信息化背景下文书档案管理工作路径探析

文｜尹延峰 陈 颖

随着社会经济的快速发展，信息化时代全面到来，当前文书档案管理工作也必须充分顺应时代发展变革的趋势，积极促进信息化建设的进一步发展完善。信息化背景之下文书档案管理工作必须加强信息化管理建设，提升文书档案管理的质量效果，促进工作实效性的提升，充分增强文书档案的利用效率。本文针对信息化背景下文书档案管理工作存在的一些问题展开具体分析，同时提出有效创新的路径，以供参考。

一、文书档案管理工作在信息化背景下存在的问题

（一）信息化建设仍然存在比较大的提升空间

当前发展阶段，基于信息化背景下的文书档案管理工作的开展过程中，一些单位依然缺乏对于文书档案信息化建设与发展的重要意义的客观认知，因此实际在这一方面给予的资源投入力度远远不足，直接限制了文书档案信息化管理平台的建设与发展进程。一些单位并未针对文书档案管理信息化系统平台建设设立专项资金扶持，因此在具体的软硬件配套系统设施设备建设方面依然不够完善，系统平台搭建缺乏先进性，这些问题都使得文书档案管理工作过程中存在很多问题，当下信息化建设依旧有待进一步提升完善。

（二）文书档案管理工作人员的信息化技术水平有待提升

当下文书档案管理工作缺乏足够的创新性，一些单位文书档案管理的工作人员尽管熟悉了解传统的管理模式和方法，然而信息化管理技术方面缺乏扎实的理论基础，同时在实践操作方面也表现出技能的不足，因此文书档案管理工作的员工综合职业素养需要进一步培养和提升。与此同时，一些管理人员日常缺乏学习积极性，对于信息技术方面的知识学习兴趣不佳，设文书档案管理工作人员不能够充分适应并满足文书档案信息化管理的基本要求，导致文书档案信息管理平台建设后也难以充分发挥其本身的价值和作用。

（三）文书档案信息化管理的保密措施有待加强

文书档案管理工作的核心要点在于保障档案信息的安全，防止文书档案的内容和信息发生外泄等风险。然而，根据当下文书档案信息化管理过程中的实际情况分析而言，一些单位在建设文书档案信息化管理系统方面所采取的的保密举措不够到位，需要进一步加强保密管理。文书档案信息化管理平台并未配套足够健全的安全防护机制，比如，防火墙软件自身功能开发并不完善，使得单位文书档案发生非法侵扰风险性较大，容易导致信息泄露问题，从而为单位带来不必要的损失和风险。

二、信息化背景下文书档案管理工作的创新路径分析

（一）加强对文书档案管理信息化建设重要性的认识

单位内部从上至下首先应当树立足够的意识，充分认知到文书档案信息管理的重要性，了解并重视文书档案信息化建设的意义和价值，有关管理者以及工作人员必须充分认知并重视文书档案信息化管理的作用，加强单位内部的教育宣传引导工作，全面普及文书档案信息化管理的具体作用。在此基础上单位内部必须营造积极良好的氛围和环境，为信息化平台搭建提供有利条件，全面支持文书档案信息化建设工作的顺利开展和落实。单位内部管理者必须在日常管理工作内容中以及单位战略发展规划中融合文书档案管理信息化建设的重要目标，并将这一目标当作单位长远发展的重要工作内容，从而充分保障文书档案管理信息化建设进程的快速推进，促进文书档案管理工作能够充分适应当前新时代的发展需求。

（二）积极构建完善的文书档案信息化管理系统

文书档案管理工作质量和效率的充分提升，充分发挥文书档案的利用价值，单位必须建设健全的文书档案信息化管理平台，而要实现这一目标单位首先要设置专项资金，用以保障文书档案信息化系统平台的建设与完善，同时给予更大力度的资源支持，保障系统平台软硬件设施设备的有效建设，充分支持信息化系统平台的搭建，具体可以根据实际情况向单位内部或者上级领导部门进行资金的申请和审批。同时在建设平台过程中，专项资金使用管理必须加强规范，必须要坚持专款专用的原则，防止非法挪用资金或者占用资金等情况发生，如果发生必须予以严肃的规范处理。在具体配备相应的软硬件设施设备时，应当重视其先进性，必须要保障能够充分满足信息化背景下的发展需求。此外，还必须组织定期的系统平台维修以及升级管理工作，加强信息化系统平台的日常维护管理，保障单位文书档案管理工作能够更加顺利有序地开展落实，同时能够充分适应时代发展的基本需求。文书档案信息化管理平台的建设与发展，有助于提升文书档案管理利用的效率，为使用者提供更大的便利，通过信息化管理平台查找文书档案时，使用者只需要在平台搜索栏中输入具体的关键词，就可以非常精准地检索出自己所需要的档案信息和位置，有效提升档案管理工作的效率。

（三）进行文书档案的分级管理

信息化背景下的文书档案管理信息化建设，必须要通过多元角度来实施，针对文书档案的具体类型加以划分，通过实施分级管理的制度，针对具备相应保密价值的重要文书档案，必须设置较高的档案管理保密要求，提升档案保密管理的水平。比如，针对单位的文书档案信息化管理系统平台的管理权限设置而言，应当针对不同情况设置多层次的密钥保护举措，针对性的设置相应的使用权限，保障真正符合调阅有关文书档案资料的工作人员，才可以有权查阅并使用这些重要的保密文书档案。同时，还应当加强防火墙的建设与完善，对于一些潜在的安全风险可能应当预设防范措施，如果发生非法侵扰文书档案信息系统的情况，系统也可以直接进行管理，同时发出相应的预警提示。一旦系统遇到私自下载相应文书档案的情况，或者发生超时登录的情况时，系统可以直接自动关闭，从而有效防止重要档案信息发生泄密等风险问题。在内部管理制度规范中，低级别员工因为工作需要必须越级查阅有关文书档案的情况下，也必须要经过向上级主管领导进行申请审批的环节，获取上级审批授权后，才可以查阅相关密级档案资料。

（四）提升文书档案管理人员的整体素质

单位文书档案管理工作质量和效果在很大程度上与文书档案管理工作人员自身的综合素质能力有直接关系。信息化时代背景之下，文书档案管理工作质量和效率的有效改善与提升，单位必须定期组织针对文书档案管理部门人员的专项培训和学习，通过加强文书档案管理的理论知识学习之外，还必须加强对于单位文书档案管理信息化技术应用能力的培训。单位内部可以定期组织相应的素质能力考核测试，同时配合相应的奖惩管理制度，明确奖罚措施，针对表现优异的员工应当给予一定的物质或者精神方面的奖励，而对于考核不达标的员工，也必须予以一定的惩罚，通过科学合理的考核激励，调动文书档案管理工作人员自身的学习热情和主观能动性，有效加强文书档案管理工作人员的综合素质能力，充分加强思政教育引导工作，增强文书档案管理工作人员自身的职业道德素养，同时帮助员工树立工作责任心，有效保障文书档案管理工作效率和质量的全面提升。

总而言之，当前信息化时代背景下，文书档案管理工作也面临全新的挑战和发展要求，为了有效加强文书档案管理工作的质量提升，必须加强文书档案信息化管理建设，促进文书档案管理工作的信息化系统平台搭建，加强工作模式方法的创新优化，充分重视信息化技术优势的应用，积极建设并完善文书档案信息化管理系统平台，加强保密管理机制的建设，重视对于文书档案信息化管理工作人员能力素养的培训，有效提升文书档案管理保存的质量水平，充分节约文书档案管理的人力时间成本以及有效降低工作人员的工作量，加强文书档案资有效利用率，充分发挥信息化管理系统平台的重要家之和作用，进一步保障文书档案管理工作更加高效有序地发展推进。