新形势下石油企业档案管理工作的创新思考

文｜赵文君

石油本就属于极其关键的战略资源，因此，有关部门一直非常注重石油企业的发展状况，但近几年随着新形势的来临，石油企业在其中获取诸多机遇，这就促使企业发展规模持续拓展，人员数量持续增长，这时档案管理工作的开展难度就会有所增长。档案在石油企业占有主要地位，如果管理工作无法在新形势下做好创新思考，必然会限制整个企业在新形势下的持续发展。所以，石油企业必须跟上时代，在重点工作当中将档案管理融入进来。

一、新形势下石油企业人事档案管理工作开展的意义

石油在整个发达国家的政治经济社会发展中都占有重要的主导地位，作为一种完全不可逆的再生资源，逐步发展成为整个国家社会经济和医学科技稳步发展的关键。石油在促进国家经济效益不断提升的重要同时，更有可能充分体现一个国家的强大综合国力。石油企业以及其中的职工都会因为科学的档案管理而获得相应的利益，当石油企业对于人事档案的管理工作足够全面后，就能科学调整企业现有人员的工作岗位，发挥现有人员的全部价值，然而石油企业之前的档案管理模式已经老化不堪，需要其锐利改革，要对档案管理工作进行全面审视，找到有效的解决途径。

二、新形势下石油企业人事档案管理工作的不足之处

（一）缺乏相应重视

虽然部分石油企业对于档案管理已经有所了解，也明确其对整个企业的作用价值，但领导层与管理层在正常工作中，依然会将油田开发、生产以及经营等，可以决定企业效益的工作内容作为管理重点，对人事档案管理部门工作没有能够给予足够的高度重视，甚至大多数企业管理者都会认为，人事档案管理无法对企业效益提供任何帮助，更无法推动企业朝向正确方向前进，在企业组织较为关键的决策商议时，往往几乎没有任何相关的企业档案管理部门工作人员可以参加。没有公司档案管理工作人员亲身参加的工作后果无疑是十分明显的，在公司进行企业决策时，大多数公司管理层，尤其大都是新近的公司管理层，对目前公司以及过往的企业发展历程并不清晰，不能完全根据目前公司的实际发展情况等来制定切实的企业发展规划方案，这导致大部分企业对他们的功能作用缺乏认识，不能将其和企业资源整合、人力调配等关联起来，在很大程度上阻碍了档案管理工作的可持续发展。这对于企业来说是一种损失。

（二）缺乏优秀人才

随着社会的不断进步和科学信息技术的不断更新，各个行业和领域，特别是新的信息技术和新的法律制度也在不断涌现，尤其是现代计算机信息技术的广泛应用，让社会的经济发展拥有了强劲的动力，也给予经济多元化发展的环境。目前，大部分企业都利用计算机技术来提升员工工作效率，计算机以及互联网成了每一位员工都要掌握的工具，能够灵活运用二者是最为基础的能力权衡标准。人事档案管理工作也必须如此，需要将计算机、互联网等技术融入进来，能够为档案动态更新提供帮助，而且这样的现代化档案管理模式，可以和先进企业形成一定的竞争，可以积极地留住全面性人才，防止其流失，给予企业强大的发展技术保障，故此档案管理人员需要懂得计算机、互联网、大数据技术。故此很多管理人员只是拥有一定的理论知识，实践能力不足，这倒是档案现代化管理水平较弱。

（三）缺乏先进设施

近几年，在大部分石油企业中具备诸多专业人才，这些人才在个人岗位具备非常熟练的操作技术，完全能够在工作之中独当一面，但在企业针对人事档案展开管理工作时，设备匹配上依然存在问题，企业领导层将档案现代化管理视为支出，没有看到人事档案管理的回报，导致投资意愿差，这样即便档案管理人员水平再好，也不能做无米之炊。当今的时代是信息化时代，若是企业仍然执迷不悟，看不到档案管理具有的长远利益，必然不断节缩这一领域投资，只能让档案管理效率越来越低。故此改变投资思维，提高对档案管理工作的重视程度，成了促进档案管理工作水平提升的关键。

三、新形势下石油企业人事档案管理工作的创新思考

（一）强化重视程度

人事档案管理仍然存在各种需要解决的问题，其中，石油公司的相关负责人需要不断加强档案管理的意识，严格的档案管理工作的要求，明确档案管理工作的重要性，积极参与档案工作的管理人员培训教育，将人事档案一体化管理作为标准要求，要求档案工作深入到日常工作当中，实时在石油企业内部收集人事资源的详细信息，尽可能做到人事档案的动态更新，为此要求有关人员在不断地理论学习与工作实践中，认真落实做好档案管理培训工作。在相关企业内部也要加强宣传营造做好档案管理的良好氛围，大力推广宣传做好档案管理这项工作的迫切重要性，让人们能够理解并支持档案管理工作，这对于提升全员档案管理意识，让大家参与到档案管理工作之内具有很好的推动力。

（二）培育优秀人才

面对这种新形势，人事档案管理既需要具备责任感，又必须熟练运用先进现代化档案科技管理手段，因此，石油企业需要做好优秀人才的培育工作。①利用长效激励政策来提升档案管理员的工作积极性，让他们改变被动工作为主动工作。管理层需要从工作、生活以及政治等多方面，深入工作人员之中实现深入爱护，鼓励企业内部人员积极投入档案管理工作，尤其是在个人信息有所变动时，及时将变动信息告知管理人员，从根本发挥档案管理工作的潜能与价值。② 加强培训针对性，拓展企业档案管理老员工的知识面，加强新档案知识与新管理技术的应用培训。特别是对于计算机基础知识、信息管理文化的深入学习，培养一批具备专业信息技术知识的优秀人才。③积极采取多样式的专业培训活动方式，如：集中业务培训与专项业务培训教育相结合、业务培训与干部作风建设培训教育相结合、定期业务培训与不定期业务培训教育相结合，从而有效促进石油企业档案管理项目的可持续发展。

（三）引进先进手段

当前，我国科技创新水平在不断地稳步提高，信息化、网络化以及现代化已经开始全面融合，这对于社会大众的实际帮助也会更加显著。现阶段石油企业员工数量在快速增加，这使得员工档案管理工作压力加大。其中档案管理的精确性、完整性、动态性已经提出了较高的要求，档案管理人员需要积极地融入信息化管理手段，帮助企业形成高效的档案管理模式。同时，必须重视实际情况以本身业务发展为基础，来形成一个囊括业务在内的信息管理平台，并将整个企业所有人员的详细信息上传该平台当中，这样方便档案管理人员对于人事档案的合理调配，有利于领导人员对于企业员工的调动予以参考。

（四）拓展管理规模

若是缺乏信息化管理不能形成信息共享，档案管理工作便失去了存在的根基，人事档案就会失去原本价值，无法为企业领导提供任何决策上的帮助，因此，石油企业可以根据以下两方面拓展人事档案的管理规模。①健全信息收集管理制度、创新信息收集管理手段。严格按照各类文件档案材料归档分类管理方案、归档使用范围、保管有效期限的有关规定开展收集；充分运用事前事后监控系统收发各类文件、登门验证收集等多种形式，做到广泛档案收集和重点档案收集工作相结合② 不断探索拓宽、拓深各类档案收集工作业务领域。针对现有档案的研究基础上，要广泛探索征集一切可能影响到人事档案管理的档案资料，不断丰富档案馆藏，丰富档案收集资料范围。

（五）树立健全体系

在我国石油企业的档案管理完善档案机制工作中，需要不断创新以下几方面。①建立健全的专业档案管理服务体系，使现有档案资源发挥其超出最大的利用价值，以此不断提高我国档案管理业务工作的技术质量与服务水平。② 建立高效的石油档案管理工作制度，要求企业所有人员明确掌握自身的工作内容，履行岗位职责，在工作过程中彼此帮助，在统一目标下彼此灵活配合，这样才能提高人事档案的管理效率，让档案信息渗透到企业各方面各领域，提高档案信息使用价值。③石油公司确保档案管理系统的改进后，还需要重视员工培训和管理部门，部门鼓励建立持续学习的概念，掌握的理论知识和实践知识，常见的安全意识和安全意识，使员工的个人资料和信息安全和隐私，并确保有效运行的管理机制。

总而言之，石油企业档案管理必须跟上时代趋势，需要充分实现信息化管理，而最根本的目的是提升档案的利用效率，确保档案当中数据、信息等可以为实际业务开展提供参考。这就要求建立更加完善的企业档案管理长效机制，通过各种先进技术与手段开展档案管理，并针对档案管理人员给予多样化培训，这样才能切实发挥工作人员在档案管理中的价值，强化企业对于档案的管理水平。当石油档案得到妥善管理后，企业发展、人员调动以及社会效益，都能在其中得到显著效益，从根本加强档案管理的实际价值。