OA 系统在企业管理提升中的重要作用

OA 系统是信息技术深入发展的重要产物，在各行各业应用越来越广泛，尤其在企业管理中发挥着重要作用，极大地提升了企业管理的成效。为此，本文以OA 系统为研究切入点，翔实论述此系统的基本情况，深入剖析OA系统对企业管理产生的重要作用，深刻阐述OA 系统在企业管理过程中的具体应用，并尝试从不同角度提出OA 系统在企业管理中应用的重要趋势，以期为我国企业高效管理提供些许有益思路。

现阶段，企业管理越来越朝着信息化方向发展，为了提高管理科学化水平，OA 系统逐渐被引进企业管理中，并受到企业管理人员的高度重视。目前，OA 系统在企业管理中不断应用，应用范围不断拓宽，其具有的重要优势不断凸显，既为企业管理提供了新的数字化办公环境，也有效提高了管理成效，同时极大地降低了企业在管理层面所需的成本。

一、企业OA 协同管理系统的基本情况

OA 管理系统在企业管理中应用范围不断拓宽，办公自动化越来越成为企业管理的重要趋势。对OA 系统的操作性定义加以分析，可以得知此系统以信息技术为基本依托，以工作流概念为重要基础，将工作流涉及的基本概念进行了深入剖析，并在各个概念之间建立起一定的联系，借助工作流共享相关信息，进而提高企业整体工作成效。

二、OA 系统在企业管理提升中的重要作用

（一）有助于提高规范化管理水平

企业管理需要提高规范化管理水平，为企业有序健康发展提供重要保障。传统企业管理模式在应用过程中不断暴露不同程度的问题，尤其是人工操作导致管理效率低下且成本较高的问题亟待解决。OA 系统的应用为企业管理提供了规范化管理方式，有助于帮助企业构建更加规范的管理模式，以特定的管理制度和机制为依据，严格按照操作指示运行OA 系统，从而有效规避了很多由人工操作带来的不必要风险，确保管理工作有序、规范地进行。

（二）有助于提高效率化管理水平

如何提高效率化管理水平已然成为企业管理不得不重视的重要内容，是企业运作中需要着重考虑的问题之一。效率是影响企业在市场竞争中取胜的重要因素之一，特别是企业的内部管理效率，往往决定着企业管理的整体成效。在符合企业发展规范的前提下，企业将规章制度有效落于实处，在提高管理便捷性的同时实现人性化管理，由此才能真正提高效率化管理水平。OA 系统可以使企业管理实现在线管理，尤其可以对工作审批、档案整理以及文件流转等环节进行终端管理，操作人员可以选择任何时间和场所在移动终端上进行操作。

（三）有助于提高跨区域管理水平

跨区域管理是OA 系统应用的重要优势，一些企业员工需要长时间在外地出差，或者将分属机构或部门设置在其他地区，迫使企业不得不加强异地管理。受地域条件制约以及时间限制，很多工作流程都无法在短时间内高效完成。OA 系统的应用有助于解决跨区域管理的问题，借助移动终端进行审批和决策打破了时间和空间带来的局限。

（四）有助于提高素质化管理水平

员工是企业的基础，员工的素质则是企业发展的根本动力之一。OA 系统融汇了现代互联网技术的许多方面，对于员工来说是提高其知识技术水平、激发其创造性的有效工具。部分企业在实施OA 系统的过程中，员工不仅可以更好地了解企业章程，做到严于律己，也可以增强其与各部门成员之间的联系，从而营造和谐的企业氛围。

三、OA 系统在企业管理中应用的核心功能

（一）工作流管理

在OA 系统中，工作流是最为重要、基础、核心的功能之一，企业实现自动化办公管理必须要重视对工作流的管理。工作流与OA 系统中的各大引擎都有着密切的关系，此系统将企业管理划分为不同的模块，在每一个大模块下设置了不同的小模块。除了关注工作流的整体运转情况之外，还要充分兼顾各个模块及子系统的扩展能力。

（二）知识管理

“知识管理”是一个统称的概念，是OA 系统的重要功能。此项功能主要用于对企业的文件资料进行流转处理，以系统收文管理为例，为了清晰展示OA 系统收文管理的具体应用。OA 系统的收文和发文管理模块还具有编辑的功能，并且操作者可以实施转发、共享等行为，可以将显性知识和隐性知识进行统筹管理。

（三）操作界面

OA 系统的操作界面是企业向用户展示管理模式的重要窗口，各大企业应充分重视对操作界面的管理，既要为用户提供良好的视觉体验，也要对个人办公空间进行个性化设置，为用户提供人性化的操作渠道。紧紧以用户需求为重要依据，既要便于用户浏览和发布，也要为提供查询和编辑的功能，为用户办公提供极大的便利。

（四）应用扩展集成

在信息技术支撑下，各种类型的应用软件不断涌现，如何对此类应用软件进行高度整合并将其应用于OA 系统中，越来越成为企业管理的重点内容，这就要求企业管理的OA 系统具备相应的应用扩展集成能力。企业可以借助WEB 服务器完善以工作流为基础的公文流转流程，尤其要注重提高交互接口和调用接口的集成能力。

四、OA 系统在企业管理中应用的重要趋势

（一）大力加强 OA 系统的动态化建设

OA 系统是企业管理模式的重要组成部分，受市场竞争、市场环境变化、企业内部控制等多方面因素影响，此系统在应用过程中具有很大的不确定性。与此同时，系统本身的多变性也会影响系统运行的稳定性。各企业应充分认知OA 系统在应用过程中存在的各种不确定性，深入剖析影响这种不确定性产生的主要因素，从内部和外部环境着手，加强自动化办公系统建设水平，充分结合企业自身经营情况对OA 系统进行动态化建设，并利用企业运行技术对OA 系统加以改进和完善。

（二）不断优化OA 系统建设机构结构

各企业的管理层应以OA 系统建设目标为重要指导，对OA 系统建设机构成员进行合理配置，不断优化OA系统运行中的人员结构，组建骨干组织，主要负责系统网络建设、核心功能技术研究以及操作指导培训等内容。与此同时，各领导小组应对各部门工作进行考核，并结合考核情况及时做出调整。现阶段，OA 系统在企业管理中应用的水平不断提升，形成了不同的工作机构，主要包括领导小组和实施小组，在此两个小组相互辅助和配合之下，OA 系统运行更加有序化和科学化。各机构管理者还应合理配置人员力量，做好人员层析分布工作，确保各机构之间实现优势互补，进而最大限度降低OA 系统建设过程中存在的阻力。

（三）有效实现OA 系统功能升级

OA 系统在企业管理中应用越来越呈现出高灵活性、强扩展性、高集成性的特点，也是未来OA 系统应用的重要趋势。结合OA 系统应用的重要特点，企业应围绕管理内容不断升级OA 系统功能，将采购、生产以及销售等多个环节的信息统一集中于此系统中，大力增强此系统的扩展性和集成性。利用OA 系统处理企业管理过程中的综合信息，包括技术研究、经营数据、文档资料等，并能及时实现信息资源的共享，为各个管理部门提供可供参考的信息资源，以此不断提高企业的管理水平，帮助企业准确预测市场变化趋势，进而逐渐提高企业的市场竞争力。

自动化办公越来越成为企业管理的重要方面，OA 系统在企业管理提升中应用表现出巨大的优势，在信息技术创新发展的趋势下，企业OA 系统不断承载着新的内涵，功能实现不断升级。企业在应用OA 系统进行管理时，应不断革新管理理念，为用户提供智能化、人性化的服务平台，为企业员工提供业务交流、信息共享的网络化平台，进而提升自身的管理成效。