提高文书管理工作效率的做法探讨

文书对于企业或者政治部门来说，是沿用传统方法处理经济、文化、政治、社会等各类事务的一种工具。随着信息时代的到来，人们的思维观念、工作方法发生了根本性变化，公文处理做法也相应地发生变化。因此新时期，无论是纸质公文还是电子公文在处理工作方面，对管理人员、工作方式、技术条件的要求更高，因此相关工作面临很大的挑战。

一、文书工作的特点

文书是指人们在工作和社会交往中记录、传递和存储信息的工具。从古至今，“文书”在广义上被视为行政单位、社会组织、企事业单位在工作中发出、接收或由工作产生的，各种文件材料的总称。从文书出现后，文书管理就成为一项专业的工作，而且也备受领导层重视。从历史记录中我们发现，从夏朝开始政府就设置太史令官职，负责处理文书、编写史书、整理记录国家重要典籍和天文历法等，以后历朝历代也十分重视文书处理的相关工作，设置专职部门处理该项工作。从文书处理工作的开展过程中，可以总结出其主要特点：

（一）文书处理工作是一项严肃的、专业性很强的工作

因为文书处理工作要求及时、准确、安全，工作流程要严格执行国家相关的制度，严格把握各道环节，做到环环有手续、层层有记录，要建立完善的收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁制度，建立专业的处理保管部门，培养具有专业素养的负责人处理、保管文书，以保证文书妥善、安全的管理。

（二）文书的处理工作要依法依规进行

文书内容关系到各级管理层核心工作，关系到很多重要内容，因此文书处理要遵循相关的法律制度。首先文书处理要依照相关制度，形成规范的处理体系。例如文书符合文体结构要求，要有明确的签章，内容简明扼要，使用、管理要严格遵守管理单位及国家的规范和法律制度，形成较为成熟的处理体系。

（三）文书的安全性必须有保障

随着电子文书的广泛应用，文书的安全性面临全新的挑战。文书内容涉及管理部门的核心工作，必须采取相应的安全措施。首先要保证文书内容的安全性，严格按照要求控制知悉范围，出现任何外泄情况，都要依法追究责任人。其次是防止文书内容被篡改，文书内容要变更或者内容要公开发布，都需要严格遵守相关管理程序。

二、当前文书管理工作面临的主要问题

（一）文书管理人员的工作理念和非专业素养都需要提升

结合当前文书管理工作的开展情况，发现目前许多文书管理工作人员工作理念很传统，抱着做一天和尚撞一天钟的思想，缺少创新改革的魄力。有的单位管理理念落后，轻视文书管理工作，认为都是些简单的事务性工作，不需要对工作能力或者专业素质有过高的要求，甚至安排对该项工作没有任何兴趣或即将退休的老同志负责这些工作，所以无论管理层还是工作人员工作理念都需要转变。还有部分文书管理人员上岗前没有经过专业培训和组织审查，缺乏专业素养和技能就匆匆上岗，因此难以承担起公文管理的重任。再者文书管理人员工作调动频繁，这样对于文书管理不利，因此要重视相关工作人员人事管理。

（二）文书管理技术需要提升

文书管理技术落后，主要原因在于管理理念、工作理念落后。虽然随着经济和科技发展，各行业都在推进工作改革，但是文书管理方面投入的资金和技术研究很少。虽然投入了一些新管理设备，但技术系统完善、标准、平台的构建需要投入大量的人力、物力，才能确保新技术的安全性。电子文书应用后，还依靠“管住人，锁好门”“管好人、管好嘴、锁好门”传统的工作方法和管理技术已经无法保障文书的安全。

（三）管理制度不够完善，也需要提升落实效率

目前随着工作环境的变化，需要根据工作实际开展情况，不断地完善相关管理规定和制度，实际工作中，这项工作一直滞后。同时，很多单位规范制度虽然被挂在墙上，记在本上，但是落实效率却很低。文书管理制度落实不到位，就会造成文书管理混乱，文书管理安全工作失控的局面发生。再者因为中国人重人情，所以导致出现人情重于法规，钻管理制度的空子的现象，这对于文书管理制度的落实极为不利。

三、文书管理工作的完善措施

（一）提升文书管理工作人员的专业素养

提升文书管理工作人员的专业素养可以从选拔、教育和管理三个途径入手。首先文书管理人员选拔上岗时要严格按照审查程序对选拔人员进行审查。审查工作不能流于表面，通过简单的填表来落实，要落到实处，比如审核入选人员的思想道德素质、政治信仰和应变能力等。因为文书管理人员有机会接触单位的机要文书，所以工作人员要遵纪守法、品行良好，否则容易被拉拢腐蚀失职渎职。再者文书管理工作人员要具有稳定的政治立场和清醒的分辨能力，这样就能时刻保持警惕，防止被别有用心的人利用，为文书安全管理埋下隐患。尤其国家重要的政治、军事单位，选拔文书管理人员，要全面综合审查他们的性格品德、成长环境、自我管理能力、历史表现等各类因素。

其次要重视文书管理人员的教育培训工作，要有计划、根据实际需要有针对性地进行。提高员工的责任心和警惕意识。因此日常教育培训中要加强思想政治教育、法律法规和管理制度的培训，通过这类培训能强化员工的安全责任意识，认识到工作任务的重要性。再者，文书管理要加强专业技术和工作方法的培训，使员工能牢固掌握技术要领，严格按照技术标准和工作流程执行工作任务，鼓励员工在工作中发挥创新思想进行创新变革。

最后加强文书管理人员工作中日常性管理。日常性管理主要从人文关怀角度出发，关心员工的精神状况、心理变化和工作中的难题。无论是工作上还是生活中都要履行个人应尽的义务，注意规范自己的言谈举止。

（二）借鉴现代科学技术创新文书管理技术

首先依托现代网络信息处理技术建立文书处理综合应用管理平台。通过这个管理平台可以规范文书的拟定、传阅、查询、流转等各项文书处理工作。信息化管理平台自动化管理，不仅提高工作效率，还避免人情化管理降低公文安全风险。其次将先进的科学技术应用到文书管理工作中提升工作质量。例如采用人脸识别技术、红外线报警技术和视频监控技术，可以提升文书安全管理等级，实施24 小时安全监控，能减轻工作人员的工作压力。最后比如利用条码技术可以实现安全的自动化文书交换。现代二维条码信息容量大，可以存储多种类型的数字化的信息，图片、文字、视频等都行。处理效率高、准确性强，还便于管理，所以很实用。二维码标签能和用户的信息绑定在一起，这样对文书处理的全过程进行监督管理，实现了文书管理工作的全方位管控。

（三）完善文书管理制度提升文书管理执行力

文书管理制度的建立和完善直接关系工作实施水平。完备的法律法规和制度规范是指导文书管理工作科学运行的依据。首先制度建设方面，要完善文书管理的监督检查机制，定期评估文书管理工作流程和管理制度适用性，检查管理和监督制度上存在的漏洞，督促相关部门进行完善处理。其次结合实践管理经验，建立全过程监督管理体系。具体的做法就是检查、审核文书管理工作中每个工作环节的监管制度，如文书收集、整理、分类、传阅等每一个环节的管理制度，以确保文书安全性和有效性。最后保证规范制度的落实到位，落实责任到个人，工作人员要对自己所负责的管理工作负责，发生任何管理问题或者安全问题，都要及时追究负责人的相关责任，并依照相关制度对其进行处罚，从而保证管理制度的执行力。

总之文书管理工作有其自身的发展特点和规律，并不似看起来那么简单，并且对日常工作的顺利开展有重要的影响作用，因此必须要重视起来。工作中既要继承传统良好的工作态度和方法，也要与时俱进敢于创新，在管理技术和方法上进行改革创新，提升工作效率，保障文书管理工作安全高效进行。