

2.1.7 应用平台大数据，服务科研和医院管理平台可积累大量科研经费使用数据和供应商的信用数据，一方面可推动科研管理信息化建设，为科研管理工作提供新思路，另一方面也为科研管理信用体系建设、完善市信用评价制度做数据支撑，促进合理制定采购计划和运营管理策略等精细化管理策略[15-16]。除此之外，平台大数据也为大数据审计奠定了坚实基础，改变以往的以账表为导向，实现审计智能化、审计平台化、审计信息多维化、从抽样审计向详细审计转变以及审计可视化。